Создание базы данных, состоящей из двух таблиц

1. Проектирование структуры базы данных.

Создадим более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы: Список и Группы.

2. Конструирование пустых таблиц базы данных. Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме таблицы. В таблице Список будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы). Номера групп и фамилии преподавателей будут храниться в отдельной таблице Группы в виде двух столбцов.

3. Создание схемы базы данных.

В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице Группы каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице Список - сколько угодно (несколь­ко человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля. В таблице Список - поле Код, в таблице Группы - поле Учебная группа.

3. Ввод данных в таблицы.

Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями.

Порядок выполнения

Задание 1. Откройте учебную базу данных, изготовленную на прошлом занятии.

Порядок работы:

• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Мicrosoft Access перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню.

• Включите мышкой переключатель Открыть базу данных, выделите из списка баз данных, расположенного ниже переключателя, имя вашей базы и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно (рис. 15) с основными элементами базы данных.

Рис. 15. Диалоговое окно Базы данных

Задание 2. Удалите таблицу Список.

Порядок работы:

• Выделите имя таблицы.

• Нажмите клавишу [Delete].

• На вопрос о подтверждении удаления таблицы ответьте Да.

Задание 3. Создайте таблицу Группы.

Порядок работы:

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать. Появится окно (рис. 16).

Рис. 16. Диалоговое окно создания новой таблицы

• Оставьте Режим таблицы и щелкните по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия. Тип поля будет выбран автоматически в зависимости от введенной информации.

• Переименуйте Поле 1. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выде­ленной. Введите название поля Учебная группа и нажмите клавишу [Enter].

• Переименуйте Поле 2. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1. Выполните команду Формат - Переименовать столбец. Ячейка имени столбца окажется выделенной. Введите название поля Преподаватели и нажмите кла­вишу [Enter].

• Сохраните таблицу с именем Группы, щелкнув по кнопке - Сохранить. На вопрос о создании ключевого поля ответьте отрицательно.

• Перейдите в режим Конструктор, щелкнув по кнопке , и посмотрите, как заданы поля. Сделайте поле Учебная группа ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке - Ключевое поле. Тип данных поля Учебная группа задайте числовым, выбрав его мышкой из ниспадающего списка.

• Щелкните по кнопке - Сохранить. Закройте таблицу (при сохранении таблицы вопросов не появится, так как имя таблицы уже задано).

Задание 4. Создайте таблицу Список.

Порядок работы:

• Выберите закладку Таблица, если находитесь в другом окне.

• Щелкните мышкой по кнопке Создать.

• Появится окно, в котором оставьте Режим таблицы и щелкните мышкой по кнопке ОК. Появится пустая таблица, поля которой не определены и не имеют названия.

• Переименуйте поля по аналогии с предыдущим заданием, выполнив команду Формат - Переименовать поле. Данные возьмите из таблицы 19.

Таблица 19 Таблица исходных данных

Старое название	Новое название
Поле 1	Код
Поле 2	Фамилия
Поле З	Имя
Поле 4	Отчество
Поле З	Год рождения
Поле б	Школа
Поле 7	Класс
Поле 8	Учебная группа

• Сохраните таблицу с именем Список, щелкнув по кнопке

• На вопрос о создании ключевого моля ответьте отрицательно.

• Перейдите в режим Конструктор и посмотрите как заданы поля.

• Сделайте поле Код ключевым, поместив курсор на имя этого поля и нажав кнопку - Ключевое поле. Тип поля Код - счетчик, полей Фамилия, Имя, Отчество - текстовые, полей Год рождения, Школа, Класс, Учебная группа - чис­ловые. С полем Учебная группа разговор особый. Его тип — числовой. Общие свойства поля не меняем. Кроме того, зна­чения этого поля надо не набивать вручную, а выбирать из списка, содержащегося в таблице Группы. Для этого в свой­ствах поля следует указать, что здесь имеет место подста­новка по следующей схеме: выберите закладку Подстанов­ка, тип элемента управления - Поле со списком, источник строк - Группы. Получите значения элементов (рис. 17).

Рис. 17. Диалоговое окно полученных значений элементов

• Сохраните изменения, щелкнув по кнопке

• Закройте таблицу.

В результате этой работы вы получите две несвязанные таблицы. Нужно создать схему данных со связями.

Задание 5. Создайте схему данных.

Порядок работы:

• Щелкните по кнопке - Схема данных.

• В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу Группы и щелкните по кнопке Добавить. Выделите таблицу Список и щелкните по кнопке Добавить. В окне Схема данных появится условный вид этих таблиц. Щелкните по кнопке Закрыть окна Добавление таблицы.

• Увеличьте окно таблицы Список так, чтобы были видны все поли.

• Поставьте мышку на имя поля Учебные группы в таблице Группы и, не отпуская кнопку мышки, перетащите ее па поле Учебные группы в таблице Список. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи (рис. 18).

Рис. 18. Диалоговое окно «Связи»

• Включите значок Обеспечение целостности данных. Это невозможно будет сделать, если типы обоих полей заданы не одинаково.

• Включите значок Каскадное обновление связанных полей. Это, приведет к тому, что при изменении номера группы в таблице Группы автоматически изменится соответствующий номер в таблице Список.

• Включите значок Каскадное удаление связанных записей. Это приведет к тому, что при удалении записи с номером группы и таблице Группы будут удалены все записи из таблицы Список, в которой стояли соответствующие номера групп.

• Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим» (рис. 19).

• Закройте схему данных, щелкнув по кнопке в верхнем правом углу окна и ответив утвердительно на вопрос о сохранении схемы данных.

Задание 6. Заполните таблицу Группы значениями.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы в режиме таблицы.

• Заполните ее записями из таблицы 20.

Рис. 19. Диалоговое окно «Схемы данных»

Таблица 20 Исходные данные для заполнения таблицы

Учебная группа	Преподаватель
101	Верзаков С.А.
102	Белаусов АИ
103	Масалова В.А
104	Новиков В.А.
105	Зачесова Т.П.

Сохраните таблицу и закройте ее.

Задание 7. Создайте формы для ввода данных

Порядок работы:

• Выберите закладку Формы.

• Щелкните по кнопке Создать.

• Появится диалоговое окно (рис. 20), в котором следует выбрать Автоформа в столбец, а в качестве источника данных - Список.

Рис. 20. Диалоговое окно «Новой формы»

• Щелкните по кнопке ОК. Появится пустая форма ввода (рис. 21).

Рис. 21. Пустая форма ввода

Задание 8. Добавьте в базу данных записи, используя форму.

Порядок работы:

• Заполните базу данными, представленными в таблице 21.

Таблица 21 Исходные данные для заполнения базы данных

• Код	Фами-лия	Имя	Отчество	Год рождения	Шко-ла	Класс	Учеб-ная группа
  1	Чернова	Кристи-на	Ивановна	1984	1	9	101
  2	Тере-щенко	Инна	Алексеевна	1983	3	10	103
  3	Истра-тов	Максим	Владими-рович	1984	5	9	101
  4	Бондарь	Ольга	Петровна	1983	1	10	104
  5	Новосе-лов	Алексей	Иванович	1984	3	9	105

  Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закройте форму.

• Перейдите и окно Таблицы. Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.

• Щелкнув по кнопке - сохраните текущую таблицу, в правом верхнем углу.

• Щелкнув по нижней кнопке в правом углу, закройте таблицу.

Задание 9. Проверьте каскадное обновление связанных полей.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы.

• Исправьте учебные группы на 201, 202, 203, 204, 205.

• Сохраните таблицу.

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что значения групп изменились.

• Закройте таблицу Список.

Задание 10. Проверьте каскадное удаление связанных полей.

Порядок работы:

• Откройте таблицу Группы.

• Удалите первую запись (всю строку выделите и нажмите на клавишу [Delet]).

• Согласитесь с проверочным вопросом.

• Закройте таблицу Группы.

• Откройте таблицу Список.

• Убедитесь, что исчезли записи с номером группы 201.

• Закройте таблицу Список.

Предъявите преподавателю:

1) таблицу Список на экране;

2) таблицу Группы на экране;

3) форму Список на экране.

Содержание самостоятельной работы

- Изучение лекционного материала

- Подготовка к лабораторным занятиям.

- Изучение методики выполнения предстоящей работы по методическим указаниям

- Подготовка отчета по выполненным лабораторным работам

Вопросы для самостоятельного изучения:

1. Базы данных.

2. Системы управления базами данных и базами знаний.

3. Назначение и основные функции.

4. Модели. Типы связей.

5. Основные принципы проектирования баз данных.

6. Основные технологии поиска информации в базе данных.

7. Основные операции с данными.