2) Психофизиологические условия труда.

Серьезные нагрузки на работе приводят к стрессам, которые отрицательно сказываются как на здоровье служащих, так и на результатах деятельности организации, фирмы.

Психофизиология выработала ряд правил и требований, которые необходимо соблюдать для обеспечения высокоэффективной деятельности и сохранения работоспособности сотрудников на длительный период:

• В работу надо входить постепенно. Время, необходимое для вхождения в процесс труда, называется периодом врабатываемости. Длительность этого периода различна в зависимости от состояния организма человека, переутомления, состояния санитарно-гигиенических условий труда, сложности выполняемой работы. Обычно он длится 15-20 минут, но может доходить и до 40-60 минут. Сокращения длительности врабатываемости добиваются организационными мерами: введением распорядка рабочего дня, продумыванием порядка выполнения работы на предстоящий день.

• Работу следует начинать с выполнения более простых ее элементов, постепенно переходя к более сложным.

• Необходимо соблюдать размеренность и ритм в работе. Ритмичный труд более производителен и менее утомителен по сравнению с неритмичным. Мерами, способствующими созданию ритмичности труда, являются улучшение оперативного планирования, упорядочение информационного обслуживания во времени, введение распорядка рабочего дня и т.п.

• Необходимо обеспечить нормальное чередование труда и отдыха, а также форм деятельности. Это требование основано на учете закономерностей работы головного мозга: умственный процесс должен развертываться длительно. Процесс мышления может продолжаться и во время перерывов, и после окончания рабочего дня. Поэтому большое значение для профилактики утомления имеет разработка рационального режима труда и отдыха.

• Продолжительность непрерывной работы на компьютере не должна превышать 2 часов. Через каждые 2 часа необходимо делать перерыв на 10-15 минут.

Чтобы сотрудники имели возможность психологической разгрузки, в офисах стали появляться комнаты отдыха. В такой зоне обычно размещают журнальный столик, мягкую мебель, комнатные растения.

3) Эргономические условия труда. Оптимальная производительность труда работника напрямую зависит от его физического состояния, а также «функциональности» его рабочего места. Именно поэтому словосочетание «эргономика офиса» стало таким популярным в последнее время.

Слово «эргономика (от греч. ergon - работа и nomos - закон) в словарях определяется как научная дисциплина, изучающая функциональные возможности человека в трудовых процессах, выявляющая возможности и закономерности создания оптимальных удобств, содействующих развитию способностей работника. Эргономика использует данные технических наук, инженерной психологии, физиологии, антропометрии, гигиены труда, а также социологии.

Эргономичный - значит, удобный, комфортный, повышающий производительность труда.

Рабочее место каждого сотрудника оборудуется с учетом его функциональных обязанностей. Например, рабочее место секретаря руководителя состоит из трех зон: основная, где находится стол с приставками и необходимой оргтехникой; зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарата и пр.

Зона обслуживания посетителей - это визитная карточка учреждения. Поэтому она должна быть продуманной и уютной. Посетителя должен окружать красивый цветовой и световой художественный ансамбль, включающий окраску помещения, источники света и озеленение. Можно поставить журнальный столик и одно-два удобных кресла. На столик следует положить свежие газеты и журналы, чистую бумагу, карандаши или ручки. В том случае, если в фирме нет специального гардероба, в приемной должна быть или вешалка, или шкаф для верхней одежды.

Оборудование рабочего места ответственного за делопроизводства. Во всех нормативах времени даются одинаковые рекомендации по оборудованию рабочего мест.

Рабочий стол должен предусматривать приставку (выкатную тумбу) с вместительными ящиками.

В ящиках рабочего стола следует расположить:

• бумагу (в том числе отдельно - для черновиков);

• бланки документов;

• записную книжку или ежедневник для участия в работе совещаний и записи поручений руководителя организации;

• папки для бумаг;

• файлы, папки-уголки;

• конверты, пакеты, знаки почтовой оплаты;

• штамп «Для документов»; датер-нумератор, штемпели «На контроль», «Вх. № __» и др.;

• степлер, дестеплер, дырокол, ножницы;

• запасные картриджи ко всем видам оргтехники (могут храниться в отдельном шкафу вместе с другими запасными принадлежностями).

Испорченные бланки, отработанную корреспонденцию, черновые и забракованные экземпляры распечатанных документов следует в течение рабочего дня накапливать в одном из ящиков стола, после чего перерабатывать в шредере.

Выдвижные ящики столов предлагается оборудовать приспособлениями для хранения папок и на каждом ящике укрепить карточку с перечнем его содержимого.

Конструкция стола должна позволять изменять позу для снижения статического напряжения мышц шейно-плечевой области и спины.

Рабочее место пользователя ПЭВМ должно быть оснащено дополнительными устройствами и приспособлениями - подставкой для ног (регулируемой по высоте и углу наклона), легко перемещаемым пюпитром для документов.

Форма рабочего стола может быть разной - столы круглые, овальные, со сглаженными углами.

На столе рекомендуется хранить только то, что нужно для оперативной работы в течение рабочего дня:

• настольный офисный набор канцелярских принадлежностей (ручки, карандаши простые, маркеры двух-трех цветов, скотч, бумага для записей, скрепки, закладки-наклейки, ластик, линейка, и др.);

• табель-календарь на текущий год;

• календарь-ежедневник для ведения текущих записей;

• контейнер (лоток) для сортировки поступающей корреспонденции;

• подставку-пюпитр (копи-холдер) для материала, используемого при перепечатке;

• коробку для автономных машинных носителей (дискет, дисков и т.д.).

Картотеки по документам, методическую литературу, которые используются по мере надобности, целесообразно располагать в шкафах (сейфах).

• В распоряжении ответственного за делопроизводство должны иметься и справочные материалы:

• инструкция по делопроизводству;

• нормативно-методические документы по делопроизводству;

• справочники по законодательству;

• картотеки-указатели к сборникам организационно-распорядительных документов, изданных вышестоящими органами управления (власти);

• справочники по административно-территориальному делению;

• словари (орфографический, терминологический и др.);

• списки должностных лиц и структурных подразделений организации с указанием номеров телефонов и адресов;

• алфавитные книги телефонов и адресов сторонних организаций, а также должностных лиц, уполномоченных представлять эти организации;

• универсальный адресно-телефонный справочник.

Дела и папки рекомендуется иметь с ясной маркировкой, различной расцветки, с кодовыми отметками, что помогает быстро найти нужное дело и документ.

Тип рабочего стула (кресла) должен соответствовать характеру и продолжительности работы на ПЭВМ. Он должен быть подъемно-поворотным и регулируемым по высоте и углу наклона сиденья и спинки. Регулировка должна легко осуществляться и иметь надежную фиксацию. Поверхность сиденья и спинки должна быть полумягкой с нескользящим и неэлектризующимся покрытием. Тип рабочего стула (кресла) следует выбирать с учетом роста и полноты работника.

4) Эстетические условия труда. Производственная эстетика предполагает соответствующее внутреннее оформление помещения - интерьера, при организации которого необходимо исходить, не только из безопасности труда, но и из соображений эстетики.

Сегодня интерьер рабочего помещения офиса обязательно следует рассматривать как один из элементов имиджа предприятия и делового этикета, пренебрежение которыми недопустимо. Характер оформления помещения должен строго соответствовать его предназначению, а степень и уровень оформления - рангу подразделения или статусу сотрудника.

В интерьере офиса должно быть продумано и согласовано все до последней мелочи. Основными позициями интерьера офиса являются: стены, полы и потолки; мебель и другое специальное оборудование; освещение и цветовое решение; оконные проемы и их оборудование; информационные и технические средства; визуальная коммуникация; декоративные средства; озеленение; носители фирменного стиля.

Озеленение интерьера - непременная деталь современного офиса. Растения выполняют не только декоративную функцию, они снижают нервное и зрительное напряжение, улучшают состав воздуха, помогают психологической разгрузке. При этом уже не рекомендуется использовать так надоевшие всем искусственные растения.

Расположение зеленых бордюров в интерьерах разнообразно: вдоль оконных проемов, стен, на полу, по краю лестничных площадок и пр. С помощью зеленых бордюров можно разграничить пространство, выделить в нем определенные зоны.

Растения для помещения подбирают с учетом многих факторов. Так, крупные растения хорошо разместить в большой комнате на фоне свободной стены.

Украшения офиса. При выборе украшений для офиса - картин, репродукций - следует обращать внимание на их тематику, которая не должна вызывать агрессию, печаль, ухудшение настроения или снижение работоспособности, т.е. они должны быть нейтральными по своему характеру и цветовому решению. Кроме того, украшения не должны разрушать сложившегося единого облика помещения.