Хранение документов

В организации документы подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Далее они передаются в архив - текущий, ведомственный или государственный. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем ведомственного архива.

Правильно оформленные документы в делах помогут в создании хорошего архивного фонда области, края, региона. В некоторых регионах изданы законы об архивном фонде.

На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, на дела долговременного хранения, на дела по личному составу и иные однотипные дела (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела, рационализаторские предложения и т.п.).

В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи сотрудников, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.

Глава XIV. Первоначальные навыки владения компьютером

Компьютер - это универсальное техническое средство для обработки самых различных видов информации. Слово "компьютер" в буквальном смысле означает "вычислитель", то есть устройство, которое обрабатывает информацию с помощью множества чисел, группы которых соответствуют определенным буквам или наборам букв.

Существуют различные компьютерные системы для обработки сложной технической, научной, финансовой и другой информации. Наиболее распространенной формой являются персональные компьютеры (РС - Personal Computer), которые дают возможность индивидуальным пользователям совершать различные виды работ информационного характера: набор и распечатка текста, внесение поправок в набранный текст, составление различного рода печатных форм, таблиц и т.д.

Обычный компьютер имеет несколько важнейших технических узлов или блоков: счетное или арифметически-логическое устройство; устройство управления; запоминающее устройство и устройство для ввода и вывода информации. Основную роль в компьютере играет центральный процессор, объединяющий счетное устройство и устройство управления.

Компьютер персонального пользования состоит из 3-х частей: системного блока, клавиатуры и монитора (дисплея). Портативный компьютер в виде небольшого чемоданчика (кейса) называется "ноутбук". Основными элементами системного блока являются материнская плата с процессором (двигатель компьютера), жесткий диск (винчестер), оперативная память, дисковод, блок питания и др. Клавиатура компьютера похожа на пишущую машинку, но имеет большее число клавиш, что связано со значительно большим объемом работ, которые могут выполняться на компьютере по сравнению с обычной пищущей машинкой. Монитор внешне похож на экран телевизора. Именно на мониторе пользователь наблюдает за теми операциями, которые осуществляются с определенной информацией.

Кроме того, имеется целый ряд устройств, которые находятся вне системного блока компьютера и соединяются с ним с помощью специальных электрошнуров. К ним относятся: мышь - небольшое устройство, напоминающее коробочку, с кнопками, путем нажатия на которые происходит управление информационным потоком; принтер - устройство для вывода готовой информации и распечатки ее на бумаге.

Некоторые устройства могут встраиваться внутрь системного блока компьютера. К ним относятся: модем - система для обмена информацией с другими компьютерами; факс-модем - система, позволяющая получать информацию, отправленную с помощью факсов; звуковая карта - система, позволяющая воспроизводить звуки.

Микропроцессор является своего рода мозгом компьютера. Он представляет собой сложную электронную схему, способную выполнять тысячи и даже сотни тысяч вычислительно-логических операций в секунду.

Важным элементом компьютера является оперативная память. Именно из нее процессор берет программы для обработки информации и в нее записывает полученные результаты. Особенность оперативной памяти состоит в том, что содержащиеся в ней данные сохраняются только тогда, когда компьютер включен. При выключении компьютера эти данные стираются. Для записи информации и переноса ее с одного компьютера на другой используются гибкие диски (дискеты). Любой компьютер имеет дисководы для считывания информации с дискеты или лазерных дисков.

Существуют различные типы дискет, которые отличаются своей емкостью, т.е. возможностью приема того или иного количества информации.

Не менее важным элементом компьютера является жесткий диск (винчестер). Он предназначен для постоянного хранения информации. Жесткие диски отличаются друг от друга емкостью и быстротой действия.

Для определения информационных объектов используется особая система исчисления. Наименьшей единицей информации в компьютере является один бит (двоичный разряд), восемь битов равняются одному байту. 1024 байта составляют один килобайт (Кбайт). Он содержит примерно 0,5 страниц текста. В свою очередь 1024 Кбайта составляют один мегабайт (Мбайт). Соответственно 1024 мегабайта равняются одному гигабайту (Гбайт).

Один Мбайт содержит примерно 400 страниц текста, а один Гбайт - 400 тысяч страниц.

К персональному компьютеру могут подключаться дополнительные устройства:

принтер для печати информации на бумаге;

манипулятор типа "мышь", облегчающий ввод информации в компьютер;

сканер для ввода в компьютер графической и текстовой информации, например, рисунков непосредственно из книги; графопостроители для вывода чертежей на бумагу;

плоттеры для вывода рисунков на бумагу и др.

Следует помнить, что одни и те же действия или операции по преобразованию текстовой информации могут осуществляться с помощью нажатия различных комбинаций клавиш, хотя существуют и такие команды, которые требуют только строго определенного выполнения.

Для свободной ориентации в различных текстах, умения их редактирования, форматирования и т.д. следует постоянно упражняться, закрепляя уже имеющиеся навыки и приобретая все новые.

Не забывайте о том, что современные компьютерные программы построены таким образом, чтобы пользователю было как можно легче ориентироваться в информационном потоке и операционных требованиях, поэтому существуют многочисленные подсказки по поводу того,как следует действовать в тех или иных ситуациях, внимательно следите за монитором, используйте появляющиеся подсказки, научитесь выходить из различных трудных ситуаций. Почаще обращайтесь за советом и помощью к тем людям, которые уже достаточно хорошо освоили навыки работы на персональном компьютере.

Любая информация на дискетах, жестких дисках, компьютерных компакт-дисках хранится в файлах.

Файл - это определенный информационный отрезок, имеющий свое наименование. В файлах хранятся документы, тексты программ, любые иные данные. Группы файлов могут храниться в ячейках-директориях или каталогах, либо, как их еще называют, папках.

Имена файлов отображаются на экране строчными буквами. Набирать их на клавиатуре можно как строчными, так и прописными буквами. Имена каталогов обозначаются заглавными буквами. Каталог может содержать внутри себя, кроме имен файлов, также и другие вложенные в него каталоги, иногда называемые подкаталогами. Структура вложенных каталогов называется деревом каталогов.