Глава V. Организация распорядка дня

Распорядок рабочего дня секретаря подвержен резким переменам, которые трудно предугадать или прогнозировать. Но тем не менее, как бы ни влияли внешние факторы на работу, одними из ее главных правил остаются:

- постепенное вхождение в трудовой ритм дня;

- чередование труда и отдыха;

- планирование работы.

Порой бывает так, что не удается сделать что-то запланированное, но в любом случае определенный план имеет несомненные преимущества перед импровизацией. Планирование может быть на день или на неделю, месяц или квартальное, годовое. При планировании работы на день необходимо учитывать следующее. Нельзя начинать рабочий день "с места и в карьер". Как автолюбитель перед поездкой прогревает мотор машины, так и секретарь вначале должен обдумать предстоящий день и составить план, выделив самые срочные и важные дела.

При правильной организации предстоящей работы с шефом такое планирование проводится совместно. Отдельные руководители полностью передают планирование своего рабочего дня секретарю-референту.

Атрибутом каждого секретаря является рабочий блокнот-ежедневник, в котором дела разносятся по датам. Кроме того, секретарю следует освоить программное средство планирования времени Microsoft Outlook, которое помогает осуществлять хранение, планирование и управление сведениями о встречах, собраниях, задачах, контактах и событиях.

С помощью такого инструмента этой программы как "Календарь" можно осуществлять планирование совещаний, семинаров, деловых встреч; заносить дни рождения сотрудников и другие важные даты. При планировании в расписание заносится звуковое оповещение, что позволяет не забыть о важной встрече, телефонном звонке или событии. При работе в сети можно посылать приглашения на собрания, а затем отслеживать состояние ответов. Пользователям сети предоставляется право доступа на просмотр чужого расписания при организации каких-либо мероприятий.

Планируя работу, секретарь должен знать, что наиболее благоприятное время для выполнения творческих или трудных заданий с 10 часов утра и до 12 часов. Затем следует некоторый спад активности, и во второй половине дня работоспособность наиболее высока с 14 до 17 часов. После чего она неуклонно падает и, если вы начинаете кропотливую работу по проверке документа после 18 часов, не удивляйтесь, что утром шеф обнаружит в нем ошибки.

Не стоит забывать об усталости глаз. При большом объеме работ с документами или на ПК глаза очень быстро устают. В этом случае лучше просто поменять занятие или пройтись по коридору, выпить кофе, поговорить по телефону. Неплохо снимает напряжение глаз специальная глазная гимнастика глазные капли "Vizine" или таблетки "Strix", изготовленные из экстракта черники.

Наилучший вариант - это когда секретарь чередует каждые 45 минут работы на ПК с 15-минутным перерывом, при этом время ежедневной работы на компьютере не должно длиться более 4 часов.

Медики особо предупреждают о нежелательности беспрерывной работы в течение нескольких часов. Следует ритмично чередовать периоды труда и отдыха. Нужно научиться вырабатывать в себе определенный автоматизм действий: в обработке корреспонденции, работе на персональном компьютере, исполнении других технических поручений, отделяя первоочередные дела от второстепенных.

В то же время жизнь показывает, что секретарю нередко приходится выполнять и сверхурочную работу, и тогда уже не до ритмичности и размеренности и даже такое святое дело, как обед, становится в этих условиях "плавающим", т.е. сдвинутым по времени.

Некоторые начальники считают, что, если вы задерживаетесь на службе очень часто, то якобы не можете организовать свой рабочий день так, чтобы успеть все сделать своевременно и качественно. Но это уж на их совести.

Правда, порой у секретаря случаются как бы незапланированные выходные - нет работы. Все равно старайтесь выглядеть деловой дамой, а не бедной растерявшейся Золушкой.

Предлагаем теперь примерную схему рабочего дня секретаря.

Первая половина дня.

Прийти на работу за 15 мин. до прихода руководителя для того, чтобы привести себя в порядок, проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя).

Подобрать в соответствии с планом нужные документы и дела.

Просмотреть свой дневник и уточнить свои мероприятия и мероприятия руководителя, запланированные на текущий день.

Организовать копирование и размножение документов, по которым имеются соответствующие указания руководителя.

Подшить в дела корреспонденцию предыдущего дня.

Получить новую корреспонденцию, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя.

По остальным документам (если имеется соответствующий опыт) подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Опытный секретарь никогда не положит на стол руководителю всю корреспонденцию, предварительно не проработав ее. Рекомендуется для облегчения ознакомления руководителя с корреспонденцией выделять основную мысль путем подчеркивания фломастером или карандашом. Кроме того, секретарь должен подобрать документы, относящиеся к вопросам, содержащимся в корреспонденции, чтобы руководитель мог глубже изучить проблему и принять правильное решение.

Просмотреть поступившие обзоры, отчеты, ведомственные издания, приглашения, а также сообщения о конференциях, встречах, совещаниях и других мероприятиях. Даты и время проведения всех мероприятий записать в своем дневнике-календаре.

Разложить поступившую корреспонденцию в зависимости от срочности исполнения. Телеграммы, срочные факсы и телефонограммы немедленно передать руководителю.

Оставить у себя документы, необходимые для текущей информационно-справочной работы.

Доложить руководителю о полученной корреспонденции.

Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Если возникают изменения, то секретарь должен сделать соответствующие пометки в своих записях. Отмененные мероприятия зачеркиваются. Нужно уточнить соответствие записей в своем ежедневнике и ежедневнике руководителя. Последовательность мероприятий должна быть одинаковой. Различие будет в мероприятиях секретаря по выполнению намеченного. Например, если у руководителя сделана запись "в 15.00 быть на совещании", то у секретаря она будет выглядеть так: "14.30 - напомнить о совещании в 15.00, сообщить водителю (телефон), чтобы подал машину не позднее 14.40".

Передать по телефону (или лично) указания руководителя соответствующим исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.

Проводить прием посетителей, телефонные переговоры (в течение всего дня).

Подшить исполненные документы в дела.

Подготовить документы на компьютере, принять и отправить сообщения по электронной почте.

Скопировать документы в соответствии с указаниями руководителя.

Вторая половина дня.

Продолжение работы с посетителями и на телефоне.

Собрать и подготовить для подписи исполненные документы.

Доложить руководителю об исполненных документах, взять у руководителя отработанные им документы.

Передать рассмотренные руководителем документы на исполнение.

Обработать и отправить исходящие документы адресатам.

Наметить мероприятия на следующий день.

Конец рабочего дня.

В случае если руководитель остается работать после окончания рабочего дня, обеспечить его всей необходимой информацией, материалами.

Просмотреть свой ежедневник и проинформировать соответствующие отделы о необходимости подготовки к проведению определенных мероприятий (прием делегации, подготовка к совещанию, заказ гостиницы и т.п.).

Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ сейф, все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.

Профессия секретаря подразумевает сверхурочную работу, но недопустимо, чтобы это стало системой. Если вам слишком часто требуется дополнительное время, значит:

- либо вы не смогли организовать свой день так, чтобы все успеть в срок;

- либо объем работы слишком велик.