Примерный перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу

1. Организация системы и процессов управления

1.1. Организационно-правовое обеспечение деятельности

1.2. Обеспечение законности деятельности

2. Прогнозирование и планирование деятельности |

2.1. Прогнозирование деятельности

2.2. Планирование деятельности

3. Регулирование деятельности

3.1. Оперативное управление деятельностью

3.2. Информационное обеспечение деятельности

4. Контроль за деятельностью

4.1. Статистическая отчетность

4.2. Ведомственная отчетность

4.3. Внутренняя отчетность (контроль за деятельностью подразделений и

работников)

5. Финансовое обеспечение

5.1. Финансирование деятельности

5.2. Бухгалтерский учет

5.3. Бухгалтерская отчетность

6. Материально-техническое обеспечение

6.1. Обеспечение сырьем, материалами

6.2. Обеспечение сбыта продукции (услуг)

7. Научно-техническое обеспечение

7. 1. Научно-исследовательская и проектно-конструкторская деятельность

7.2. Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3. Охрана окружающей среды

7.4. Обеспечение научно-технической информацией

8. Международное сотрудничество

8.1. Командирование сотрудников за рубеж

8.2. Прием зарубежных делегаций

8.3. Информационно-справочное обслуживание международных связей

9. Обеспечение кадрами (персоналом)

9.1. Подбор и расстановка персонала

9.2. Учет личного состава

9.3. Аттестация работников

9.4. Повышение квалификации работников

9.5. Командирование сотрудников

9.6. Нормирование труда

9.7. Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1. Организация работы с документами

10.2. Хранение и использование документов

11. Административно-хозяйственное обслуживание

12. Обеспечение безопасности организации

В разделах и подразделах Табеля формы документов располагаются в порядке их значимости: от общего к частному или от наиболее значимых к менее значимым. Например, в разделе «Регулирование деятельности», в подразделе «Информационное обеспечение деятельности» сначала указываются протоколы, акты, аналитические справки, докладные записки, затем справки информационного характера, письма и др.

4) Отбор форм документов для включения в Табель. В Табель включаются не только формы документов, описанных в Общероссийском классификаторе управленческой документации, но и те документы, которые появились в организации в результате сложившейся практики работы.

В Табель форм документов включаются:

• формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами Президента РФ, Правительства РФ, федеральных органов исполнительной власти;

• формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами органов власти и управления субъектов РФ;

• применяемые в организации формы документов, включенные в ОКУД;

• внутренние формы документов, утвержденные нормативными правовыми актами данной организации;

• формы документов, отражающие устойчивую практику документирования, применение которых основано на сложившихся традициях. В этом случае формы документов включаются в Табель только после анализа целесообразности их применения и проведения соответствующей унификации.

Все отобранные формы документов классифицируются в соответствии с перечнем (классификатором) функций организации, после чего сведения о формах вносятся в соответствующие графы Табеля.

Каждое структурное подразделение организации должно иметь экземпляр Табеля.

Согласование и утверждение Табеля. В процессе ведения в Табель могут включаться новые формы документов, исключаться отмененные формы документов, изменяться названия действующих форм документов или вноситься изменения в процедуру работы с документами, зафиксированную в Табеле. Основанием для включения в Табель или исключения из него форм документов, для изменения названий форм документов или процедуры их прохождения являются приказы (распоряжения) руководителя. Например, руководитель организации своим приказом утверждает новые формы месячной, полугодовой и годовой отчетности структурных подразделений, при этом устанавливаются сроки представления отчетов руководству. Этот приказ и является основанием для включения данных форм отчетов в Табель. Если до этого организация использовала другие формы отчетности, то они, соответственно, на основании того же приказа исключаются из Табеля.

После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. При завершении согласования Табель подписывает руководитель службы ДОУ.

Табель форм документов организации утверждается руководителем организации и является нормативным документом, обязательным для применения всеми работниками организации. Создание документов, не включенных в Табель, недопустимо.

Работники службы ДОУ обязаны поддерживать Табель в рабочем состоянии, т.е. своевременно вносить в него необходимые согласованные изменения: внедрение новых форм, отмена ранее действующих, а также контроль за порядком использования.

Целесообразно создавать Табель в 2-х видах:

1. на бумажном носителе в качестве эталона с живыми подписями и печатью, который должен находиться в службе ДОУ;

2. в электронном виде с целью возможного использования его всеми сотрудниками организации.

Наиболее целесообразной является электронная форма Табеля. В этом случае обновленные версии Табеля могут быть доступны работникам организации практически сразу после внесения в него изменений.

ТАБЛИЦА 1.