3. Облік витрат і зобов'язань Облік касових і фактичних видатків

У процесі своєї статутної діяльності бюджетні установи здійснюють різноманітні видатки. Під видатками розуміють суми коштів, витрачених бюджетними установами в процесі господарської діяльності в межах сум, установлених кошторисом – головним плановим та фінансовим документом, що визначає обсяг, цільове призначення та поквартальний розподіл коштів.

Характерною особливістю обліку видатків бюджетних установ є їх поділ на касові та фактичні.

Касовими видатками вважають всі суми, отримані установою з поточних бюджетних рахунків у банку чи реєстраційних рахунків у відповідних органах Державного казначейства для їх використання (витрачання) згідно з кошторисом. При цьому касовими видатками вважаються як кошти, отримані готівкою в касу установи, так і суми, перераховані шляхом безготівкової оплати рахунків. Звідси зрозуміло, що касові видатки не можна ототожнювати (плутати) з касовими операціями. Касові видатки – це не видача грошей з каси установи, а касове виконання бюджету (видача грошей з бюджетних рахунків). Прикладом касових видатків може бути отримання готівки в касу на видачу зарплати, перерахування коштів за матеріали, продукти харчування, обладнання, у фонди на соціальні заходи тощо.

Облік касових видатків ведеться за кодами економічної класифікації, тому в первинних документах на списання грошей з бюджетних (реєстраційних) рахунків обов'язково необхідно вказувати цільове призначення (код) видатків.

Фактичні видатки, на відміну від касових – це дійсні видатки установи для виконання кошторису, що підтверджені відповідними первинними документами. Прикладом фактичних видатків можуть бути операції нарахування заробітної плати працівникам, списання витрачених медикаментів та продуктів харчування, списання витрат на відрядження за поданим авансовим звітом, нарахування внесків до спеціальних фондів на соціальні заходи тощо.

Такий розподіл видатків в обліку визначається необхідністю контролю з боку держави за використанням коштів. Облік касових видатків забезпечує інформацію про касове виконання кошторису та залишки невикористаних асигнувань на кожну конкретну дату. Облік фактичних видатків дає можливість контролювати хід фактичного виконання кошторису видатків установи в цілому та дотримання встановлених норм за окремими статтями і структурними підрозділами. Облік фактичних видатків, як і касових, ведеться за кодами економічної класифікації видатків бюджету.

Касові та фактичні видатки на практиці найчастіше не збігаються у часі, оскільки в їх основу покладено різні принципи запису бухгалтерських операцій: для касових видатків – це касовий метод, при якому запис доходів і видатків здійснюється в момент отримання коштів, незалежно від періоду, до якого вони належать; для фактичних видатків – це метод нарахувань, за яким запис операцій здійснюється в момент їх визначення (нарахування), а не в момент фактичного витра-чання (виплати ) коштів. Наприклад, фактичні видатки за кодами 1110 "Оплата праці працівників бюджетних установ", 1120 "Нарахування на заробітну плату" та деякі інші у часовому вимірі випереджають касові, тобто нарахування заробітної плати та внесків на соціальні заходи відбувається раніше, ніж отримання грошей в касу на виплату зарплати або перерахування коштів у відповідні фонди. За іншими кодами, як правило, касові видатки випереджають фактичні. Наприклад, спочатку перерахування коштів за продукти харчування (касові видатки за кодом 1133), а потім списання витрачених продуктів після їх отримання та використання (фактичні видатки за тим же кодом 1133). Якщо касові та фактичні видатки збігаються у часі (що буває досить рідко), їх називають прямими видатками.

Основні види касових і фактичних видатків у розрізі окремих кодів економічної класифікації видатків бюджету

Коди видат-ків	Касові видатки	Фактичні видатки
1110	Отримано кошти в касу установи для виплати заробітної плати	Нараховано заробітну плату
1120	Перераховано у Пенсійний фонд, фонди соціального страхування, нарахування на зарплату і відрахування із зарплати	Нараховано внески на соціальні заходи та відрахування із заробітної плати
1131	Перераховано кошти за канцелярське приладдя, інші господарські матеріали	Списано канцелярське приладдя та витрачені господарські матеріали

1132	Перераховано кошти постачальникам за медикаменти і перев'язувальні засоби	Списано витрачені медикаменти і перев’язувальні засоби
1133	Перераховано кошти постачаль-никам за продукти харчування	Списано витрачені продукти харчування
1140	Отримана готівка для видачі під звіт на відрядження	Списано на видатки суму авансового звіту про відрядження
1163	Перераховано кошти за вико-ристану електроенергію та ін.	Списано на видатки вартість використаної електроенергії на підставі документів електропоста-чальницької організації

Порядок обліку касових і фактичних видатків регулюється "Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ" та "Порядком застосування плану рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ", затвердженими ДКУ 10.12 1999р. № 114.

Облік касових видатків ведеться на синтетичних рахунках 31 "Рахунки в банках" та 32 "Рахунки в казначействі" у розрізі відповідних субрахунків. Ці рахунки є активними, грошовими. За дебетом відображаються суми грошових коштів, що були отримані у вигляді фінансування і плати за надані послуги, а за кредитом – використання вказаних грошових коштів та повернення плати.

Облік операцій з руху грошових коштів при меморіально-ордерній формі обліку в бюджетних установах ведеться в "Накопичувальних відомостях руху грошових коштів загального (спеціального) фонду в органах Державного казначейства України (установах банків)" т.ф. № 381 (бюджет) і 382 (бюджет) – меморіальні ордери № 2 і № 3, затверджених наказом ДКУ від 27.07. 2000 р. № 68. Якщо в установі використовується журнально-ордерна форма обліку, то такий облік ведеться у журналі 1 типової форми, затвердженої наказом МФУ від 29.12. № 356.

Аналітичний облік касових видатків у бюджетних установах і централізованих бухгалтеріях ведеться у "Картці аналітичного обліку касових видатків" типової форми, затвердженої наказом ДКУ від 06.10.2000 р. Картка ведеться у розрізі кодів економічної класифікації видатків. При цьому для кожного коду функціональної класифікації видатків, для загального і спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складають окремі картки. Картка відкривається на місяць і заповнюється щодня бухгалтером на підставі виписок органу Державного казначейства (установи банку) з реєстраційних (поточних бюджетних) рахунків. Суми відшкодованих касових видатків записують на зворотному боці картки.

Схема обліку касових видатків бюджетних установ

Облік фактичних видатків ведеться на активних затратних рахунках 80 "Видатки загального фонду" та 81 "Видатки спеціального фонду" у розрізі відповідних субрахунків. За дебетом цих рахунків відображають суми фактичних видатків, проведених упродовж року, за кредитом – наприкінці року списання сум фактичних видатків на результат виконання кошторису.

При меморіально-ордерній формі облік фактичних видатків бюджетних установ ведеться у меморіальних ордерах № 5 "Зведення розрахункових відомостей із заробітної плати та стипендій" т.ф. 405 (бюджет), № 6 "Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими кредиторами" т.ф. № 409 (бюджет), № 7 "Накопичувальна відомість за розрахунками в порядку планових платежів" т.ф. № 410 (бюджет), №8 "Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами" т.ф. 386 (бюджет), № 12 "Зведена накопичувальних відомостей про витрачання продуктів харчування" т.ф. № 411 (бюджет), № 13 "Накопичувальна відомість витрачання матеріалів" т.ф. 396 (бюджет). При журнально - ордерній формі облік фактичних видатків ведеться у журналах 3 і 5.

Аналітичний облік фактичних видатків бюджетних установ ведеться у спеціальній "Картці аналітичного обліку фактичних видатків" типової форми, затвердженій ДКУ одночасно з формою картки обліку касових видатків (06.10.2000 р., наказ № 100). Картка фактичних видатків ведеться щомісячно у розрізі кодів економічної класифікації видатків. При цьому для кожного коду функціональної класифікації видатків, для загального і спеціального фондів, для кожного виду коштів спеціального фонду складають окремі картки. Записи в картки про суми фактичних видатків здійснюють на підставі даних меморіальних ордерів і доданих до них первинних документів. Суми відшкодованих фактичних видатків записують на зворотному боці картки.

Схема обліку фактичних видатків бюджетних установ

Синтетичний та аналітичний облік проведених видатків ( у тому числі за особовими картками) ведеться за правилами, встановленими Державним казначейством України.

Порядок ведення бухгалтерського обліку про надходження і використання коштів для розпорядників бюджетних коштів установлюється окремими нормативно-правовими актами Державного казначейства України.

Звіти складаються за формами та порядком, установленим Державним казначейством України. Основним принципом складання форм фінансової та статистичної звітності є використання економічних показників безпосередньо із баз даних Державного казначейства. Згідно з цим принципом Державне казначейство України встановлює конкретні форми звітності на підставі значень економічних показників, які містяться у базах даних.

Для обліку видатків бюджетних установ планом рахунків бухгалтерського обліку передбачено восьмий клас рахунків "Витрати", що складається з трьох рахунків:

80 "Видатки із загального фонду";

81 "Видатки спеціального фонду";

82 "Виробничі витрати".