Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации

Наимено- вание формы документа	Код формы документа	Кем и когда утвержден	Периодич- ность составления	Составитель документа	Внутреннее согласо-вание	Внешнее согласо-вание	Подпись	Утверж-дение	Печать	Куда представ-ляется	При-меча-ние
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

ТАБЛИЦА 2. Образец Табеля форм документов

Отдел Организационно-аналитический

Наиме-нование формы документа	Код формы докумен-та	Кем и когда утвер-ждена	Перио-дичность составле-ния	Соста-витель доку-мента	Внутреннее согласо-вание	Внешнее согласо-вание	Подпись	Утверж-дение	Пе-чать	Куда пред-ставля-ется	При-меча-ние
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12
Положение об отделе	02111117	-	По мере необходи-мости	Зав. отделом	Зам. нач-ка управления, юрист, зав.отделом кадров	Нет	Зав. отделом	Руководи-тель управле-ния	Нет	Внутрен-ний
Должностная инструкция главного специалиста	02520519	-	По мере необходи-мости	Зав.отделом, главный специа-лист	Зам.. нач-ка управления, юрист, зав.отделом кадров	Нет	Зав. отделом	Руководи-тель управле-ния	Нет	Внутрен-ний
Должностная инструкция ведущего специалиста	02520519	-	По мере необходи-мости	Зав.отделом, главный специа-лист	Зам.. нач-ка управления, юрист, зав.отделом кадров	Нет	Зав. отделом	Руководи-тель управле-ния	Нет	Внутрен-ний
План работы отдела	-	Приказ руково-дителя управ-ления от 14.02.05 № 15	Ежеме-сячно, за 3 дня до начала следую-щего месяца	Зав. отделом	Зам. нач-ка управления	Нет	Зав. отделом	Нет	Нет	Внутрен-ний
Отчет о работе отдела	-	Приказ руково-дителя управ-ления от 14.02.05 №15	До 5-го числа следую-щего за отчетным месяцем	Зав. отделом	Зам. нач-ка управления	Нет	Зав. отделом	Нет	Нет	Внутрен-ний

Параллельно с разработкой Табеля форм документов проводится разработка Альбома форм документов организации, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель. Но Альбом может разрабатываться и использоваться самостоятельно, без предварительной разработки Табеля.

В любом случае, независимо от того, разрабатывается Альбом, самостоятельно или одновременно с Табелем, необходимо иметь массив документов, который и послужит исходным материалом для разработки форм документов.

Если организация разрабатывает только Альбом форм, то отбираются лучшие образцы тех документов, которые будут включены в него. Это могут быть далеко не все виды и разновидности документов, применяемых организацией, а только некоторые из них. Например, может быть разработан Альбом форм деловой переписки или Альбом форм организационно-распорядительных документов.

Разработка Альбома форм должна включать несколько этапов:

1. Постановка задачи (определение назначения Альбома форм и состава документов).

2. Классификация форм документов с целью определения структуры Альбома и распределения всех документов на документы, имеющие унифицированные формы, и документы, нуждающиеся в унификации.

3. Унификация форм документов.

4. Формирование Альбома форм и подготовка инструктивных материалов по применению форм документов, включенных в Альбом.

Если Альбом форм разрабатывается одновременно с Табелем, то первый этап осуществляется при разработке Табеля, поэтому работа над Альбомом начинается со второго этапа - классификации документов на имеющие унифицированные формы и не имеющие их и, следовательно, нуждающиеся в классификации.

В настоящее время у нас в стране разработано 9 унифицированных система документации (УСД):

• Унифицированная система организационно-распорядительной документации;

• Унифицированная система первичной учетной документации;

• Унифицированная система банковской документации;

• Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной документации бюджетных учреждений и организаций;

• Унифицированная система отчетно-статистической документации;

• Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

• Унифицированная система документации по труду;

• Унифицированная система документации Пенсионного фонда;

• Унифицированная система внешнеторговой документации.

Все эти системы, за исключением одной - Унифицированной системы организационно-распорядительной документации, которая в настоящее время не применяется, являются действующими системами и используются в деятельности организаций. Формы документов, входящие в УСД, обязательны для применения, и в деятельности любой организации используются те или иные формы документов из состава УСД.

Третий этап - Унификация форм документов (организационно-распорядительных). Унифицированная форма документа (УФД) - это унифицированный текст документа и совокупность реквизитов, определяемых в соответствии с назначением документа и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УФД строится по следующей схеме:

• определение состава реквизитов, необходимых и достаточных для подготовки документов;

• установление последовательности их расположения на носителе информации и правил их оформления (с учетом последних требований ГОСТов);

• унификация текста документов.

Так, для приказа устанавливается следующий состав реквизитов:

• наименование организации;

• наименование вида документа (ПРИКАЗ);

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подпись;

• визы согласования;

• отметка об исполнителе;

Унификация текстов заключается в установлении единой формы языкового выражения, наиболее точно передающей содержание повторяющихся управленческих ситуаций или действий.

Наибольшая повторяемость текстов характерна для документов, направляемых в адрес подведомственных предприятий, организаций и институтов.

Унификация текстов документов проводится методом выделения постоянной и переменной информации. Постоянной информацией является информация, повторяющаяся во всех документах, создаваемых в аналогичных управленческих ситуациях; переменной - информация, позволяющая отличить повторяющиеся управленческие ситуации одну от другой.

Постоянная информация фиксируется в унифицированной форме документа, составляя неизменную, повторяющуюся часть текста. В унифицированной форме должно быть предусмотрено свободное место для записи переменной, новой информации.

Для того чтобы можно было отделить постоянную информацию от переменной, необходимо иметь хотя бы несколько (не менее 3-5) документов одной разновидности и одного назначения, созданных в аналогичных управленческих ситуациях.

Унифицированный текст документа может быть представлен в УФД в виде трафарета, анкеты или таблицы. Определяющим в выборе формы представления текста будет характер информации, содержащейся в тексте документа.

Различают несколько УФД:

• текст-трафарет - форма представления текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для внесения переменной информации, характеризующей конкретную управленческую ситуацию;

• анкета - форма представления текста, в котором дается характеристика одного объекта по определенным признакам;

• таблица - форма представления текста, содержащая описание нескольких или множества объектов по определенному набору признаков. Таблица имеет два уровня членения текста - вертикальный и горизонтальный.

Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях народного хозяйства, причем как в пределах одного предприятия или учреждения, так и системы однородных предприятий или учреждений одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств.

В тексте-трафарете сохраняется грамматическая структура текста, это грамматически связный текст, построенный по нормам деловой письменной речи. Форма представления унифицированного текста в виде трафарета выбирается тогда, когда основным содержанием документа является информация об управленческих действиях. В виде трафарета разрабатываются унифицированные формы приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, докладных и служебных записок, писем, справок и т.д. Текст-трафарет может содержать «подсказки» в виде подстрочных пояснений о характере информации, которую следует вносить в пробелы.

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

ПРИКАЗ

______________№ _________

Москва

О приеме на работу (фамилия, инициалы)

Фамилия, имя, отчество принять * на должность__________________________

(наименование должности

____________________________________________________________________

с указанием структурного подразделения)

с ________________ с окладом __________ руб. согласно штатному расписанию

(дата)

(или: согласно трудовому договору).

Основание: личное заявление, трудовой договор от (дата) №________.

Руководитель организации Личная подпись И.О. Фамилия

С приказом ознакомлен Подпись работника, дата

Визы:

Руководитель подразделения

Руководитель Службы кадров

Главный бухгалтер

Председатель профкома

Руководитель юридической службы

Заместитель руководителя организации

_____________________________________

* В приказах о приеме на работу рядовых рабочих и служащих используется слово ПРИНЯТЬ (кем или на должность).

В приказах о приеме работников, прошедших конкурс, ключевым словом, является слово ЗАЧИСЛИТЬ.

В приказах о приеме на работу руководителей и их заместителей; главных бухгалтеров; руководителей и заместителей руководителей обособленных групп подразделений; лиц, на которых возлагается материальная ответственность, ключевым словом является слово НАЗНАЧИТЬ на должность.

При приеме работника на временную работу, с испытательным сроком, на неполную ставку и др. в текст приказа включаются соответствующие формулировки:

• временно с __________ по __________ 200___г.;

• с (месячным, 2-месячным) испытательным сроком;

• на 0,5 ставки и др.

ЗАО «АРКТИКА»

Ул. Рогожина, д. 2,

Санкт-Петербург, 144213

тел.

факс:

ОГРН

ИНН/КПП

СПРАВКА

12.03.2003 № 24

Общий трудовой стаж _________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

__________________________________________________________________________

(подразделение, должность)

проживающего по адресу: ___________________________________________________

составляет ________________________________________________________________

(цифрой и прописью число полных лет)

Из них ____________________________________________________________________

Справка дана по состоянию на _______________________________________________

Выдана для представления ___________________________________________________

(место представления)

___________________________________________________________________________

Директор личная подпись А.Т. Петровский

Начальник отдела кадров личная подпись Е.Н. Кузнецова

М.П.

В анкетах и таблицах текст упрощен, в нем преобладают конструкции именного типа: наименование объекта, количество, размер, тип, марка и т.п.

Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которым дается описание объектов, а переменной - конкретные характеристики признаков. Анкета строится по принципу «вопрос - ответ».

В тексте-анкете постоянная информация выражается существительным в именительном падеже. Переменная информация может записываться также словосочетанием с существительным в именительном падеже, глаголом (имеет, не имеет), числительным (чаще в цифровой форме) или словом «да», «нет».

В таблице постоянная информация вынесена в боковик (левая часть таблицы) и головку (верхняя часть таблицы).

Элементы таблицы, ограничиваемые вертикальными линиями или создаваемые вертикально расположенными фрагментами материала документа, называются столбцами (графами, колонками).

Элементы таблицы, образуемые горизонтальными линиями или горизонтально расположенным материалом документа, называются строками.

Переменная информация в таблице записывается в ячейки, образуемые пересечением горизонтальных и вертикальных строк и граф.

Форма таблицы, как правило, применяется при изложении цифровой информации в отчетно-статистических, бухгалтерских, организационно-распорядительных документах.

Заголовки граф таблицы могут содержать несколько уровней членения, т.е. включать подзаголовки.

В сложных таблицах, занимающих несколько страниц, чтобы не переносить на новую страницу заголовочную часть, занимающую много места, графы таблицы нумеруются и на каждую последующую страницу переносится только строка с номерами граф.

Заголовки граф пишутся с прописной буквы. Подзаголовки пишутся со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной буквы, если имеют самостоятельное значение. Точки в заголовках и подзаголовках граф не ставится. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы формулируются именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках употребляются только общепринятые сокращения.

Если в графе таблицы содержатся количественные показатели, то единица измерения указывается в заголовке соответствующей графы, например: Сумма, руб.; Кол-во, шт.; Масса, т и т.п.

При необходимости в унифицированной форме документа часть текста может быть представлена в виде анкеты, часть - в виде трафарета, часть - в виде таблицы.

Четвертый этап - формирование Альбома - предполагает подготовку инструктивных материалов. В инструкцию целесообразно включить положения:

• о правилах заполнения и оформления документа, составленного по унифицированной форме,

• о характере информации, вносимой в форму,

• о количестве экземпляров создаваемых документов,

• о порядке их удостоверения (визирования, подписания, утверждения, удостоверения печатью),

• о местонахождении различных материалов документа и др.

Например: «Приказ - это правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующий на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Проекты приказов по основной деятельности представляются на визу управления делами, которое проверяет правильность их оформления, руководителям структур­ных подразделений и юрисконсульту, который в равной степени с составителем приказа несет ответственность за соответствие документа действующему законодательству.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для создания приказа. Если основанием к приказу является законодательный акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается данной организации. Констатирующая часть может отсутствовать.

Распорядительную часть начинают словом ПРИКАЗЫВАЮ. В пунктах распорядительной части указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. В последнем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

Подписывает приказ руководитель организации, в его отсутствие - заместитель.

Приказ подписывает то должностное лицо, чья подпись заготовлена в приказе. С целью доведения приказа до сведения исполнителей, необходимо заполнять перечень подразделений, должностных лиц, которых касается приказ».

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом подписывается руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем организации. Альбом является обязательным для работников организации.

Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Для работы в структурных подразделениях используется электронный вариант Альбома и электронные шаблоны унифицированных форм документов. При этом должна быть обеспечена невозможность произвольно менять форму документа работниками организации по их желанию.

Все изменения в формы документов должны вноситься централизованно разработчиками Альбома или работником, отвечающим за его использование. Изменение форм документов, включение в Альбом форм новых документов, исключение форм из Альбома оформляется приказом (распоряжением) руководителя организации.