Приложения

Глава XVII. Делопроизводство и архивное дело (гост р 51141-98)

Глава XVIII. Словарь терминов

À

Аббревиатура - условное сокращение слов (например РФ вместо Российская Федерация).

Абзац - отступ с левой стороны в начальной строке текста.

Автобиография - описание своей жизни, включающее учебу и трудовую деятельность.

Автоматизация управленческой деятельности - привлечение средств вычислительной техники, связи и передачи данных, математического моделирования к выполнению всего комплекса функций управленческой деятельности в целях повышения эффективности труда руководителей и работников аппарата управления.

Автоматизированная система управления (АСУ) - информационная система управления, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.

Автоматизированное рабочее место (АРМ) - специализированный вычислительный комплекс на базе мини- или микро-ЭВМ, предназначенный для автоматизации обработки данных и решения задач специалистом (инженером, конструктором, бухгалтером, плановиком, руководителем и др.) непосредственно на его рабочем месте.

Автор документа - организация или лицо, создавшее документ.

Авторитет - общепризнанное влияние лица или организации в различных сферах общественной жизни, основанное на знаниях, нравственных достоинствах, опыте.

Адресант - отправитель.

Адресат - лицо или организация - получатель документа.

Адресование документа - указание получателя документа путем проставления реквизита "Адресат" в правом верхнем углу листа.

Àêò - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий конкретные факты или действия.

Акцепт - принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.

Анкета - документ, содержащий вопросы по определенной теме и ответы на них.

Аннотация - краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи, документа.

Архивная справка - справка об имеющихся документальных материалах архива и сведениях по определенному вопросу, заверенная в установленном порядке.

Á

База данных - структурированная (по записям и полям) совокупность данных.

Баланс предприятия - финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

Библиография - перечень книг и статей по определенной теме.

Бизнес - предпринимательская деятельность, являющаяся источником дохода.

Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Броузер - обозреватель, программа просмотра Web-страниц.

Брошюра - небольшая печатная книжка, как правило не более 120-140 стр., издается в тонкой, бумажной обложке.

Буфер обмена - средство временного хранения информации. В Office 2000 представлен в виде панели инструментов и состоит из 12 объектов.

Â

Ведомость - перечень (список) каких-либо данных, расположенных в определенном порядке.

Виза официального документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Внешний документ - документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренняя опись - учетный документ, содержащий перечень материалов дела с указанием их порядковых номеров, их индексов, названий, дат, номеров листов.

Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Входящий документ - документ, поступивший в учреждение.

Выписка из документа - заверенная копия части документа.

Выравнивание - расположение на странице, выключка (влево, вправо, по центру, по ширине, по верхнему краю и т.д.).

Выходные данные - основные данные о печатном издании.

Ã

Гиперссылка - элемент управления для автоматического перехода в другое место данного или иного документа.

График - текстовый документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Ä

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Äåëî - совокупность документов или документ, относящийся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство - (документационное обеспечение управления - ДОУ) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Диаграмма - часть документа, представляющая данные в графическом виде. В Word 2000 может быть импортирована или создана средствами Microsoft Graph 2000.

Диалоговое окно - окно для ведения диалога с программой. Размер диалогового окна неизменяем.

Доверенность - документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

Договор (контракт) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условиях их регулирования.

Дубликат - дополнительный оригинал (копия оригинала).

Å

Еженедельник - 1) периодическое издание, выходящее один раз в неделю; 2) блокнот для записей.

Æ

Жирный шрифт - выделение текста, более черный оттенок по сравнению с основным текстом.

Ç

Заголовок к тексту документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

Заказ - документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.

Заключение - документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо делу или вопросу.

Записка - см. докладная записка, объяснительная записка, пояснительная записка.

Заявка - документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.

Знак обслуживания - ñì. товарный знак, эмблема.

Знак абзаца - непечатаемый символ конца абзаца (¶), содержащий информацию о форматировании абзаца.

È

Извещение - разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).

Инверсия - перестановка слов, нарушающая их обычный порядок в предложении.

Индекс - условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация - проставление индекса.

Индекс дела - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.

Инициативный документ - документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.

Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.

Исходящий документ - документ, отправляемый из организации.

Интервал - интерлиньяж, расстояние между строками.

Ê

Классификационный индекс - условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), присваиваемое классификационным делением схемы классификации и проставляемое на карточках систематического и других каталогов. Может проставляться и на документах, и на делах.

Карта - часть документа, хранящая данные на карте. В Word 2000 может быть импортирована или создана средствами Microsoft Map.

Коммерческий акт - документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт служит основанием получателю груза для предъявления претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.

Контрагент - одна из сторон контракта, договора.

Контракт - ñì. договор.

Контраст - резкая противоположность.

Контроль исполнения документов - совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация - доверительные сообщения либо информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа заверенная - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Корреспондент - учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Коррективы - поправки.

Кредитное письмо - письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.

"Крылатые слова" - меткие выражения, поговорки, афоризмы.

Курсив - вид начертания шрифта с наклоном букв вправо подобно рукописному тексту.

Курсор - метка, точка вставки, перемещаемая с клавиатуры (в отличие от указателя мыши, перемещаемого движением мыши).

Ë

Легенда - элемент диаграммы или карты, поясняющий обозначение.

Лимит - документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

Лицевой счет - бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.

Личная карточка - документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело - совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении.

Í

Накладная - документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.

Наряд - документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сдельщиками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

Наряд-заказ - плановое задание руководителя учреждения подчиненному предприятию или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

Начертание - полужирный, курсив и прочие разновидности основного шрифта.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативный документ - документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

Нижний колонтитул - информация, размещаемая в нижнем поле страницы.

Î

Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.

ÎÊÏÎ - общероссийский классификатор предприятий и организаций.

ÎÊÓÄ - общероссийский классификатор управленческой документации.

Опись - юридически оформленный перечень документов.

Описание документов - изложение сведений о составе и содержании документов в архивных справочниках и на обложках дел.

Организационная документация - положения, уставы, инструкции, правила.

Организационно-распорядительный документ - см. система организационно-распорядительной документации.

Организация работы с документами - создание условий, обеспечивающих движение, поиск и хранение документов и документационное обеспечение управления.

Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Отметка для автоматического поиска документов - реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения его электронной копии.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

Отступ - абзац, начало строки с пробелом.

Официоз - официальное правительственное сообщение или официальный орган правительства.

Ï

Плагиат - использование без разрешения чужого текста, выдаваемого за свой текст.

Повестка - официальное сообщение частному лицу с предложением куда-нибудь прийти или учреждению - выслать своего представителя.

Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

Ïîëå - внутренняя команда Word или столбец таблицы в базе данных.

Пользователь информации - субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Постскриптум - приписка к оконченному и уже подписанному тексту. Обыкновенно обозначается латинскими буквами PS.

Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Право подписи - полномочие должностного лица на подписание документов.

Предметный каталог - каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

Предметный указатель - указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Прейскурант - перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен, расценок.

Претензионное письмо - письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного вида обязательств.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения производственных задач.

Проект документа - предварительный, неподписанный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Пункт (пm) - 1/72 дюйма.

Пункт меню - элемент управления (GUI) в составе меню, являющийся командой.

Ð

Разрядка - печатание слова или текста с увеличенными промежутками между буквами (разрядка).

Распоряжение - правовой акт, издаваемый для разрешения оперативных вопросов.

Регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Резолюция документа - реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Рекламация - письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе.

Реферат - краткое письменное изложение первоисточника.

Решение - документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Рамка - независимая часть документа или Web-страницы.

Ñ

Сетевой диск - диск на подключенном к сети компьютере.

Сканер - устройство ввода в ПК, способное воспринимать печатный, рукописный текст непосредственно с листа.

Служба делопроизводства - секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие подразделения, основной функцией которых является работа с документами.

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Смарт-теги - интеллектуальные метки (дополнительные подсказки, предоставляющие пользователю возможность выбора какого-то действия).

Спецификация - документ, содержащий подробное перечисление узлов и деталей какого-либо изделия, конструкции, установки и т.п., входящих в состав оборонного или монтажного чертежа.

Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий.

Срок исполнения документа - срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

Ссылка - адрес ячейки. В Word ссылка всегда абсолютна.

Строка - элемент таблицы.

Ò

Таблица - перечень сведений, расположенных по графам; элемент Word (хотя бы из одной строки и одного столбца).

Тавтология - повторение того же самого.

Тайна переписки - конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и др. сообщений; запрет на вскрытие, знакомство и оглашение содержания корреспонденции (сообщения).

Текстовый редактор (процессор) - программное изделие, дающее широкий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т.д.).

Телекс - телеграмма, посланная по телетайпу.

Телетайп - телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

Текстовый документ - документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Техническая документация - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства.

Технологическая документация - обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

Тираж - общее количество всех экземпляров какого-нибудь печатного издания.

Товарный знак - условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

Ó

Указание - 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель - систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Указатель мыши - указатель, перемещаемый движением мыши (в отличие от курсора, перемещаемого с клавиатуры).

Унификация - приведение к единообразию.

Ô

Факсимиле - 1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая воспроизводить подпись на документах.

Ôàéë - совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.

Физическое лицо - гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.

Фирма - предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формула - совокупность значений, ссылок на другие ячейки. Формулы в Word всегда начинаются со знака равенства (=).

Õ

Хроника - короткое сообщение из разряда новостей, вид краткой информации.

Ý

Эксклюзивный - исключительный, только для данного случая.

Экспедиция - отдел доставки почтовой корреспонденции на предприятии или в учреждении.

Экспертиза ценности документа - определение научного, хозяйственного, социально-культурного и иного значения документа в целях отбора его для хранения и установления сроков хранения.

Эмблема организации - символическое графическое изображение, отражающее суть деятельности организации (фирмы).

Электронное сообщение - документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

Элемент управления - элемент управления графического интерфейса пользователя (GUI) Windows.

Þ

Юридическое лицо - организация, имеющая свое имущество, финансовый счет, самостоятельно ведущая дела, которая может от своего имени быть истцом и ответчиком в суде.

Юридическая сила (статус) документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Юрисконсульт - работник правовой службы в организации.

ß

Ярлык - пиктограмма, отображающая в GUI какой-либо объект (файл, папку и т.п.) посредством связи с ним. Действия с ярлыком (в отличие от действий со значком) не эквивалентны действиям с самим представляемым им объектом. Например, удаление или перемещение ярлыка не эквивалентны удалению или перемещению самого объекта и влияют лишь на размещение самого ярлыка. Зато удаление или перемещение объекта, который ярлык представляет, приводят к потере связи ярлыка с объектом.

Ячейка - наименьший элемент таблицы.