10. Робота на маршруті

Однією з важливих складових роботи менеджера з клієнтами і з закордонним партнером є його робота безпосередньо на маршруті в якості супровідника (турлідера). Перед поїздкою менеджер отримує від керівництва фірми відрядне завдання, в якому докладно викладені цілі менеджера в майбутній поїздці, а також відрядне посвідчення.

Перелік умов, при яких необхідне супроводження групи:

• Відкриття нового маршруту.

• Відкриття чартерної програми.

• Складний маршрут, що потребує взаємодії приймаючої та відправляючої сторін.

• Транзитний переліт великої групи туристів.

• Збіг дати перельоту з “піковими” датами (велика кількість туристів, що виїжджають, пов’язана з сезонною чи святковою датами), що створює труднощі при проходженні кордону.

• Необхідність замовлення великої кількості додаткових послуг в країні перебування.

• Замовлення супроводу для індивідуального клієнта.

Основні функції менеджера, що супроводжує групу:

1. Контроль виконання партнером обов’язків, у відповідності з умовами договору.

2. Контроль за кількістю складу групи при авіаперельотах і на протязі всього маршруту.

3. Контроль дотримання програми тура. При виникненні нестандартних ситуацій менеджер має право коректувати програму туру у відповідності з ситуацією, що склалася, при умові письмового узгодження зі своєю групою.

4. Контроль розселення групи в готелі. У випадку виникнення проблем при розселенні, менеджер на прохання клієнта веде переговори з адміністрацією готелю про зміни умов проживання, можливої заміни номера чи готелю.

Менеджер, який супроводить групу, повинен добре знати країну перебування. При відсутності людини, що зустрічає, менеджер повинен вміти розказати клієнтам про країну перебування, її визначні пам’ятки, відповісти на питання клієнтів. У випадку відсутності колективних міроприємств, коли в програмі туру зазначається “вільний час”, менеджер повинен порекомендувати клієнтам найбільш цікаві об’єкти для відвідування та їх маршрут.

Після закінчення поїздки менеджер повинен у встановлений термін надати:

• звіт про відрядження у відповідності до отриманого завдання;

• фінансовий звіт.

11. Робота з консульствами

Порядок дій менеджера при акредитації туристичної фірми в консульстві:

• Необхідно дізнатися в консульстві про те, які документи потрібні для акредитації туристичної фірми в консульстві.

• Подати в консульство такі документи:

• договір з іноземним партнером;

• оригінал ліцензії фірми;

• копію свідоцтва про реєстрацію фірми;

• супровідний лист від фірми;

• список співробітників фірми, що уповноважені працювати з консульством.

Порядок дій менеджера при подачі документів на візування в консульство:

• Необхідно взнати в консульстві про те, які документи повинен надати клієнт для одержання візи, як правило, це:

• закордонний паспорт;

• анкета;

• фотографії;

• довідка з роботи;

• ксерокопії всіх країн українського паспорту;

• для дітей, що не мають паспорту України – ксерокопії свідоцтва про народження;

• для дітей віком до 18 років, які вилітають з одним з батьків – довіреність другого з батьків або, якщо дитина виїжджає без батьків, - довіреність на супровідника групи.

• Необхідно взнати в консульстві про те, які документи повинна надати фірма, як правило, це:

• супровідний лист від фірми;

• запрошення для туриста від іноземного партнера.

• Необхідно дізнатися про режим роботи консульства (час прийому/видачі документів).

• Необхідно перевірити правильність оформлення документів і подати їх в консульство.

• Необхідно попередити клієнта про те, що, за вимогою консула, він повинен пройти співбесіду і відповісти на ті ж запитання, які були вказані в консульській анкеті, а також на ряд додаткових запитань.

• Необхідно одержати паспорти туристів з відкритими візами в термін, що встановлений консульством.

• Необхідно досконало перевірити правильність всіх даних туриста, що вказані у візі.

• При необхідності анулювати візу з помилками і поставити нову, щоб уникнути труднощів при проходженні паспортного контролю в країні перебування.