6. Завдання та функції інформаційної системи в організації

Інформацíйна система (ІС) — сукупність організаційних і технічних засобів для збереження та обробки інформації з метою забезпечення інформаційних потреб користувачів.

Сучасна ІС в сфері діяльності організації дозволяє забезпечити вирішення таких завдань:

• збір інформації з різних джерел;

• реєстрація, оброблення та видача інформації, що характеризує стан виробництва та управління;

• розподіл інформації між керівниками, підрозділами та виконавцями відповідно до їх участі в управлінні.

Основне завдання інформаційних систем полягає у підготовці і наданні інформації, необхідної для забезпечення управління всіма ресурсами підприємства чи організації, створенні інформаційного та технічного середовища для управління організацією.

До основних функцій ІС належать:

• обчислювальна (вчасне та якісне оброблення інформації в усіх аспектах, що цікавлять систему управління);

• відслідковувальна (відстежування і формування необхідної для управління зовнішньої і внутрішньої інформації);

• запам’ятовувальна (забезпечення постійного накопичення, система збереження і відновлення всієї необхідної інформації);

• комунікаційна (забезпечення передачі необхідної інформації в задані пункти);

• інформаційна (реалізація швидкого доступу, пошуку та видачі необхідної інформації);

• регулювальна (здійснення інформаційно-управлінського впливу на управління та його рівні у випадку відхилень фактичних значень від заданих);

• оптимізаційна (забезпечення оптимальних розрахунків в міру зміні критеріїв та умов функціонування об’єкта управління);

• прогнозування (визначення основних тенденцій, закономірностей і показників розвитку об’єкта управління);

• аналітична (визначення основних показників техніко-економічної діяльності об’єкта управління);

• документальна (забезпечення отримання всіх обліково-звітних, та інших форм документів).

7. Сутність та складові частини інформаційних технологій

Поняття інформаційної технології з'явилося з виникненням інформаційного суспільства, основою соціальної динаміки в якому є не традиційні матеріальні, а інформаційні ресурси: знання, наука, організаційні чинники, інтелектуальні здібності, ініціатива, творчість і т.д. На жаль, це поняття є настільки загальним та всеохоплюючим, що до сих пір фахівці не прийшли до чіткого, формалізованого формулювання.

Інформаційна технологія — це поєднання процедур, що реалізують функції збирання, накопичення, зберігання, оброблення і передачі даних із застосуванням технічних засобів.

Інформаційна технологія — це сполучення процедур, що реалізують функції збору, одержання, нагромадження, зберігання, обробки, аналізу й передачі інформації в організаційній структурі з використанням засобів обчислювальної техніки, або, іншими словами, сукупність процесів циркуляції й переробки інформації й опис цих процесів.

Відповідно до визначення, прийнятого ЮНЕСКО, інформаційна технологія — це комплекс взаємозалежних, наукових, технологічних, інженерних дисциплін, що вивчають методи ефективної організації праці людей, зайнятих опрацюванням і збереженням інформації; обчислювальну техніку і методи організації і взаємодії з людьми і виробничим устаткуванням, практичні додатки, а також пов'язані з усім цим соціальні, економічні і культурні проблеми.

Самі ІТ вимагають складної підготовки, великих початкових витрат і наукомісткої техніки. їхнє введення повинно починатися зі створення математичного забезпечення, формування інформаційних потоків у системах підготовки спеціалістів. Тому ІТ невід'ємно пов'язана з технічним і програмним середовищем, в якому її реалізовано.

ІТ залежать від таких компонентів: технічних засобів; персоналу, здатного використовувати їх; організації, яка об'єднує засоби і персонал в єдиному процесі; інформаційних засобів, що здійснюють формування й видачу інформації.

Складові частини інформаційної технології

ІТ базується та залежить від технічного, програмного, інформаційного, методичного й організаційного забезпечення.

Технічне забезпечення — це персональний комп'ютер, оргтехніка, лінії зв'язку, устаткування мереж. Вид інформаційної технології, що залежить від технічної оснащеності (ручний, автоматизований) впливає на збір, обробку й передачу інформації. Розвиток обчислювальної техніки не стоїть на місці. Стаючи могутнішими, персональні комп'ютери одночасно стають менш дорогими і, отже, доступними для широкого кола користувачів. Комп'ютери оснащуються убудованими комунікаційними можливостями, швидкісними модемами, більшими обсягами пам'яті, сканерами, пристроями розпізнавання голосу й рукописного тексту.

Програмне забезпечення, що перебуває у прямій залежності від технічного й інформаційного забезпечення, реалізує функції нагромадження, обробки, аналізу, зберігання, інтерфейсу з комп'ютером.

Інформаційне забезпечення — це сукупність даних, представлених у певній формі для комп'ютерної обробки.

Організаційне й методичне забезпечення являють собою комплекс заходів, спрямованих на функціонування комп'ютера й програмного забезпечення для одержання шуканого результату.