2.2. Цель, основные задачи и функции службы доу

Работа с документами - сложный технологический процесс, начинающийся с момента создания документов или их поступления в организацию и заканчивающийся отправкой документов в другие организации и/или передачей их на хранение в дело, а затем - в архив.

В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Целью деятельности службы ДОУ является организация эффективного документационного обеспечения управления предприятия.

Служба ДОУ решает 3 основных комплекса задач:

1. Обеспечение единого порядка документирования управленческой деятельности.

2. Организация работы с документами в учреждении на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документированной информации.

3. Совершенствование форм и методов работы с документами.

В соответствии с задачами служба ДОУ выполняет следующие функции:

• разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;

• организация изготовления документов, копирования и оперативного тиражирования;

• контроль за качеством подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов;

• получение документов и отправка документов в другие организации;

• экспедиционная обработка поступающих документов;

• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль прохождения и исполнения документов;

• организация своевременного рассмотрения документов, их доставка исполнителям;

• информационное и документационное обеспечение деятельности руководства;

• документационное обеспечение коллегиальных органов;

• формирование дел, организация их хранения и использования;

• организация работы с обращениями граждан;

• обеспечение защиты документной информации;

• разработка номенклатуры дел организации;

• экспертиза научной и практической ценности документов;

• передача дел на хранение в архив;

• организация работы ведомственного архива;

• разработка и переработка нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников учреждения (инструкция по делопроизводству);

• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях учреждения;

• повышение квалификации работников учреждения и их консультирование по вопросам работы с документами;

• организация рабочих мест;

• улучшение условий труда работников;

• упорядочение документации учреждения, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• разработка и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота учреждения, повышение исполнительской дисциплины;

• постановка задач на разработку или совершенствование автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Как видно из перечисленных функций, всю работу по документационному обеспечению управления можно подразделить на две части:

1. непосредственное оперативное делопроизводственное обслуживание и организационно-методическое руководство;

2. постоянное совершенствование всей работы с документами и информацией, содержащейся в них.

Служба ДОУ обязана постоянно совершенствовать организацию документационного обслуживания, обеспечивать его единообразие во всех структурных частях учреждения и в подведомственных организациях и предприятиях. Таким образом, служба документационного обеспечения управления сегодня добивается единства показателей, форм документов и порядка их обработки.