4.2. Корпоративное регулирование доу

Вместе с тем значительная часть вопросов организации и технологии работы с документами не регламентируется, да и не должна регламентироваться на государственном уровне. Эти вопросы составляют область корпоративного регулирования ДОУ. Корпоративное регулирование ДОУ отвечает социально-экономическим преобразованиям в нашей стране за последнее десятилетие.

Понятие «корпоративное регулирование ДОУ» используется в широком смысле применительно к:

• отдельному учреждению, предприятию или организации с достаточно развитой организационной структурой;

• группе предприятий, объединенных отношениями собственности или корпоративными соглашениями;

• ведомству.

С одной стороны, корпоративное регулирование ДОУ в качестве основы и одного из условий своего успеха должно опираться на продуманную систему государственного регулирования. С другой стороны, корпоративное регулирование ДОУ дополняет формы и методы государственного регулирования с учетом отраслевой специфики, конкретных условий деятельности и возможностей организации, доводя реализацию установленных норм до уровня конкретных процедур работы.

Практически в каждой организаций проявляются различные тенденции, связанные как с необходимостью закрепления существующих общегосударственных правил работы с документами, так и с выработкой новых подходов, а иногда и с отступлением от установленных правил.

Под влиянием многих одновременно действующих факторов внешнего и внутреннего порядка (квалификация работников, проявление корпоративной культуры, индивидуальная управленческая культура работников) существует постоянная необходимость оптимизировать состав применяемых методов и приемов работы, устранять устаревшие и неэффективные методы.

Корпоративное регулирование призвано создать систему работы с документами, учитывающую особенности документирования деятельности конкретной организации, характеристики ее структуры, персонала, технической базы, финансовые возможности, а также управленческие традиции и другие существенные факторы.

Уже с середины 90-х гг. XX в. началось бурное внедрение корпоративных систем автоматизации делопроизводства. Особенностью корпоративных информационных систем является то, что они функционируют на основе компьютерной сети и объединяют информационные ресурсы в рамках всей организации и ее подразделений (в т.ч. и территориально обособленных), а возможно и нескольких организаций, объединенных корпоративным соглашением.

Анализ практики корпоративного регулирования ДОУ последних лет позволяет выделить ряд новых черт и моментов методологического характера:

1. Корпоративное регулирование ДОУ отличается возросшим уровнем системности в решении вопросов управления, включающим:

• документированную информацию;

• персонал;

• технические и программные средства обеспечения информационных процессов;

• нормативно установленные процедуры формирования и использования информационных ресурсов.

2. В условиях корпоративной системы появляется возможность, неосуществимая при традиционной технологии - вести централизованный контроль за документооборотом во всех подключенных к системе подразделениях, в т.ч. территориально удаленных.

3. Возрастает оптимизация работы с документацией в учреждении в целом, т.е. на корпоративном уровне. Современный подход к управлению документацией не ограничивается только организационно-распорядительными документами, а предполагает отношение к документам как к информационному ресурсу управления организации в целом.

4. Внедрение корпоративных систем автоматизации документооборота создает новые предпосылки для возрастания роли служб ДОУ. На первый план выступают организационные и методические функции службы ДОУ, а не только ведение регистрации документов и выполнение других функций традиционного делопроизводства.

5. Возникает потребность в издании специальных документов по регламентации документационных процессов в условиях применения корпоративных технологий документооборота. Эти вопросы могут быть отражены либо в специальном едином для организации документе, либо в отдельных документах, регламентирующих работу службы ДОУ и структурных подразделений.

6. Корпоративное регулирование ДОУ связано не только с использованием методов организационного нормирования и регламентации, но и компонентов корпоративной культуры.

Все большее число организаций уделяет внимание своему фирменному стилю и даже заказывает его профессиональную разработку. В частности, элементы фирменного стиля могут присутствовать в оформлении документации, использоваться в фирменных бланках, конвертах и т.д.

4.3. Инструкция по документационному обеспечению управления -

основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами.

Типовые и индивидуальные инструкции. Порядок их разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения

Структура, функции, задачи службы ДОУ закрепляются в ряде внутренних документов: положениях, инструкциях, правилах, в табеле форм документов, альбоме форм документов и др.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Инструкция - это правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регламентирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности организаций (их подразделений и служб).

Инструкция является организационным документом длительного действия, поэтому в ней нет указаний на конкретных исполнителей, не предусмотрены сроки исполнения.

В соответствии с ГСДОУ на территории Российской Федерации установлены единые правила работы с документами в организациях различных форм собственности и вида в зависимости от их деятельности. Однако организации, работающие в различных отраслях производства, имеют специфические особенности, требующие специальной регламентации.

Инструкция по делопроизводству (ДОУ) - основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными, словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Разрабатывается Инструкция на основе общегосударственных нормативных документов: ГСДОУ, Основных правил работы ведомственных архивов, государственных стандартов на унифицированные системы документации, методических материалов Росархива, ведомственных правил. В настоящее время ведомства сами составляют типовые инструкции по делопроизводству в целом или по какой-либо его части (номенклатура дел, оформление документов, организация контроля и т.д.) для всей группы однородных предприятий или учреждений отрасли.

Основополагающим документом при разработке Инструкции по делопроизводству должна служить ГСДОУ. Этот нормативный документ включает общие правила ведения делопроизводства на территории Российской Федерации. Структура ГСДОУ имеет следующие разделы:

1. Основные положения.

2. Документирование управленческой деятельности.

2.1. Состав управленческих документов.

2.2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

2.3. Оформление управленческих документов.

2.4. Составление текстов управленческих документов.

3. Организация работы с документами.

3.1. Организация документооборота.

3.2. Информационно-поисковая система по документам организации (ИПС).

3.3. Контроль исполнения документов.

3.4. Подготовка документов к передаче в ведомственный архив.

4. Механизация и автоматизация работы с документами.

5. Служба документационного обеспечения управления

Инструкции по ДОУ делятся на типовые, примерные, индивидуальные.

Типовые инструкции разрабатываются для подведомственных однотипных учреждений министерствами и ведомствами определенных отраслей народного хозяйства.

Примерная инструкция составляется с учетом требований типовой инструкции, но без учета особенностей конкретной организации.

На основе типовой и примерной инструкций организация разрабатывает индивидуальные инструкции применительно к условиям своей деятельности.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В разделе Общие положения прежде всего устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «...на административные документы», «...кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.

Тематические разделы (основная часть Инструкции) состоят из двух составных частей: «Документирование» и «Организация работы с документами».

1-й раздел Документирование включает в себя:

• вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;

• виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;

• общие правила документирования;

• правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;

• порядок работы исполнителей с документами.

2-й раздел Организация документооборота должен включать в себя:

• порядок приема, обработки и распределения входящих документов;

• порядок передачи документов внутри организации;

• порядок подготовки, обработки исходящих документов;

• порядок учета количества документов.

3-й раздел Регистрация документов включает:

• общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

• перечень документов, не подлежащих регистрации;

• характеристику форм регистрации;

• описание принятой технологии и порядок индексации документов.

4-й раздел Организация справочной работы устанавливает:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации;

• характеристику справочных массивов;

• порядок систематизации и классификации справочной информации;

• информационно-поисковую систему по документам организации.

5-й раздел Организация контроля за исполнением документов включает:

• перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю;

• порядок постановки на контроль;

• технологию контроля;

• типовые сроки исполнения;

• обобщение и анализ данных об исполнении документов.

6-й раздел Оперативное хранение документов содержит:

• общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;

• порядок составления номенклатуры дел организации;

• правила формирования в дела отдельных категорий документов;

• порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов.

7-й раздел Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает:

• организацию проведения экспертизы научной и практической ценности документов;

• правила оформления дел для передачи на хранение;

• требования к описанию документов постоянного и временного хранения;

• порядок передачи дел в архив учреждения.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:

• схемы документопотоков;

• оттиски печатей и штампов;

• образцы бланков;

• образцы заполнения форм документов;

• перечни контролируемых документов;

• формы номенклатуры дел и др.

В общем и целом, Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку Инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.