4.4. Табель форм документов. Методика разработки Табеля. Альбом форм документов организации

Табель форм документов организации - это перечень разрешенных к применению форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управленческой деятельности. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Идея Табеля форм документов впервые была сформулирована в 1987 г. в методических указаниях Госстандарта «Порядок регистрации и ведения унифицированных форм документов» (РД 50-655-87). В соответствии с этим документом Табель представлял собой перечень форм документов, которые предполагалось включить или исключить из Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). Этот перечень (Табель) представлялся организациями - разработчиками унифицированных систем документации (УСД) в Госстандарт для государственной регистрации или отмены унифицированных форм документов. В РД 50-655-87 была дана и форма Табеля.

Первоначально Табель рассматривался как вспомогательный документ для проведения государственной Регистрации или отмены уже действующих унифицированных форм документов, но уже через год, в 1988 г., в Государственной системе ДОУ содержалось следующее положение: «В целях сокращения количества применяемых документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В Табель включаются документы, как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства.

Ведение Табеля, внесение в него изменений осуществляется службой ДОУ. Составление документов, не указанных в Табеле, запрещается».

В этом случае Табель уже рассматривался как средство сокращения и в целом упорядочения форм документов, применяемых в организации отрасли.

В 1991 г. была предложена форма Табеля уже как Табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации (ГСДОУ: Сборник плакатов и учебные формы основных организационно-распорядительных документов /ВНИИДАД. - М., 1991).

Эта форма интересна тем, что наряду с оптимизацией состава документов позволяет зафиксировать основные этапы прохождения документов в организации. В пояснении к этой форме говорится, что в целях сокращения применяемых форм документов организации разрабатывают Табель управленческих документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, в Табель включаются документы всех структурных подразделений.

В 1994 г. Росархивом была утверждена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, в которую также были включены положения о Табеле и дана его форма. В Инструкции подчеркивалось, что в Табель включаются унифицированные формы документов, а сам Табель является «перечнем разрешенных к применению форм документов».

В Инструкции отмечалось, что документы могут быть систематизированы в Табеле по структурным подразделениям или по функциям и задачам управления. Форма Табеля была примерной, поэтому допускалось дополнять Табель другими сведениями о документе, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы документа по классификатору, годовой тираж бланков и др.

В новой Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти не содержится информация о Табеле форм документов.

Несмотря на то, что сегодня методические документы по разработке Табеля отсутствуют, многие организации проводят эту работу. Актуальность и неизбежность ее проведения становятся очевидными тогда, когда организация внедряет средства автоматизации управленческих процедур.

Использование Табеля позволяет решать одновременно несколько задач:

• оптимизировать состав применяемых в организации форм документов и закрепить их в едином нормативном документе;

• установить единую классификацию применяемых в деятельности организации форм документов по функциям и задачам управленческой деятельности (или по структурным подразделениям);

• унифицировать и нормативно закрепить процедуры подготовки (или ее отдельных, наиболее важных этапов) управленческих документов в организации;

• упорядочить документационное обеспечение организации при использовании компьютерных информационных технологий;

• исключить возможность дублирования и информационной несовместимости документов, неоправданного создания новых форм документов.

Разработка Табеля - достаточно трудоемкая самостоятельная деятельность специалистов службы ДОУ, юридической службы, всех структурных подразделений или направлений деятельности. Разработка Табеля форм документов включает несколько этапов:

1. обследование документации,

2. выбор формы Табеля,

3. формирование структуры Табеля,

4. отбор форм документов для включения в Табель.

1) Обследование документации. На первом этапе выявляется полный фактический состав документов, создаваемых в организации, и документов, которыми организация руководствуется в своей деятельности. В ходе обследования документации организации изучаются:

• документы, составляющие правовую базу деятельности организации (законодательные и нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, органов власти и управления субъекта Федерации, органов местного самоуправления, регулирующее данную сферу деятельности, а также нормативные правовые акты вышестоящей организации);

• организационно-правовая документация учреждения (устав или положение об организации, положения о подразделениях, структура и штатная численность организации, штатное расписание, регламенты работы руководства и коллегиальных /совещательных/ органов, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции работников и др.);

• распорядительные документы организации (приказы, указания, распоряжения руководства, решения коллегиальных /совещательных/ органов по основной деятельности организации);

• комплекс документов, составляющих нормативно-методическую базу делопроизводства организации и определяющих состав и технологию обработки документов (инструкция по делопроизводству, правила составления и оформления документов, технологические инструкции по работе с документами, номенклатура дел организации и др.);

• документация организации как минимум за три последних года ее деятельности.

Кроме того, на первом этапе выявляется круг должностных лиц, имеющих право подписывать, утверждать, согласовывать документы, а также определяются рабочие места, где эти документы регистрируются, контролируются и т.д., так как состав граф Табеля не полностью нормативен и может включать, по желанию составителя, от шести до семнадцати граф.

Этап сбора и анализа материала преследует две основных цели: выявление функций и задач, раскрывающих направления и характер деятельности организации, и создаваемых в процессе их реализации документов.

В ходе обследования выявляются документы, характеризующиеся определенной периодичностью их создания, постоянством (или относительным постоянством) формы. Поскольку отдельные события имеют сезонный характер, то документы, с ними связанные, можно проанализировать, изучив период, например, не с 1 января 2004 г. по 1 августа 2004 г., а с 1 августа 2003 г. по 1 августа 2004 г. Таким образом, чем шире будет взят анализируемый период, тем получится богаче база, из которой необходимо выявить нужные формы документов. При этом следует определять их реальный и целесообразный порядки формирования и отобрать эталонные образцы.

Сбор материала проводится в структурных подразделениях организации по всем направлениям деятельности. Сведения о каждом выявленном документе фиксируются в карте документа, в которую вносится следующая информация:

• полное наименование формы документа, включая заголовок к тексту документа, если он имеется, код формы, имя файла (если имеется электронный вариант документа);

• функция управления и задача (назначение документа), в процессе реализации которых создается документ (например, штатное расписание организации создается в процессе реализации функции «организация системы управления» и задачи «регламентация численного и должностного состава»);

• сведения об основных этапах подготовки документа: подразделение-составитель, внешнее и внутреннее согласование, удостоверение документа (подписание, утверждение, проставление печати), адресат документа, сведения о регистрации документа, контроле и месте хранения подлинника документа (или копии, если первый экземпляр документ отсылается в другое учреждение).

Карты документов, собранные на первом этапе, в дальнейшем при работе над Табелем будут являться основным рабочим массивом. Зафиксированные в них сведения будут использоваться для выработки структуры (классификационной схемы) Табеля и для отбора форм документов для включения в Табель.

2) Выбор формы Табеля. Форма Табеля выбирается с учетом специфики деятельности организации и конкретных задач, стоящих перед разработчиками Табеля. Если стоит задача оптимизации состава документов организации, то графы Табеля должны содержать сведения о наименовании формы, кодах документа (по ОКУД или внутренним классификаторам), периодичности создания, правовом основании издания документа, подразделении, ответственном за подготовку документа, и некоторые другие.

Если разработка Табеля преследует более широкие цели - регламентацию процедуры подготовки и обработки документов и в целом совершенствование документооборота организации, Табель должен содержать сведения о регистрации и контроле документов, месте хранения подлинника или остающейся в организации копии документа, а при необходимости и указывать тираж документов.

Табель составляется в виде таблицы (см. табл. 1.) и может иметь такие графы:

1. наименование формы документа;

2. код формы документа;

3. дата утверждения, наименование организации, утвердившей форму документа;

4. периодичность издания;

5. составитель документа;

6. внутреннее согласование;

7. внешнее согласование;

8. подпись;

9. утверждение;

10. печать;

11. адресат;

12. регистрация, контроль исполнения;

13. место хранения;

14. примечания.

Перечень граф Табеля может быть более узким. Однако необходимый минимум должны составлять 1, 3, 4, 5, 15 пункты.

Перечень граф при необходимости может быть расширен, например, графа 2 «Код формы документа» может быть разбита на две: «Код формы по ОКУД» и «Код формы по внутреннему (локальному классификатору».

Табель может быть дополнен графами «Регистрация документа» (имеется в виду место регистрации), «Контроль исполнения документа» (с указанием ответственного за контроль и типового срока исполнения, если он установлен), «Место хранения 1-го экземпляра документа», «Место хранения копии документа».

3) Формирование структуры Табеля. Для установления последовательности расположения форм документов в Табеле необходимо решить вопрос о его внутренней структуре, поскольку именно она определяет группировку форм документов по разделам. Структура Табеля - это своего рода классификационная схема управленческих функций и задач, решаемых организацией.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов. Как и в любом классификационном справочнике, применяющемся в деятельности службы ДОУ, в основу составления может быть положена организационная структура или классификация управленческих функций и задач.

Разделами Табеля могут быть наименования структурных подразделений организации. Последовательность разделов Табеля в этом случае соответствует утвержденной структуре организации или классификатору структурных подразделений.

Табель, построенный по структурному принципу, прост в разработке, но у него есть существенные недостатки: он не позволяет связать документы, создаваемые в разных подразделениях, но по одной функции управления, в единый комплекс документов, а именно это важно при решении задач автоматизации управленческой деятельности (см. табл. 2).

Наиболее эффективная, но в то же время и наиболее трудоемкая - функциональная схема построения Табеля (см. табл. 3). Разделами Табеля в этом случае являются отдельные функции и задачи, решаемые организацией. Фактически построение Табеля по функциональному принципу означает одновременную разработку классификатора функций организации.

Построение Табеля по функциональному принципу предпочтительнее по многим причинам. Во-первых, такая структура исключает необходимость корректировки Табеля при изменениях структуры организации, гораздо более частых, чем изменения в функциональном содержании деятельности. Во-вторых, функциональная структура позволяет выделить комплексы документов, создаваемых в процессе одного вида деятельности.

Кроме того, построение Табеля по функциональному принципу позволяет попутно с оптимизацией документационного обеспечения сделать выводы и о целесообразности распределения функциональных обязанностей между подразделениями и отдельными исполнителями, а также сделать другие выводы, касающиеся организационных аспектов деятельности.

Предпочтение следует отдать тому принципу систематизации, который менее всего подвержен изменениям, т.е. функциональному принципу. В любом случае, формы документов внутри каждого раздела должны располагаться в порядке их значимости.