3.3. Работа с документами

Основным способом ведения учета в программе «1С: Бухгалтерия 8.1» является регистрация фактов хозяйственной деятельности с помощью документов. Документы отображаются в списках документов различных видов (журналах). Журналы документов доступны непосредственно из главного меню.

В общем случае регистрация фактов хозяйственной деятельности выполняется в следующей последовательности: пользователь открывает журнал документов и выполняет команду создания нового документа. Для этого нужно нажать на кнопку «Добавить». Альтернативный вариант – нажать на кнопку «Действия» на командной панели журнала и из выпадающего меню выбрать пункт «Добавить».

На экране открывается форма нового документа, в которой пользователь устанавливает вид операции, затем заполняет, а затем записывает и проводит документ.

Для записи документа предназначена кнопка «Записать», для проведения и закрытия документа – кнопка «ОК» в нижней части формы документа.

Программа «1С: Бухгалтерия 8.1» предоставляет пользователю различные удобства для ускорения ввода документов:

• пользователь может заполнить форму документа путем копирования ранее введенного документа того же вида, а затем изменить лишь часть данных (для этого используется общий прием копирования записи списка с помощью кнопки «Добавить копированием» или меню «Действия» − «Скопировать» на командной панели формы журнала или списка);

• некоторые документы можно ввести на основании ранее введенных документов другого вида;

• документы могут вводиться группами в результате автоматизированных обработок и т. д.

Для ускорения поиска ранее введенных документов в журнале можно использовать поиск по номеру и по дате. Для упрощения поиска можно установить интервал дат документов, отображаемых в журнале, с помощью кнопки «Установить интервал дат» на командной панели журнала.

С помощью документа одного вида можно сформировать несколько разных видов операций – несколько разных наборов проводок бухгалтерского и налогового учета. На командной панели подобных документов есть кнопка «Операция». Нужный вид операции при вводе документа следует указать в первую очередь, так как это повлияет на внешнее представление формы документа и определит характер дальнейшего внесения данных в документ. Установленный вид операции отображается в заголовке формы документа после названия документа (через двоеточие).

Программа «1С: Бухгалтерия 8.1» предоставляет возможность копирования информации из документа одного вида в документ другого вида. Для этого при вводе новых документов используется механизм ввода на основании. Для ввода документа на основании другого документа следует выделить запись исходного документа в форме журнала документов, на командной панели формы журнала нажать на кнопку «Действия», выбрать пункт «На основании». Откроется меню, представляющее собой список видов документов, доступных для ввода на основании текущего документа. В этом меню нужно выбрать нужный документ.

Для документа можно сформировать соответствующую ему печатную форму, причем для некоторых документов можно выбрать один из нескольких вариантов печатной формы. Варианты печатной формы отображаются в меню «Печать», располагающейся внизу формы документа.

Номера документов устанавливаются программой автоматически по возрастанию, при желании их можно изменить. Для этого нужно нажать на кнопку «Действия» на командной панели формы и выбрать пункт «Редактировать номер».

Удалить документ из информационной базы можно следующим образом: нажать на кнопку «Установить пометку удаления», программа выведет окно, в котором на вопрос «Пометить объект на удаление?» нужно ответить утвердительно. Помеченный документ отмечается красным крестиком. После этого нужно выбрать пункт меню «Операции» - «Удаление помеченных объектов», откроется диалоговое окно «Поиск и удаление помеченных объектов», в котором указан список объектов, помеченных на удаление. Сначала нужно нажать на кнопку «Контроль» в нижней части окна для проверки возможности удаления документа (программа проверяет, не связан ли данный документ с другими документами), в результате программа выдаст список документов, которые можно удалить. Если документ удалить нельзя, то программа покажет ссылки на удаляемый объект (то есть удаляемый документ связан с другими документами). После этого нужно нажать на кнопку «Удалить» в нижней части окна для удаления объектов, которые можно удалить.