4.1.3. Ділові спілкування з партнерами Ділове переписування

Важливою складовою частиною роботи з партнером є ділове листування. При листуванні з партнером рекомендується використовувати факсимільний і електронний зв’язок, які є економічно вигідними і дозволяють документально фіксувати всі зміни в ході переговорів з партнером.

Факсимільне повідомлення є засобом службового листування, та документальним підтвердженням взаємовідносин сторін.

Факсимільне повідомлення, згідно Громадянського кодексу України, а також Законодавства багатьох країн світу, являється документом. В такому випадку воно повинно оформлюватися на фірмовому бланку (як правило, містить логотип, назву фірми, адресу, телефони, факс, банківські реквізити, підпис керівника або працівника фірми за довіреністю керівника).

Обов’язково оформлюються повідомлення, як документи, що містять наступну інформацію:

• запити на бронювання та підтвердження броні; графіки бронювання; дані туристів з ціллю одержання запрошення для консульства, ваучери на розселення; попередні і кінцеві списки туристів на проживання.

Оформлюються, як документи, з обов’язковою наявністю печатки організації:

• договори з партнерами, додатки до договорів, акти згортки, акти виконаних робіт, гарантійні листи, а також будь-які зміни у вище перелічених позиціях.

Факсимальне повідомлення повинно містити наступні реквізити:

• реєстраційний номер;

• дату відправлення повідомлення;

• кількість сторінок в повідомленні;

• назву фірми-відправника з зазначенням посади; П.І.П. директора; П.І.П. виконавця, що надсилає повідомлення;

• форми ввічливості (привітання, заключна фраза);

• текст повідомлення;

• підпис і посада виконавця.

Електронна пошта, як правило, використовується для обміну пропозиціями, інформацією великого об’єму, а також - для листування, яке не потребує документального оформлення.

Телефонні переговори

Телефонні переговори – це одна з основних витратних статей бюджету фірми. Тому час переговорів повинно регламентуватися фінансово-економічним відділом і керівником фірми.

Співробітник повинен підготуватися до телефонних переговорів з закордонним партнером, щоб в їхньому процесі чітко формулювати запитання і за мінімальний час встигнути одержати необхідну інформацію.

Телефонні переговори рекомендується проводити в наступних випадках:

• при плануванні закордонного відрядження співробітника для зустрічі з партнером;

• при необхідності одержати термінову відповідь від закордонного партнера за запитом клієнта (під час телефонної розмови коротко викладається запит; інформація за запитом відправляється в факсимальному повідомленні одразу після розмови; через деякий час співробітник знову зв’язується по телефону з партнером з наміром одержати відповідь на запит, який дублюється повідомленням по факсу);

• екстрені ситуації (конфліктні ситуації, форс-мажорні обставини).

4.1.4. Розрахунки з партнером

Умови оплати і порядок розрахунків відображаються в угоді з партнером. Як правило, розрахунки з партнером проводяться наступним чином:

1. Менеджер, спільно з фінансово-економічним відділом фірми, звіряє рахунок з цінами партнера, згідно з додатком до договору. Рекомендується проводити звірення регулярно (кожну неділю або кожен місяць), а також після повернення кожної групи).

2. Кінцеве звірення взаємних платежів з закордонним партнером проводиться після закінчення сезону/року. Воно повинно бути оформлене як акт звірки. Акт звірки являється важливим фінансовим документом, тому кожна з сторін повинна мати його оригінал, підписаний і завірений печатками обох сторін. З цією метою, як правило, співробітник фірми оформлює закордонне відрядження. В акті звірки обов’язкова наявність наступних фраз: “Взаєморозрахунки проведені по стану на (вказується конкретна дата). Сторони фінансових претензій один до одного не мають”.

3. У випадку, якщо партнер не виконав частину вказаних фірмою послуг, він повинен в письмовому вигляді підтвердити цей факт. Розрахунок з партнером проводиться за фактом надання послуг згідно з новим розрахунком, якщо такі умови були передбачені в договорі.

4. Позов, пропонований клієнтом на адресу фірми, розглядається адміністрацією. Якщо однією з умов договору з партнером є консолідована відповідальність, при наявності вини партнера, він повинен підтвердити цей факт в письмовій формі. В цьому випадку партнеру пред’являється позов фірми і при взаєморозрахунках з нього стягується частина суми, що вказана в позові.

5. У випадку, якщо партнер включає в рахунок послуги, які не були замовлені фірмою, але надані клієнту за певних причин, фірма надсилає партнеру повідомлення про відмову від оплати цих послуг.