13.2. Зміст рекламних альбомів

Рекламні альбоми створюються для роботи з клієнтами з метою наочного надання маршруту. Рекламнийй альбом повинен бути красиво оформлений і зручний для сприйняття клієнтами.

Рекламний альбом повинен містити наступні матеріали:

1. Рекламні буклети готелів.

2. Листівки і фотографії, що надають маршрути.

3. Рекламно-інформаційні листівки по маршрутах.

4. Географічна карта країни з маршрутом напрямку.

5. План міста/місцевості з планом розташування готелів.

6. Таблиці з цінами на сезон для стандартних турів, у відповідності до каталогу, який складений у наочній для клієнта формі.

Кожна таблиця цін складається у 3 екземплярах, візується у фінансово-економічному відділі і завіряється печаткою фірми. Один екземпляр призначений для рекламного альбому, інші – для директора і фінансово-економічного відділу.

14. Робота на виставках і презентаціях

Туристична виставка – це рекламний захід, метою якого є не тільки демонстрація туристичного продукту, але й вивчення стану ринку туризму і нововведень в даній області, вивчення попиту, а також продаж продукту і формування іміджу фірми.

14.1. Підготовка до виставки

Директор фірми наказом призначає особу, яка відповідає за підготовку виставки та участь у ній.

Порядок дій при підготовці виставки:

1. Необхідно одержати повну інформацію про умови участі у виставці.

2. Оформлюється заявка на участь у виставці. Заявка – це свого роду договір між сторонами, який підтверджує згоду фірми на участь у виставці. Заявка також служить основою для попередньої реєстрації і бронювання виставочної площі. У випадку необхідності в заявці вказується перелік додаткових послуг, які вибрані фірмою (оренда і монтаж виставочного обладнання, надання додаткового обладнання, публікація відомостей про фірму в каталозі та ін.).

3. Необхідно отримати підтвердження про реєстрацію фірми в якості учасника виставки, її план і номер стенда, який орендується. Участь у виставці оплачується в порядку, встановленому оргкомітетом.

4. Складається докладний перелік матеріалів і обладнання, необхідного для виставки.

5. Складається лист-заявка на адресу оргкомітету з проханням про видачу пропусків на автомашини і дозвіл на ввіз/вивіз вантажу. Лист повинен містити повний список предметів, які ввозяться. Необхідно заздалегідь уточнити терміни ввозу/вивозу вантажу.

6. Проводиться підготовча робота, пов’язана з оформленням стенда (написи на фризі, плакати, кульки, квіти та ін.), рекомендується при оформленні стенда користуватися послугами професійного оформлювача або дизайнера.

7. Проводиться робота по підготовці робочого матеріалу для виставки (рекламно-інформаційні листівки, буклети, проспекти, каталоги, бланки договорів, візитні картки та ін.) менеджери готують вихідний матеріал, узгоджують його з керівництвом фірми і спеціалістом з реклами, після чого передають відповідальному за організацію виставки для тиражування.

8. Працівникам фірми рекомендується заздалегідь домовитись з партнером про ділові зустрічі на виставці.

9. Необхідно забезпечити пропусками працівників фірми, які приймають участь у виставці.

10. Складається наказ по фірмі, в якому затверджується графік участі працівників у виставці.

11. Забезпечується доставка матеріалів і обладнання для оформлення стенду. Необхідно перевірити наявність і відповідність послуг до заявки, які надаються оргкомітетом.

12. Оформлюється стенд. На стенді необхідно передбачити наявність місць для одягу, місця для проведення переговорів і розміщення рекламно-інформаційних матеріалів. Слід також звернути увагу на напрями руху основного потоку відвідувачів.

13. Керівник фірми проводить інструктаж працівників, які приймають участь у виставці, коментуючи ціни і завдання, що стоять перед ним.