Ошибки организационного плана

Рассмотрим ситуацию, произошедшую в фирме "Импульс", куда на работу недавно пришла молодая секретарша Лена.

1. Звонок. Лена снимает телефонную трубку.

- Фирма "Импульс". Добрый день. Вас слушают.

- Здравствуйте, меня зовут Василий Иванович. Я очень хотел бы лично переговорить с директором вашей фирмы по важному производственному делу.

- Директора сейчас нет на месте. Он будет примерно через час.

- Спасибо. Я постараюсь перезвонить. До свидания.

- До свидания. Всего хорошего.

Через час Лена докладывает директору о телефонном звонке и состоявшемся разговоре.

- Василий Иванович? - переспрашивает директор. Из какой организации? По какому вопросу он звонил? Что предлагал? Какой, наконец, у него номер телефона?

Однако ни на один из этих вопросов Лена ответить не может. Незнакомец сам ничего не сказал, а Лена ни о чем и не спросила.

Делового контакта не получилось. Неизвестный пообещал перезвонить сам, но звонка по какой-то причине не последовало. Значительно позже выяснилось, что он перепутал одну из цифр телефона "Импульса" и банально не смог дозвониться. В результате обоюдовыгодная сделка оказалась сорванной, причем главным образом по вине Лены.

2. Другой пример. В компанию "Игрек" пришел посетитель. Директора нет на месте. К молодой секретарше Тане зашла подруга Света с новым модным женским журналом. Девушки оживленно и заинтересованно обсуждают один из фасонов платья.

Посетитель говорит:

- Я очень тороплюсь. Передайте, пожалуйста, вашему директору, Виктору Васильевичу, что заходил Никодимов из Главпродукта. Мне нужно бы встретиться с ним в среду в 15.00, в Сокольниках, у входа в выставочный павильон.

- Хорошо, хорошо, я передам, - отвечает скороговоркой Таня и тут же мгновенно забывает о посетителе.

После этого, как на грех, забурлила деловая жизнь: новые звонки, новые посетители. Татьяна совершенно забывает о просьбе Никодимова.

Через несколько дней директор "Игрека" Виктор Васильевич Петров озабоченно спрашивает Таню:

- К нам должен был зайти г-н Никодимов из Главпродукта, неужели он не приходил?

- Ах, да, вспомнила! - отвечает Татьяна. Он приходил вчера ...или, может быть, позавчера. Он хотел встретиться с вами на выставке... кажется, на ВВЦ. По-моему, в четверг в 16.00 у главного входа.

Естественно, встреча своевременно не состоялась, потому что Таня не записала элементарных сведений, понадеялась на молодую память и в конечном счете все на свете перепутала.

3. Обсудим третий пример аналогичного характера.

Фирма "Лотос" регулярно рассылает своим партнерам рекламные листы и списки вновь поступивших товаров на ее склад.

Адреса контрагентов занесены в специальный журнал "Постоянные партнеры и корреспонденты".

Раздается звонок. Начинающая секретарша Галя снимает трубку. Ей передают информацию о том, что у одной из партнерских компаний сменился почтовый адрес. Галина записывает новые реквизиты на каком-то листочке бумаги.

Затем раздаются новые звонки, у нее что-то спрашивает посетитель, очередную справку требует директор...

Галя забывает переписать новый адрес партнерской фирмы в журнал, а листочек куда-то пропадает, возможно, кто-то из сотрудников чисто случайно расписал на нем новую авторучку, а затем мошинально бросил в мусорную корзину.

Пора отсылать очередную партию почтовых отправлений. Но где же данные с новым адресом? Галя в волнении ищет везде, где только можно, но злосчастный листок пропал бесследно и безвозвратно.

Через некоторое время "забытая" партнерская фирма начинает проявлять беспокойство: она давно не получала почту от "Лотоса". Потом отношения восстанавливаются, но потерянного времени, а с ним, вероятно, и некоторых выгодных заказов уже не вернуть.