2.3. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления (управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат). Состав типовых структур службы доу

Информационно-документационное обеспечение деятельности любого учреждения, организации, предприятия является одной из важнейших обслуживающих функций, которую должно выполнять специализированное структурное подразделение - служба ДОУ. Что собой представляют организационные структуры службы ДОУ?

Под структурой службы ДОУ следует понимать оптимальный состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, отношения между этими подразделениями (подчинение или соподчинение), а также между службой и аппаратом управления.

Структура службы ДОУ и ее задачи соответствуют технологической цепочке операций, проводимых с документами, начиная с приема и распределения документов и кончая их уничтожением или сдачей в архив учреждения.

Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени технической оснащенности службы, условий труда.

Конкретное название службы делопроизводства не имеет принципиального значения, однако при выборе того или иного названия следует учитывать некоторые исторически сложившиеся традиции, а также рекомендации ГСДОУ.

В настоящее время различают следующие типовые организационные структуры службы ДОУ:

1. управление делами,

2. общий отдел,

3. канцелярия,

4. секретариат (секретарь учреждения),

На практике можно встретить и другие названия делопроизводственного подразделения: отдел (служба) делопроизводства, отдел документации, управление по работе с документами, департамент по работе с документами и др. Это характерно, прежде всего, для органов федеральной исполнительной власти (министерств, ведомств), крупных акционерных компаний и др.

Кроме того, во многих организациях делопроизводственное подразделение не является самостоятельным, а входит в административно-хозяйственную службу или даже в управление персоналом, или в бухгалтерию.

При выборе названия службы делопроизводства необходимо учитывать:

• структуру подразделения (имеет или не имеет внутреннюю структуру; если имеет - то сложная она или нет);

• языковые требования, предъявляемые к названию (желательно, чтобы название было несложным, легко запоминалось и произносилось);

• существующие делопроизводственные традиции.

Наиболее привычное и всем понятное название службы ДОУ - канцелярия.

Не менее привычное, но менее понятное - общий отдел. Менее понятное, потому что слово «общий» предполагает все что угодно, а речь все-таки идет о работе с документами.

Названия отдел делопроизводства, отдел по работе с документами и т.п. менее удачны хотя бы потому, что они сложные, состоят из нескольких слов и поэтому не очень удобны для произнесения. Сторонники этих названий мотивируют свой выбор тем, что слово «канцелярия» якобы устарело, ассоциируется у многих с «канцелярской рутиной», «канцелярской волокитой», т.е. с негативными сторонами делопроизводства.

Существуют и другие варианты названий, которые отражают современные тенденции развития документационного обеспечения управления. Так, в последнее десятилетие произошло переосмысление роли и содержания такого вида деятельности, как работа с кадрами в организации. Это выразилось в появлении нового термина - управление персоналом (управление человеческими ресурсами). Соответственно возникло наименование подразделения, занимающегося работой с кадрами - служба (отдел) управления персоналом.

1) В министерствах и ведомствах РФ и субъектов федерации создается управление делами как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

• Секретариат. В его состав входят:

• приемная министра;

• секретариат министра (руководителя ведомства);

• секретариаты заместителей министра;

• секретариат коллегии;

• протокольное бюро;

• экспедиция, в которой выделяются:

• группа обработки входящей корреспонденции,

• группа обработки исходящей корреспонденции,

• группа обработки правительственной почты,

• группа доставки (курьерская группа),

• учетно-справочная часть, занимающаяся регистрацией, справочной работой,

• контрольно-инспекторская группа,

• бюро по работе с предложениями, заявлениями и жалобами граждан,

• машинописное (диктофонно-машинописное) бюро,

• копировально-множительная служба,

• архив,

• инспекционно-методическая группа.

• Инспекция при министре (руководителе ведомства).

• Канцелярия (или Административный отдел), в состав которой входят:

• экспедиция;

• бюро правительственной переписки;

• бюро учета и регистрации документов;

• машинописное бюро;

• компьютерный центр обработки текстов документов;

• отдел писем;

• центральный архив организации;

• копировально-множительное бюро.

• Отдел по работе с письменными обращениями граждан.

• Отдел рационализации (по совершенствованию) делопроизводства или центр совершенствования ДОУ, методический центр.

• Архив.

2) Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрии, префектуры, муниципалитеты) местного самоуправления, в общественных организациях, а также в негосударственных структурах.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако, сюда подключаются следующие подразделения:

• протокольная группа (протокольный отдел) создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган,

• группа писем,

• приемная.

Наличие этих структур объясняется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

3) Канцелярия, как одна из типовых организационных структур службы ДОУ, создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

• Секретариат.

• Экспедиция.

• Подразделение по учету и регистрации документов.

• Машинописное бюро.

• Группа контроля исполнения документов (бюро, инспекция, отдел).

• Группа писем (группа по работе с обращениями граждан).

• Центр подготовки документов (группа изготовления документов).

• Подразделение по совершенствованию работы с документами.

• Юридический отдел.

• Копировально-множительное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации.

• Архив организации (ведомственный архив).

4) В небольших учреждениях, где объем обрабатываемых документов незначителен и создание специального структурного подразделения нецелесообразно, такую работу выполняет секретарь учреждения.

Кроме названных подразделений в состав службы ДОУ могут быть также включены отдел защиты информации (особый или первый отдел), группа приказов и многие другие. Конкретный состав службы, ее задачи, обязанности и права определяются в Положении о службе ДОУ, утверждаемом руководителем организации, положениями о других управленческих служб: финансовой, кадровой, юридической и т.д.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах - учредительная конференция, в кооперативных структурах - общее собрание членов кооператива.