12. Проверка порядка учета начисленной заработной платы в бухгалтерском учете

Цель аудита расчетов по оплате труда - составить обоснованное мнение относительно достоверности и полноты информации о состоянии расчетов по оплате труда, отраженной в бухгалтерской (финансовой) отчетности проверяемой организации и пояснениях к ней.

Выполняя процедуру проверки бухгалтерского учета начисленной заработной платы, аудитору необходимо ответить на следующие вопросы:

Бухгалтерский учет заработной платы, когда она включается в состав расходов по обычным видам деятельности, соответствует положениям нормативных актов?

Бухгалтерский учет заработной платы в составе внереализационных или операционных расходов соответствует положениям нормативных актов?

Бухгалтерский учет заработной платы, когда она включается в состав вложений во внеоборотные активы, соответствует положениям нормативных актов?

Учет заработной платы, не выданной в срок, соответствует положениям нормативных актов?

Бухгалтерский учет заработной платы, выплачиваемой за счет чистой прибыли организации, соответствует положениям нормативных актов?

Бухгалтерский и налоговый учет начисленной заработной платы за счет резерва предстоящих расходов соответствует положениям нормативных актов?

Бухгалтерский учет заработной платы в составе чрезвычайных расходов соответствует положениям нормативных актов?

Бухгалтерский учет заработной платы в составе расходов будущих периодов соответствует положениям нормативных актов?

Подробные комментарии и нормативные документы к вышеуказанным вопросам, описание методики аудита, а также классификатор типовых нарушений смотри в программе автоматизации аудита ЭкспрессАудит:ПРОФ.

Порядок проведения проверки порядка учета начисленной заработной платы в бухгалтерском учете, как нам представляется, включает ряд последовательных этапов:

Проверка порядка бухгалтерского учета начисленной заработной платы, когда она включается в состав расходов по обычным видам деятельности

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке учета начисленной заработной платы в бухгалтерском учете.

В состав расходов по обычным видам деятельности включается заработная плата:

работников основного, вспомогательного и обслуживающего производств, занятых в процессе изготовления продукции (выполнения работ, оказания услуг);

работников, занятых в процессе продажи готовой продукции или товаров;

общехозяйственного (управленческого) и общепроизводственного персонала.

Начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70, а корреспондирующий с ним счет выбирается исходя из того, в каком подразделении работает работник, которому начислена зарплата, и какие работы он выполняет.

Если начислена заработная плата работникам основного (вспомогательного, обслуживающего) производства, в учете производятся записи:

Дебет счета 20(23,29) Кредит счета 70 - начислена заработная плата работнику основного (вспомогательного, обслуживающего) производства.

Если начислена заработная плата работникам, обслуживающим основное (вспомогательное) производство, или управленческому персоналу, в учете производятся записи:

Дебет счета 25 (26) Кредит счета 70 - начислена зарплата работникам, занятым в процессе обслуживания основного или вспомогательного производства (управленческому персоналу).

Заработную плату работникам, занятым в процессе продажи готовой продукции или товаров, начисляют в корреспонденции со счетом 44 "Расходы на продажу":

Дебет счета 44 Кредит счета 70 - начислена зарплата работникам, занятым в процессе продажи продукции (товаров).

Сумма заработной платы облагается взносом на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, единым социальным налогом, взносами на обязательное пенсионное страхование и налогом на доходы физических лиц.

Выплаты, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль организации, единым социальным налогом и взносами на обязательное пенсионное страхование не облагаются (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Суммы взноса на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний и единого социального налога относятся на те же счета, на которые начислена заработная плата.

Проверка порядка бухгалтерского учета начисленной заработной платы, когда она включается в состав прочих расходов

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке учета начисленной заработной платы в бухгалтерском учете.

Заработная плата включается в состав прочих расходов, если она начисляется работникам:

непроизводственных подразделений организации (дома культуры, детского сада, санатория и т.п.);

занимающимся сдачей имущества организации в аренду (если сдача имущества в аренду не является для организации обычным видом деятельности);

занятым ликвидацией последствий чрезвычайных ситуаций.

При начислении заработной платы таким работникам в учете производятся записи:

Дебет счета 91-2 Кредит счета 70 - начислена заработная плата работникам организации.

Выплаты, не уменьшающие налогооблагаемую прибыль организации, единым социальным налогом и взносами на обязательное пенсионное страхование не облагаются (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Таким образом, если затраты на выплату заработной платы работникам непроизводственных подразделений организации (например, работникам жилищно-коммунальной и социально-культурной сферы) налогооблагаемую прибыль организации не уменьшают, единый социальный налог и взносы на обязательное пенсионное страхование на эти выплаты начислять не нужно.

Порядок учета затрат для целей налогообложения на содержание объектов обслуживающих производств и хозяйств приведен в пункте 32 статьи 264 НК РФ.

При начислении взносов на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в учете производятся записи:

Дебет счета 91-2 Кредит счета 69-1 - начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с заработной платы.

Проверка порядка бухгалтерского учета начисленной заработной платы, когда она включается в состав вложений во внеоборотные активы

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке учета начисленной заработной платы в бухгалтерском учете.

В составе вложений во внеоборотные активы отражается заработная плата работников, занятых в процессе:

создания или покупки основных средств, предназначенных для собственных нужд организации;

создания или покупки нематериальных активов, предназначенных для собственных нужд организации;

доведения основных средств до состояния, пригодного к использованию (например, наладки);

модернизации или реконструкции основных средств.

Начисление заработной платы указанным работникам отражается в учете записями:

Дебет счета 08 Кредит счета 70 - начислена заработная плата работнику, занятому в создании (покупке, модернизации) основного средства или нематериального актива.

При начислении взноса на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний в учете производятся записи:

Дебет счета 08 Кредит счета 69-1 - начислен взнос на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний с суммы заработной платы.

Затем в учете отражается начисление единого социального налога и взносов на обязательное пенсионное страхование:

Дебет счета 08 Кредит счета 69-1 - начислен ЕСН по заработной плате в части, которая подлежит уплате в фонд социального страхования;

Дебет счета 08 Кредит счета 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" - начислен ЕСН по заработной плате в части, которая подлежит уплате в федеральный бюджет;

Дебет счета 68 субсчет "Расчеты по ЕСН" Кредит счета 69-2 - начисленные взносы на обязательное пенсионное страхование зачтены в счет уплаты ЕСН в федеральный бюджет;

Дебет счета 08 Кредит счета 69-3 - начислен ЕСН по заработной плате в части, которая подлежит уплате в фонды обязательного медицинского страхования.

Проверка порядка бухгалтерского учета начисленной заработной платы, не выданной в срок

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке учета начисленной заработной платы в бухгалтерском учете.

Согласно пункту 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, предприятия имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по государственному социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для предприятий, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, - до пяти дней), включая день получения наличных денег в банке.

В соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерский учет расчетов по депонированным суммам заработной платы ведется на счете 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", к которому открывается субсчет "Расчеты по депонированным суммам".

Сроки выплаты заработной платы определяются соглашением между администрацией и работниками организации и фиксируются в трудовом договоре.

Заработная плата выплачивается в течение 3 дней начиная с установленной даты ее выдачи. Не полученная в срок заработная плата депонируется.

Учет расчетов с депонентами (работниками, чья заработная плата была депонирована) ведется в книге учета депонированной заработной платы или специальном реестре.

В книге учета депонированной заработной платы каждому депоненту отводится отдельная строка, в которой указываются его табельный номер, фамилия, имя и отчество, депонированная сумма.

Проверка порядка бухгалтерского учета заработной платы, выплачиваемой за счет чистой прибыли

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке учета начисленной заработной платы в бухгалтерском учете.

По решению общего собрания участников (учредителей) или акционеров заработная плата работникам тех или иных подразделений организации может выплачиваться за счет нераспределенной прибыли.

Такое решение оформляется на основании протокола общего собрания участников (учредителей) или акционеров организации.

В решении должно быть указано, что часть нераспределенной прибыли направляется на выплату заработной платы.

Как правило, за счет нераспределенной прибыли заработная плата выплачивается работникам непроизводственных подразделений организации (работникам спорткомплекса, дома культуры, детского сада и т.п.).

Однако участники или акционеры могут решить направить чистую прибыль на выплату заработной платы работникам любых других подразделений организации (например, работникам основного или вспомогательного производства).

В этом случае заработная плата выплачивается за счет чистой прибыли независимо от того, являются затраты на выплату зарплаты расходами по обычным видам деятельности или нет.

Использование нераспределенной прибыли на выплату премий без согласия участников или акционеров организации не допускается.

Заработная плата, выплаченная за счет нераспределенной прибыли, налогооблагаемую прибыль организации не уменьшает и, следовательно, единым социальным налогом не облагается (ст. 236 НК РФ).

Проверка порядка бухгалтерского учета начисленной заработной платы за счет резерва предстоящих расходов

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке учета начисленной заработной платы в бухгалтерском учете.

Фактические расходы и платежи, на которые был ранее образован резерв, относятся в дебет счета 96 "Резервы предстоящих расходов" в корреспонденции, в частности, со счетами: 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"- на суммы заработной платы работникам за время отпуска и ежегодного вознаграждения за выслугу лет; 68 "Расчеты по налогам и сборам" и 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению" - в части сумм единого социального налога и взносов на обязательное пенсионное страхование, начисленных на зарезервированные суммы заработной платы.

Правильность образования и использования сумм по тому или иному резерву периодически (а на конец года обязательно) проверяется по данным смет, расчетов и т.п. и при необходимости корректируется.

В налоговом учете предусмотрена возможность формирования только следующих резервов, связанных с оплатой труда работников, отчисления в которые учитываются в расходах на производство и реализацию:

на оплату отпусков (ст. 324.1. НК РФ);

на выплату ежегодных вознаграждений за выслугу лет (ст. 324.1. НК РФ);

на выплату ежегодных вознаграждений по итогам работы за год (ст. 324.1. НК РФ).

Согласно ст. 324.1. Налогового кодекса РФ налогоплательщик, принявший решение о равномерном учете для целей налогообложения предстоящих расходов на оплату отпусков работников, обязан отразить в учетной политике для целей налогообложения принятый им способ резервирования, определить предельную сумму отчислений и ежемесячный процент отчислений в указанный резерв. Для этих целей налогоплательщик обязан составить специальный расчет (смету), в котором отражается расчет размера ежемесячных отчислений в указанный резерв, исходя из сведений о предполагаемой годовой сумме расходов на оплату отпусков, включая сумму единого социального налога с этих расходов. При этом процент отчислений в указанный резерв определяется как отношение предполагаемой годовой суммы расходов на оплату отпусков к предполагаемому годовому размеру расходов на оплату труда.

На конец налогового периода налогоплательщик обязан провести инвентаризацию указанного резерва. Недоиспользованные на последний день текущего налогового периода суммы указанного резерва подлежат обязательному включению в состав налоговой базы текущего налогового периода.

Если для покрытия расходов на выплату заработной платы резерва недостаточно, сумма превышения заработной платы (в том числе единого социального налога и взноса на страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний) над созданным резервом отражается на счетах по учету затрат.

Проверка порядка бухгалтерского учета начисленной заработной платы в составе расходов будущих периодов

При проведении аудита необходимо установить выполняются ли требования нормативных актов о порядке учета начисленной заработной платы в бухгалтерском учете.

Если работники организации выполняют работы, затраты по которым учитываются в составе расходов будущих периодов (например, внедрение в производство нового вида продукции, горно-подготовительные работы и т.д.), то начисление заработной платы таким работникам производится в следующем порядке:

Дебет счета 97 Кредит счета 70 - начислена заработная плата работникам, занятым выполнением работ, затраты по которым учитываются в расходах будущих периодов.

Расходы будущих периодов при наступлении отчетного периода, к которому они относятся, списываются на счета учета затрат на производство и расходов на продажу:

Дебет счета 20 (23, 25, 26, 44, ...) Кредит счета 97 - расходы будущих периодов учтены в составе производственных затрат (расходов на продажу).

Конкретный порядок списания расходов будущих периодов устанавливается в учетной политике организации.