- •Раздел 1. Документационное обеспечение управления - основа технологии упраления
- •Тема 1. Делопроизводство - основа технологии управления
- •1.1. Значение документов для реализации управленческих решений.
- •Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».
- •Делопроизводство как функция управления,
- •Его место среди других функций управления
- •1.2. Оценка современного состояния делопроизводства. Концепция «электронного офиса» службы доу
- •1.3. Факторы, влияющие на организацию и технологию доу в учреждениях различных уровней управления
- •Тема 2. Организационные основы службы документационного обеспечения управления
- •2.1. Организационные формы службы документационного обеспечения. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.
- •2.2. Цель, основные задачи и функции службы доу
- •2.3. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления (управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат). Состав типовых структур службы доу
- •2.4. Регламентация функций подразделений по документационному обслуживанию
- •2.5. Типовые и индивидуальные положения по службе доу. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения
- •Тема 3. Должностной и численный состав работников службы доу
- •3.1. Нормативные документы, определяющие должностной состав службы доу
- •3.2. Характеристика основных категорий служащих (руководители, специалисты, технические исполнители)
- •3.3. Квалификационные характеристики должностей работников службы доу Документовед (6-й - 11-й разряды)
- •Делопроизводитель (3-й разряд)
- •Секретарь (3-й разряд)
- •Инспектор по контролю за исполнением поручений
- •Экспедитор (2-й разряд)
- •Заведующий канцелярией (4-й — 5-й разряды)
- •3.5. Определение численности делопроизводственного персонала. Основные факторы, определяющие численность работников службы доу
- •Тема 4. Нормативная регламентация работы службы доу
- •4.2. Законодательная и нормативная база по вопросам развития доу
- •4.2. Корпоративное регулирование доу
- •4.4. Табель форм документов. Методика разработки Табеля. Альбом форм документов организации
- •Примерный перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу
- •Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- •Отдел Организационно-аналитический
- •Тема 5. Научная организация труда (нот) работников службы доу
- •5.1. Нормирование труда работников службы доу, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы
- •5.2. Размещение структурных подразделений службы доу. Организация рабочих мест и условий труда персонала службы доу
- •2) Психофизиологические условия труда.
- •5.3. Современные тенденции организации работы в офисе
- •5.4. Порядок хранения печатей и штампов, правила пользования ими
- •Билет №1
- •Билет №2
5.4. Порядок хранения печатей и штампов, правила пользования ими
Печать - механическое устройство, содержащее клише графического изображения в сочетании с текстом и предназначенное для нанесения оттиска на поверхность материального носителя.
Штамп - механическое устройство, содержащее клише текста и предназначенное для нанесения оттиска на поверхность материального носителя.
Эскизы печатей и штампов разрабатываются отделом делопроизводства. Руководитель организации издает приказ о введении в обращение печатей и штампов и порядке их использования. Проект приказа подготавливает отдел делопроизводства.
Введение в обращение новых видов печатей и штампов (в том числе и с одновременным изъятием из обращения прежних видов) разрешается после их утверждения руководителем организации и издания соответствующего распоряжения.
Печати изготавливаются в строго ограниченном количестве и только для служебных целей. Руководитель организации принимает решение о необходимости изготовления печатей и их количестве, а также несет ответственность за законность использования и надежность хранения главной печати организации.
В структурных подразделениях оформляют заявку на изготовление простой печати, разрабатывают ее эскиз и передают их в административно-хозяйственную службу, которая затем размещает этот заказ на соответствующем предприятии. Ответственность за надежность хранения, законность использования таких печатей возлагается на руководителей структурных подразделений.
Передача печатей посторонним лицам и вынос их за пределы здания не допускаются. Печать организации должна храниться в финансовой службе в надежно запираемых шкафах или сейфах.
Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, а также для других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные печати.
Административно-хозяйственная служба (служба безопасности) ведет общий учет имеющихся в организации печатей и штампов в специальном журнале с проставлением их оттисков. Печати и штампы выдаются сотрудникам, персонально ответственным за их использование и хранение, под расписку.
Листы журнала учета печатей и штампов нумеруются, прошиваются и опечатываются.
Пришедшие в негодность, изношенные, неиспользуемые и устаревшие печати и штампы возвращаются в отдел делопроизводства , где они хранятся до конца текущего года, а затем уничтожаются по акту с соответствующей отметкой в журнале учета. Печати и штампы уничтожаются путем дробления на фракции (1-2 мм) с последующей утилизацией руководителем отдела делопроизводства в присутствии заместителя директора по управлению и помощника директора.
Порядок хранения печатей и штампов, правильность их использования в структурных подразделениях организации ежегодно проверяются административно-хозяйственной службой (службой безопасности).
В случае действительной служебной необходимости по решению руководителя организации допускается изготовление дополнительных экземпляров главной печати.
Билет №1
1. Организационные формы делопроизводства. Их зависимость от специфики и организационной структуры учреждения.
2. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Методика разработки Табеля.
____________________________________________________________________