Тема 5. Научная организация труда (нот) работников службы доу

5.1. Нормирование труда работников службы ДОУ, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы.

5.2. Размещение структурных подразделений службы ДОУ. Организация рабочих мест и условий труда персонала службы ДОУ.

5.3. Современные тенденции развития работы в офисе: миниатюризация офисного оборудования, оформление интерьера служебных помещений. Понятие «электронный стиль работы» офиса.

5.4. Порядок хранения печатей и штампов, правила пользования ими.

__________________________________________________

5.1. Нормирование труда работников службы доу, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы

Для того чтобы рабочий день работника службы ДОУ был правильно распланирован, Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социальной защиты РФ были разработаны следующие нормативные акты:

• Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы, утвержденные в 1984 г.;

• Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию, 1987 г.;

• Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров, 1988 г.;

• Типовые нормы времени на работы по копированию и оперативному размножению документов, 1990 г.;

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, 1991 г.;

• Нормы времени на работы по автоматизированной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993 г.;

• Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления, 1995 г.;

• Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПВЭМ, 2001 г.;

• Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, 2002 г.

Во всех указанных нормативных документах прежде всего освещаются вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

Так, согласно установленным нормам, работа с персональным компьютером должна занимать не более 4-х часов подряд с 10-15-минутным перерывом после каждого часа и при менее интенсивной работе - 10-15 минут через каждые 2 часа. Наряду с этим необходимо проводить физкультурные паузы продолжительностью 5-10 минут за 1-1,5 часа до обеда и за 1-1,5 часа до окончания работы. Даже 5-минутные физкультурные паузы позволяют сохранить высокую работоспособность в течение всего рабочего дня.

Нормы времени на делопроизводственные работы были установлены путем проведения хронометражных измерений, моментных наблюдений, фотографии рабочего дня и самофотографии, экспериментальных оценок, пооперационного суммирования затрат времени. Для чего создаются нормы времени? Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день делопроизводственного служащего.

«Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» и «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» охватывают различные виды работ. За единицу измерения объема работ берется 1 документ, 10 или 100 документов.

Например, Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по ДОУ включают нормы:

• составление и ведение номенклатуры дел в течение года (до 100 дел ) - 28 чел./ч;

• создание и ведение различных делопроизводственных картотек (на 1 карточку) - от 0,15 до 0,24 чел./ч;

• формирование и оформление дел, сгруппированных по срокам хранения (на 1 дело) - от 0,43 до 0,75 чел./ч;

• проведение экспертизы ценности, составление описей и передачу дел из подразделений на архивное хранение - 1,0 и 3,2 чел./ч соответственно;

• работы по контролю исполнения документов (на 10 документов) - 0,70 чел./ч;

• обработка документов, получаемых по факсу (1 лист), - 0,15 чел./ч;

• обработка телеграмм (1 телеграмма) - 0,11 чел./ч,

• обработка поступающих телефонограмм (1 телефонограмма) - 0,17- 0,2 чел./ч;

• обработка получаемых и отправляемых документов, включая их регистрацию и доставку исполнителям (до 10 документов) - 0,78 и 0,80 чел./ч соответственно;

• оформления командировочного удостоверения - 0,15 чел./ч;

• автоматизированный учет количества документов, создаваемых для внутреннего пользования (100 документов) - 0,04 чел./ч;

• автоматизированный учет количества отправляемых документов (100 документов) - 0,04 чел./ч;

• автоматизированный учет объема документооборота учреждения (100 документов) - 0,09 чел./ч.

Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров содержат следующие нормы:

• оформление приема на работу рабочих (1 работник, принимаемый на работу) - 0,5 часа;

• оформление приема на работу служащих (1 работник, принимаемый на работу) - 0,8 часа;

• выписка новой трудовой книжки на работника, впервые поступающего на работу или вкладыша к ней (одна трудовая книжка или вкладыш) - 0,12 часа;

• запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работнике, поощрений и награждений (1 запись) - 0,08 часа;

• оформление взысканий (1 оформление) - 0,14 часа;

• оформление документов при увольнении рабочих и служащих (1 увольняемый работник) - 0,55 часа.

Значительная часть нормативов посвящена работам архива организации:

• составлению научно-справочного аппарата к архивным фондам - предисловий к описям, именных и предметно-тематических указателей;

• исполнению различных запросов - тематических, социально-правового характера;

• выдаче архивных справок;

• обеспечению сохранности архивных документов;

• техническому оформлению дел и сдаче выделенных к уничтожению дел на утилизацию.

В Укрупненных нормах времени на работы, выполняемые в объединенных архивах закреплено:

• подшивка дел в твердую обложку (100 дел) - 28 часов;

• составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (1 акт, включающий до 40 операций) - 8 часов.

Имеются нормативы на создание конкретных документов с типовым содержанием, например: сопроводительное письмо к договору (0,055 ч), спецификация для заключения договора на поставку продукции (0,053 ч), товарно-транспортная накладная (0,044 ч на одну номенклатурную единицу) и т.д., сгруппированные в Типовые нормы времени на подготовку и оформление документов по снабжению и сбыту продукции.

С 1989 г. введены в действие Типовые нормы времени на перевод и переработку научно-технической литературы и документов, включая полный, сокращенный и выборочный письменный перевод с западноевропейских языков на русский и, наоборот. Также введены нормы перевода с русского на государственные языки стран СНГ и с них - на русский.

«Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы» дополнены нормами на работы с микрофильмами и микрофишами, требующие использования считывающей аппаратуры и вдвое увеличивающие трудоемкость; имеются и другие нормативы работы с документами.

Для работников, занятых работой с документной информацией, значительный интерес могут представлять также:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров (1991 г.), например:

Наименование операции	Единица измерения	Норма времени, ч
Оформление документов на работников-юбиляров и на поощрение работников, уходящих на пенсию	Один работник	0,5
Аттестация и переаттестация работников	Один работник	0,8

Типовые нормы времени и выработки на работы и услуги, выполняемые в государственных архивах с применением ПЭВМ (2001 г.), например:

Наименование работы	Единица измерения	Норма выработки в день	Содержание работы
Форматирование текста	Страница	100—150	Форматирование символов, абзацев, выравнивание текста, выбор шрифта и интервалов, выделение и подчеркивание, разметка страниц
Проверка орфографии в автоматическом режиме	Страница	300—350	Запуск программы, проверка и исправление ошибок в готовом тексте

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти (2002 г.), например:

Наименование работы	Единица измерения	Норма времени ч	Содержание работы
Обработка документов, получаемых по факсу	Лист А4	0,15	Получение текста, деление на листы, составление регистрационных карточек, простановка и заполнение регистрационных штампов, передача на исполнение
Автоматизированная регистрация поступающих документов	10 документов	0,40	Вывод формата регистрационной формы, ввод информации о документе, присвоение регистрационного номера документу

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64). - М., 1988.

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» предусмотрены действующие сегодня три вида размеров интервала при печатании документа: 1 интервал; 1,5 интервала; 2 интервала. За единицу измерения при машинописных работах принята страница формата А4 -210х297 мм., напечатанная с одной стороны.

Нормально заполненной считается страница, на которой размещается 29-31 строка текста (1860 знаков) при печати через 2 интервала; 38-41 строка (2450 знаков) - через 1,5 интервала или 58-61 строка (3630 знаков) - через 1 интервал с учетом того, что каждая строка включает 60-64 печатных знака.

В «Единых нормах времени (выработки) на машинописные работы» в зависимости от состояния оригинала, с которого производится печатание, предусматриваются три группы сложности:

• I группа - печатный или разборчивый рукописный оригинал.

• II группа - печатный или рукописный оригинал с поправками и вставками, затрудняющими прочтение, до 50% текста.

• III группа - неразборчивый рукописный оригинал с большим количеством поправок, превышающих 50% текста, мелкий типографский шрифт.

Группы сложности надо учитывать и при изготовлении документов на компьютере, если текст вводится с рукописи.

Кроме того, в нормах времени учитывается печатание без вертикального графления и с вертикальным графлением, печатание с диктофона. Печатание на типовых бланках (формах, таблицах) имеет уже другие нормы.

Эти же нормы с незначительными поправками используются и при печати документов на компьютере. При этом надо учитывать отличия во вспомогательных операциях (прокладка листов копировальной бумагой и закладка листов в пишущую машину с одной стороны; включение компьютера, вызов программы, сохранение файла и его печать на принтере - с другой).

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы дополнены нормами на работы с микрофильмами и микрофишами, требующие использования считывающей аппаратуры и вдвое увеличивающие трудоемкость.

Наряду с достаточно точными нормами по производственным процессам сделана попытка нормировать и методическую работу по созданию различных делопроизводственных инструкций, рекомендаций и других методических пособий; контролю за ведением делопроизводства в подразделениях и консультированию сотрудников по делопроизводственным вопросам.

Если на какие-либо виды работ не существует норм времени, работник службы ДОУ может сам определить временные затраты, проведя самофотографию рабочего дня и хронометраж.