8.8. Порядок перевірки і прийому документів клієнта Перевірка документів

Менеджер зобов’язаний досконало перевірити документи клієнтів в їх присутності:

• Паспорт:

1. Термін дії (паспорт не повинен бути прострочений).

2. Серія (повинна бути дійсною на момент здійснення подорожі).

3. Фотографія (повинна бути добре приклеєна, печатка на ній повинна бути чіткою).

4. Зовнішній вигляд (паспорт не повинен бути старим і забрудненим).

5. Наявність вільних сторінок для візи.

6. Наявність особливих відміток (про порушення паспортно-візового режиму, законодавства країни перебування; про неанульований запит на візування в консульствах інших країн Шенгенського Договору).

7. Правильність вписування дітей в паспорт батьків (обов’язкова наявність фотографії, завіреної печаткою, для дітей старше 6 років).

• Фотографії для анкети консульства (давність фотографії не повинна перевищувати 3 місяці):

1. Необхідну кількість фотографій.

2. Відповідність розмірів фотографій вимогам консульства.

3. Наявність кольорових чи чорно-білих фотографій, згідно вимог консульств.

• Анкета туриста:

1. Дані анкети є основою для заповнення заяви на одержання візи (консульської анкети).

2. Анкета повинна бути заповнена розбірливо і підписана клієнтом.

3. Помилка, неточність в анкеті або навмисно помилкова інформація можуть спричинити відмову у візі і, як наслідок, утримання частини суми, що оплачена клієнтом (витрати фірми за надані послуги).

4. Менеджер у присутності клієнта заповнює консульську анкету, після чого клієнт ставить на ній свій підпис, чим завіряє її правильність.

Прийом документів:

• Після підписання договору менеджер приймає від клієнта документи в відповідності до вимог консульства:

• у випадку, коли для в’їзду в країну потрібне оформлення візи, загальногромадянський закордонний паспорт (ЗЗП) приймається від клієнта в обов’язковому порядку;

• у випадку, коли віза не потребується, ЗЗП після перевірки повертається клієнту.

• Приймання в обов’язковому порядку оформлюється у відповідних графах робочого журналу.

• Передача документів підтверджується:

• розпискою від менеджера про отримання документів на відповідальне зберігання (бланк розписки затверджується адміністрацією фірми);

• підписом клієнта про здачу/прийом документів в робочому журналі.

Оформлення робочого журналу: інформація про клієнтів заноситься в робочий журнал, який оформлюється на паперових або магнітних носіях.

Робочий журнал по кожному напрямку повинен складатися з двох частин: для груп і для індивідуальних клієнтів.

Для груп:

• Журнал повинен бути розмічений у відповідності з запланованим графіком турів на весь рік або на певний сезон.

• Журнал повинен містити наступну інформацію:

1. Дату від’їзду/приїзду.

2. Маршрут прямування (країна, місто).

3. Компанію-перевізника.

4. Категорію і назву готелю.

5. Умови розміщення і харчування.

6. П.І.П. клієнта у відповідності з ЗЗП (український, латинський шрифт).

7. Дату народження.

8. Номер закордонного паспорта.

9. Координати клієнта (телефони, адреса).

10. Вартість туру.

11. Фактичну оплату (вказати суму і дату).

12. Дату і підпис клієнта про здачу документів, їх перелік.

13. Дату і підпис клієнта про одержання документів, їх перелік.

14. Особливі відмітки.

При веденні журналу на магнітних носіях прийом/видача документів оформлюється розписками.

Для індивідуальних клієнтів: до перерахованих вище пунктів № 1-14 додається пункт № 15 – особливості маршруту (у відповідності з індивідуальною заявкою).