47. Психологические особенности оперативного планирования.

1) Прежде чем заниматься организацией сотрудников (подчиненных) надо организовать себя – составить либо уточнить план работы на день (уточнить вечерний план – 15 минут). 2) По возможности сочетаем (комплексируем) выполнение нескольких задач одновременно (обед + решение деловой ситуации). Матрица Эйзенхауэра

Срочно

Да

В 65/15 (текучка) – все делегируем для освобождения своего временного управленческого ресурса	А 15/65 – решаем сами и немедленно
Г – игнорируем – рассасываются сами	Б 20/20 – решаем сами с обозначением конкретного срока; - делегируем заму с целью диагностики, обучения и развития сотрудников

Нет Нет Да Важно

Важность определяется: - вкладом в бизнес-результат (последствия);

- должностным лицом – постановщиком задачи. 3) По факту выполненной задачи дать обратную связь ее постановщику; неукоснительно требовать соблюдения данного правила от своих подчиненных: задача выполненная, но не доложенная о выполнении – считается задачей не выполненной. Подчиненный – «выполнил – доложил». Задачи, которые мы решаем, отнесены к одной из трех групп:

1. Жесткие задачи – жестко привязанные к конкретному времени и у нас имеется договоренность об их совместном решении с внутренним или внешним партнером (HR, переговоры, доктор). Планировать жесткие задачи впритык запрещено – между этими задачами д.б. «воздушный коридор» или «зеленая зона». 60% жесткие задачи Х 40%

2. Задачи гибкие – не привязанные к конкретному времени (уборка стола, эл.почта, подпись документов, обратная связь → выделяем 3-4 задачи). Гибкие могут переходить в жесткие. Можно переносить на другой день. 3. Бюджетируемые задачи – не привязанные к конкретному времени (изучение анкет кандидатов). При этом у нас отсутствует опыт их решения. оставляем для них как можно больше времени → набиваем руку → переходит в категорию гибких. При необходимости отменить заранее согласованную, запланированную встречу – делаем это как можно раньше.

Окончание рабочего дня: подведение итогов, обратная связь от исполнителей и исполнителям; планирование дня следующего. Планирование - процесс изложения дел на определенную перспективу (временной отрезок) на материальном носителе (бумажном, электронном. Результатом планирования является документ, который называется план. План позволяет: Зафиксировать все задачи, которые нужно решить в течении дня (недели, месяца); ничего не упустить, не забыть; Правильно расставить приоритеты; Улучшить самоуправление; В целом повысить эффективность деятельности. Технологические и психологические аспекты оперативного планирования заключаются в следующем: В свободном пространстве дня в ежедневнике (как правило, расположенном справа от сетки времени) составьте полный список «гибких задач»; Выделите красным цветом две-три приоритетные задачи. Выпонение «гибких» задач начните именно с них; На сетке времени запланируйте «жесткие» задачи. Для приоритетных задач, требующих большого временного ресурса, «забюджетируйте» это время; Оставьте в плане дня так называемое «воздушное пространство» или «зеленую зону», не пытайтесь планировать жесткие задачи «стык в стык». Оптимально планировать 60% рабочего времени на под жесткие задачи, 40% - резерв под гибкие и бюджетируемые. При описании задач необходимо использовать сильные, действенные глаголы и четкую формулировку результата.

Техники решения «неприятных» задач В работе руководителя встречается определенное кол-во так называемых «неприятных задач», которые необходимо решить. Существует несколько техник их решения: Прием «Выгода, которую я могу получить от этого» Чем успешный человек отличается от простого обывателя? Обычный человек в непростой ситуации, задается вопросом; Как мне выйти из этой ситуации? Успешный человек спрашивает себя :Что из этого я могу получить? Даже в решении самого неинтересного вопроса, в работе со сложной ситуацией, в общении с неприятным человеком можно найти для себя «плюсы».

Прием «Якорь» Понятие «якорь» обозначает любую материалистическую привязку (слово, жест, движение, цвет, ритуал, запах, музыка), которая связана у нас с определенным эмоциональным состоянием. При необходимости настройки на задачу мы «включаем» нужный «якорь» и – вводим себя в соответствующие эмоциональное состояние; Прием «Швейцарский сыр» Данный прием предполагает выполнение задачи не в логическом порядке, а в произвольном, «выгрызая» из разных мест маленькие кусочки – несложные, приятные, удобные, простые для исполнения. Через некоторое время в «сыре» выполняемой работе образуется столько дырок, что «доесть» (доделать) ее будет совсем не сложно. Прием «Маленькая промежуточная радость» Решение задачи (выполнение работы) разбивается на несколько этапов, и за успешное прохождение каждого этапа вы назначаете себе небольшую награду – поощрение. «Маленькие радости» за каждое удачное шаг мотивируют лучше, чем осознание будущих долгосрочных результатов. Этот прием позволяет сделать более приятной самую сложную работу и выполнить ее в сжатые строки.