Документооборот

Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело образует документооборот организации.

Первичная обработка поступающих документов заключается в проверке целостности упаковки, вскрытия конвертов, проверке наличия вложенных в них документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним об этом сообщается отправителю.

Ошибочно посланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату.

Все конверты и бандероли должны вскрываться.

Прием телеграфной корреспонденции производится под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме телеграмм должна быть проверена дата их подачи. Они регистрируются в журналах или других регистрационных формах. Обработанные документы и телеграммы передаются по назначению по мере их поступления в течение всего рабочего дня.

Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.

Вся поступающая корреспонденция сортируется на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации не подлежат:

- документы, присланные в копии для сведения;

- телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;

- ежемесячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;

- плановые документы;

- извещения об отправке ценностей, о высылке бланков;

- статистическая отчетность (почтовая и телеграфная);

- сообщения о заседаниях, совещаниях, повестка дня;

- поздравительные открытки, письма, телеграммы и пригласительные билеты;

- печатные издания (книги, газеты, журналы, бюллетени, справочники);

- рекламные материалы, плакаты.

Нерегистрируемые документы передаются в структурные подразделения по принадлежности.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заводимых в организации дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется в целях обоснованного распределения документов и формирования дел, обеспечения поиска документов и учета дел. Она является классификационным справочником и используется при построении информационно-поисковой системы.

Различают три вида номенклатуры дел: типовую, примерную и номенклатуру дел организации.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел для однородных по характеру деятельности, но разных по структуре организаций с указанием их индекса и носит рекомендательный характер.

Контроль за исполнением приказов и прохождением документов

Работа по контролю за исполнением документов заключается в обязательном учете определенных категорий документов в соответствии с разработанным перечнем и по указанию руководства, систематическом наблюдении за их фактическим исполнением, принятии мер, способствующих своевременному исполнению, воздействии на непосредственных исполнителей с целью повышения исполнительской дисциплины, периодическом анализе результативности контроля для последующего исправления выявленных недостатков.

Контроль исполнения документов в организациях осуществляется, как правило, или секретарем-референтом или специальной контрольной группой. В структурных подразделениях контроль за исполнением документов осуществляет непосредственно руководитель подразделения или его секретарь.

Критерием исполнения документа в каждом отдельном случае служит резолюция руководителя. При этом руководитель определяет те вопросы задания, по которым исполнители обязаны периодически ему докладывать.

Важное значение имеет правильность определения сроков исполнения документов. В директивных документах, как правило, сроки исполнения устанавливаются вышестоящими организациями. В приказах и распоряжениях руководителя организации, а также в решениях коллегиального органа сроки указываются отдельно по каждому вопросу, требующему исполнения.

Если срок исполнения в документах не указан, контроль осуществляется в соответствии с перечнем документов, подлежащих обязательному контролю, в котором указываются их основные сроки исполнения.

На любом документе, исполнение которого взято на контроль, а также на карточках ставится специальный штамп "Контроль" или буква "К". После выполнения этой операции документы направляются руководству.

Из экземпляров регистрационных карт, предназначенных для целей контроля, формируются контрольные картотеки по срокам исполнения, структурным подразделениям и исполнителям, содержанию документов и т.д.

Чаще всего в практике применяется расположение карт по срокам исполнения. Для этой цели используются специальные "сроковые" картотеки из 33 отделений, по числу дней в месяце и двух дополнительных отделений - нулевого для карт на документы, исполнение которых первоначально намечалось в предыдущем месяце, и тридцать третьего - для документов, исполнение которых намечено на следующий месяц или на другой длительный срок. Контролер ежедневно просматривает массив карт и подготавливает на следующий день те карты и материалы к ним, которые по срокам или в соответствии с программой проверки исполнения должны быть проверены.