Тема 3. Должностной и численный состав работников службы доу

3.1. Нормативные документы, определяющие должностной состав службы ДОУ. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР). Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих.

3.2. Характеристика основных категорий служащих (руководители, специалисты, технические исполнители).

3.3. Квалификационные характеристики должностей работников службы ДОУ (документовед, делопроизводитель, секретарь, инспектор по контролю, заведующий канцелярией).

3.4. Должностная инструкция как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работника. Типовой формуляр должностной инструкции, состав информации, порядок разработки и утверждения.

3.5. Определение численности делопроизводственного персонала. Различные подходы к определению численности делопроизводственного персонала. Основные факторы, определяющие численность работников службы ДОУ.

_____________________________________________________________

3.1. Нормативные документы, определяющие должностной состав службы доу

Рациональная организация документационного обеспечения деятельности учреждений, организаций и предприятий требует достаточного количества работников этой службы.

В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР).

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. Постановлением Минтруда России от 21.08.98 № 37, с измен. и доп. от 1999-2002 гг.) устанавливает квалификационные характеристики по должностям работников бюджетной сферы. Наименования должностей Квалификационного справочника соответствуют наименованиям, закрепленным в ОКПДТР.

Квалификационный справочник и установленные им характеристики должностей обеспечивают рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей служащих и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Квалификационные характеристики в бюджетной сфере используются для дифференциации в уровне оплаты труда работников.

В Квалификационном справочнике приведен перечень основных работ исходя из сложившегося в практике разделения и кооперации труда. При большом объеме выполняемых работ должностные обязанности по той или иной должности могут быть распределены между несколькими работниками.

При условии совершенствования организации труда, внедрения технических средств и других мероприятий, позволяющих сократить численность работников, а также при небольшом объеме работ, выполняемых в организации, возможно расширение круга обязанностей служащих по сравнению с установленными Квалификационным справочником.

3.2. Характеристика основных категорий служащих (руководители, специалисты, технические исполнители)

Согласно существующей в стране классификации, преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие.

В зависимости от роли в делопроизводственном процессе все служащие государственных органов делятся на следующие группы:

• служащие, осуществляющие делопроизводственные операции не как основную функцию (руководители учреждения, специалисты и др.):

• служащие, специализированные для делопроизводства (секретари, машинистки и др.);

• организаторы делопроизводства (руководители канцелярий, инспекторы и пр.).

Квалификационный справочник подразделяет всех служащих по характеру труда на три категории:

1. руководители,

2. специалисты,

3. другие служащие (технические исполнители).

1) Категория руководителей включает должности заведующего (руководителя, начальника) делопроизводственной службы и его заместителей. Наименование должности руководителя зависит от структуры служб делопроизводства. Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения.

К категории руководителей отнесено несколько должностей:

• начальник канцелярии,

• заведующий архивом,

• заведующий копировально-множительным бюро,

• заведующий машинописным бюро,

• заведующий экспедицией.

На практике в службах ДОУ используются и иные должности руководителей:

• управляющий делами,

• заведующий службой делопроизводства,

• заведующий канцелярией,

• заведующий общим отделом,

• заведующий протокольным отделом,

• начальник (руководитель) секретариата,

• заведующий центром подготовки документов,

• заведующий отделом писем и др.

Квалификационные характеристики по должностям заместителей руководителей не разрабатывались, поскольку их должностные обязанности, требования к знаниям и квалификации определяются на основе квалификационных характеристик по должности руководителя.

Основные функции руководителя:

• планирование и распределение работы,

• подбор и расстановка кадров,

• координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

2) Категория специалистов. В эту категорию включены:

• документовед,

• референт,

• переводчик,

• юрисконсульт,

• редактор,

• инспектор,

• археограф (архивист),

• секретарь руководителя,

• корректор.

В 1988 году в Квалификационный справочник должностей служащих была введена должность документоведа (см. приложение), получающего специальное высшее образование по специальности «документовед, организатор делопроизводства». Головным высшим учебным заведением по подготовке специалистов такого профиля является Российский государственный гуманитарный университет (бывший Историко-архивный институт).

Для должностей специалистов может устанавливаться должностное наименование «старший» или «ведущий». В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего. Должностное наименование «старший» устанавливается при условии, если служащий наряду с выполнением обязанностей, предусмотренных по занимаемой должности, осуществляет руководство подчиненными ему работниками.

В виде исключения должностное наименование «старший» может устанавливаться служащему и при отсутствии в его непосредственном подчинении работников, но только в том случае, если на него возлагаются функции руководства самостоятельным участком работы (при нецелесообразности создания отдельного структурного подразделения).

При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 1:2.

Для должностей служащих, по которым устанавливаются квалификационные характеристики, должностное наименование «старший» не употребляется. В этом случае функции руководства подчиненными исполнителями возлагаются на специалистов более высокой квалификационной категории. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации служащих требованиям квалификационных характеристик в организациях устанавливается по результатам аттестации.

Квалификационным справочником предусмотрено, что лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в квалификационных характеристиках, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии, в порядке исключения, могут быть назначены на соответствующие должности.

В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, ведущий специалист, а не инспектор или старший инспектор. (Аналогично было деление специалистов в приказном делопроизводстве - подьячие делились на «старших», «средней руки», «младших».)

На практике к категории специалистов относятся такие должности, как:

• помощник (референт, секретарь-референт) руководителя организации,

• секретарь коллегии,

• инспектор,

• методист,

• специалист 1-й категории,

• специалист 2-й категории.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке по заданию руководства организации проектов документов.

3) Категория технических исполнителей. К ним относятся:

• экспедитор,

• делопроизводитель,

• машинистка,

• стенографистка,

• секретарь-машинистка,

• секретарь-стенографистка,

• секретарь незрячего специалиста,

• секретарь руководителя,

• технический секретарь,

• курьер,

• оператор организационной техники.

Для технических исполнителей также в виде исключения могут быть установлены должности старших. Во всех случаях необходимо, чтобы наименование должностей соответствовало выполняемым функциям.

Технические исполнители, как правило, выполняют функции, связанные с информационным обеспечением (передача, фиксация, учет, доставка и хранение информации), и функции, связанные с так называемым бездокументным обслуживанием.

Квалификационные характеристики по должностям руководителей, специалистов и технических исполнителей состоят из трех разделов:

• должностные обязанности;

• должен знать;

• требования к квалификации.

В разделе «Должностные обязанности» установлены основные трудовые функции, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность.

Раздел «Должен знать» содержит основные требования, предъявляемые к служащему в отношении специальных знаний, а также знаний законодательные и иных нормативных правовых актов (положений, инструкций, правил и пр.), методов и средств, которые должны применяться при выполнении должностных обязанностей.

Раздел «Требования к квалификации» определяет уровень профессиональной подготовки служащего (уровень образования), необходимый для выполнения должностных обязанностей, и требования к стажу работника. Уровни требуемой профессиональной подготовки приведены в соответствие с Законом РФ от 10 июля 1992 г. № 3266-1 «Об образовании».

Для большинства должностей работников служб делопроизводства квалификационные требования невысоки: начальное профессиональное или среднее профессиональное образование. Для должностей руководителей необходим также соответствующий стаж работы.

Высшее профессиональное образование в качестве обязательного условия для занятия должности Квалификационный справочник предусматривает для должностей специалистов: документоведа и редактора.

Далеко не все должности, существующие в службах делопроизводства на предприятиях, в учреждениях и организациях страны, отражены в Квалификационном справочнике. Например, во многих коммерческих организациях широко используется должность офис-менеджера. Требования, предъявляемые к этой должности на рынке труда, свидетельствуют о достаточно высоком уровне профессиональных знаний и навыков. Офис-менеджер - это администратор офиса, это специалист, умеющий работать с персоналом, умеющий работать с различными документами (организационными, распорядительными, бухгалтерскими, договорными, по личному составу и др.). Это также специалист, владеющий информационными технологиями.