3.2. Работа со справочниками

Справочники в программе «1С: Бухгалтерия 8.1» предназначены для ведения аналитического учета на счетах, а также ввода различной информации в первичные документы.

Справочник представляет собой одноуровневый или многоуровневый список. Уровень иерархии каждого справочника задан в Конфигураторе. Справочники типовой конфигурации имеют вложенность не более двух уровней, однако большинство справочников представляют собой одноуровневые списки.

Каждому элементу справочника соответствует уникальный код. Во всех справочниках при вводе нового элемента любого уровня ему автоматически присваивается код (порядковый номер во внутренней классификации), который пользователь при необходимости может изменить. Уникальность кодов контролируется программой при вводе каждого нового элемента справочника.

Некоторые справочники содержат поля, значениями которых служат элементы других справочников. Особое место занимает справочник «Договоры», который подчинен справочнику «Контрагенты».

Если справочник используется для ведения аналитического учета, он соответствует определенному виду субконто. Наименования большинства таких справочников совпадают с названиями соответствующих им видов субконто.

Для просмотра и редактирования справочники доступны из главного меню программы. Заполнение и редактирование справочников возможно также в процессе работы с документами и операциями, но для некоторых справочников разрешен только выбор из ранее введенных значений без возможности ввода и редактирования элементов.

Находясь в окне конкретного справочника, можно выполнять (либо с помощью пункта меню «Действия», либо с помощью соответствующих кнопок на панели инструментов этого окна) следующие действия:

• Ввести новый элемент. Для ввода информации о новом элементе справочника необходимо открыть форму для ввода нового элемента справочника, выбрав пункт «Новый» из меню «Действия» на командной панели формы справочника или с помощью кнопки «Добавить» на панели инструментов или клавиши «Insert» на клавиатуре;

• Ввести новую группу. Ввод информации о новой группе элементов справочника можно осуществлять с помощью кнопки «Добавить группу» на панели инструментов;

• Войти в группу или выйти из нее. Для того, чтобы войти в имеющуюся группу элементов, надо щелкнуть дважды по пиктограмме , а чтобы выйти из нее, надо щелкнуть дважды по пиктограмме , находящихся слева от нужной группы. Кроме того, войти в группу можно с помощью клавиши Enter, а выйти с помощью клавиши ←;

• Изменить имеющийся элемент или группу. Для редактирования ранее введенной информации нужно дважды щелкнуть мышью по соответствующему элементу справочника или выделить нужный элемент и воспользоваться кнопкой «Изменить» на панели инструментов;

• Скопировать элемент. Для копирования имеющегося элемента справочника необходимо выделить нужный элемент и нажать на кнопку «Добавить копированием» на панели инструментов;

• Перенести элемент из одной группы в другую. Для этого в правой части окна надо выделить тот элемент, который требуется перенести, и нажать на кнопку «Переместить элемент в другую группу». Откроется список групп этого справочника, в котором надо выделить ту группу, куда переносим элемент, затем нажать на кнопку «Выбрать» в верхней части окна;

• Пометить на удаление ненужный объект. Для этого надо выделить ненужный элемент справочника и нажать на кнопку «Установить пометку удаления» на панели инструментов. Помеченный элемент отмечается красным крестиком. Для того, чтобы снять пометку на удаление, надо нажать на ту же кнопку на панели инструментов;

• Удалить все помеченные на удаление объекты. Для этого надо закрыть все окна и войти в меню «Операции» − «Удаление помеченных объектов». В окне удаления надо сначала нажать на кнопку «Контроль», а затем уже в следующем окне – на кнопку «Удалить». Затем закрыть окно удаления.