2. Облік надходження необоротних активів. Синтетичний і аналітичний облік основних засобів

У процесі здійснення статутної діяльності в установах невиробничої сфери постійно відбуваються господарські операції щодо надходження й оприбуткування основних засобів та інших необоротних матеріальних активів. Основні засоби в установу надходять внаслідок їх придбання, будівництва за рахунок бюджетних асигнувань, безоплатного одержання (від інших установ за розпорядженням вищих керівних органів, від спонсорів, як гуманітарна допомога), виготовлення у власних майстернях, вирощування тварин у власному господарстві, вирощування багаторічних насаджень, оприбуткування надлишків, виявлених при проведенні інвентаризації не повністю використаних засобів при виконанні господоговірних науково-дослідних робіт і залишених замовником у користування установі тощо.

У більшості випадків надходження складних і дорогоцінних основних засобів оформлюють "Актом приймання-передавання основних засобів", т.ф. ОЗ-1 (бюджет), що складається на кожний окремий об'єкт основних засобів, який надходить шляхом придбання або безоплатної передачі від інших організацій. На об'єкт, що був в експлуатації, робиться запис на суму зносу. Для прийняття об'єктів основних засобів наказом керівника установи створюється комісія, яка складає акт у двох примірниках: один для установи, яка здає, другий – для установи, яка приймає. Акт затверджується керівником установи. Після оформлення акт разом з технічною документацією, що стосується даного об'єкта, передається в бухгалтерію (централізовану бухгалтерію). Складання загального акта на оформлення прийняття декількох об'єктів основних засобів дозволяється лише при обліку господарського інвентарю, інструменту, обладнання та інших однотипових об'єктів, які мають однакову вартість.

Форма ОЗ-2 (бюджет) "Акт прийняття-здання відремонтованих, реконструйованих та модернізованих об'єктів", яка застосовується для оформлення прийняття-здання основних засобів після капітального ремонту, реконструкції та модернізації. Акт складається у двох примірниках і підписується представником установи, уповноваженим на прийняття основних засобів після ремонту, та представником підприємства (організації), яке виконувало їх ремонт, реконструкцію чи модернізацію. В акті вказується кошторисна вартість ремонту, реконструкції, модернізації згідно з затвердженим розрахунком витрат, необхідних для їх здійснення, і фактична вартість закінчених робіт. Перший примірник акта здається в бухгалтерію установи для внесення відповідних записів в інвентарних картках обліку основних засобів. Другий примірник передають підприємству, яке виконувало ремонт, реконструкцію чи модернізацію. Зміни в характеристиці об'єкта, пов'язані з його ремонтом, реконструкцією чи модернізацією, вносяться у відповідний розділ акта та у технічний паспорт об'єкта.

Для синтетичного обліку основних засобів "Планом рахунків бухгалтерського обліку бюджетних установ" передбачено рахунки 10 "Основні засоби" та 11 "Інші необоротні матеріальні активи". Необхідність застосування двох рахунків для цих цілей зумовлена великою різноманітністю, різним призначенням та вартістю таких засобів.

Рахунок 10 "Основні засоби" поділяється на такі субрахунки:

101 "Земельні ділянки";

102 "Капітальні витрати на поліпшення земель";

103 "Будинки та споруди";

104 "Машини та обладнання";

105 "Транспортні засоби";

106 "Інструменти, прилади та інвентар";

107 "Робочі та продуктивні тварини";

108 "Багаторічні насадження";

109 "Інші основні засоби ".

Рахунок 11 "Інші необоротні матеріальні активи" у своєму складі має такі субрахунки:

111 " Музейні цінності, експонати зоопарків, виставок";

112 "Бібліотечні фонди";

113 "Малоцінні необоротні матеріальні активи";

114 "Білизна, постільні речі, одяг та взуття";

115 "Тимчасові нетитульні споруди";

116 "Природні ресурси";

117 "Інвентарна тара";

118 "Матеріали довготривалого використання для наукових цілей";

119 " Необоротні матеріальні активи спеціального призначення".

Синтетичний облік основних засобів та інших необоротних ма-теріальних активів ведеться у книзі Журнал-головна у розрізі окремих субрахунків. Записи до цієї книги здійснюють на підставі попередньо складених меморіальних ордерів – накопичувальних відомостей за рахунками обліку грошових коштів та розрахунків (класи 3 "Кошти, розрахунки та інші активи" і 6 "Поточні зобов'язання"). При комп'ютеризації обліку з цією метою використовують відповідні машинограми: "Головна книга", "Оборотна відомість основних засобів" та ін.

Бухгалтерські проводки з обліку надходження основних засобів

	Зміст господарської операції	Кореспондуючі рахунки
		Д-т	К-т
1	Одержано основні засоби, оплачені вищою організацією за рахунок бюджетних асиг­нувань, оприбутковані лишки виявлені при інвентаризації, оприбутковано конфіско­ване майно у випадках, передбачених за­конодавством на суму первісної або залишкової вартості (для засобів, що були раніше у використанні)	101–119	401
	на суму зносу для засобів, що раніше були у використанні	103–119	131,132
2	Прибуткуються основні засоби, придбані за рахунок коштів загального фонду на первісну, вартість придбання (без ПДВ і суми копійок)	101–119	311, 321, 364, 362, 675
	на суму ПДВ	801,802	311,321,364,362,675
	на суму зносу для засобів, що раніше були в експлуатації	103–119	131,132
	на суму копійок у первісній вартості засобів (крім бібліотечних фондів)	801,802	311,321,364, 362,675
	одночасно другий запис про створення фонду в необоротних активах (на первісну вартість без ПДВ і суми копійок)	801,802	401
3	Прибуткуються основні засоби, придбані за рахунок коштів спеціального фонду на повну первісну (купівельну) вартість (без ПДВ і суми копійок)	101–119	311,323,364, 362,675
	на суму ПДВ включено до податкового кредиту	641	313,323,364, 362,675
	на суму ПДВ не включено до податкового кредиту	811,813	313,323,364, 362,675
	на суму зносу для засобів, що раніше були в експлуатації	103-119	131,132
	на суму копійок у первісній вартості засобів ( крім бібліотечних фондів)	811,813	313,323,364, 362,675
	одночасно другий запис на суму первісної вартості (без ПДВ і без копійок)	811,813	401
4	Прибуткуються основні засоби, виготов­лені у власній виробничій майстерні на суму фактичної собівартості (без копійок)	104–119	821,824
	на суму копійок	801,802, 811–813	821,824
	одночасно другий запис (на суму без копійок)	801,802, 811–813	401
5	Переводяться малоцінні та швидкозношу­вані предмети до складу необоротних акти­вів
	списання МШП	411	221
	оприбуткування необоротних активів	104, 111, 107–109, 113–115, 117		401,131,132

Аналітичний облік основних засобів ведеться на інвентарних картках типових форм № 0З-6 (бюджет), № 0З-8 (бюджет) і № 0З-9 (бюджет).

"Інвентарна картка обліку основних засобів у бюджетних установах" т.ф. № 0З-6 (бюджет) заводиться на кожний інвентарний об'єкт (предмет) основних засобів. Інвентарна картка т.ф. 0З-8 (бюджет) використовується для обліку тварин і багаторічних насаджень. У цих картках наводяться дані, що характеризують індивідуальні особливості об'єкта обліку, а також бухгалтерські записи щодо дати оприбуткування, усіх внутрішньогосподарських переміщень, дати і причини вибуття. Звичайно у картках наводиться інвентарний номер об'єкта, синтетичний рахунок і субрахунок, на якому цей об'єкт враховується, його первинна вартість, річна сума та останній рік нарахування зносу. Складає і підписує інвентарну картку бухгалтер на підставі відповідних первинних документів.

Інвентарна картка т.ф. 03-9 (бюджет) застосовується для групового обліку однотипних об'єктів основних засобів, які мають одне й те ж призначення, однакову технічну характеристику і вартість. Такі картки заводять на матеріально відповідальних осіб. У них враховують однотипні інструменти, столовий і кухонний інвентар, бібліотечні фонди, сценічно-постановочні засоби, малоцінні необоротні матеріальні активи тощо. Записи в картках здійснюють окремо на кожний предмет із зазначенням його інвентарного номера та суми вартості.

Масовий інвентар (парти, столи, інструменти й інші предмети) можна записувати загальними сумами, вказуючи кількість одиниць та їхні інвентарні номери.

Для обліку бібліотечних фондів відкривається одна картка. Облік провадиться тільки у вартісному вираженні загальною сумою.

Для сценічно-постановочних засобів картки відкриваються на матеріально відповідальних осіб і ведуться з предметів одного найменування, близьких за розмірами, якістю матеріалу і ціною. Записи в картки здійснюють у кількісному і вартісному обчисленні.

Інвентарні картки зберігаються в спеціально обладнаних ящиках-картотеках у бухгалтерії, де вони розподіляються за відповідними субрахунками та підгрупами з внутрішнім підрозподілом за матеріально відповідальними особами, а в централізованих бухгалтеріях – за обслуговуваними установами.

Картотеки повинні мати ряд пристосувань, які полегшують роботу бухгалтеру: опорні пластинки – для підтримання карток у вертикальному положенні, розподілювачі – для групування карток за подібними ознаками, індикатори – для позначення шифру, букви, або іншої умовної ознаки групи об'єктів обліку, відокремлених розподілювачем. Індикатори часто закріплюють безпосередньо на розподілювачах. Останні можуть виконувати одночасно і роль опорних пластинок.

Для контролю за збереженням інвентарних карток їх реєструють у спеціальному "Описі інвентарних карток з обліку основних засобів" т.ф. № 03-10 (бюджет), яка ведеться в бухгалтерії в одному примірнику.

Для контролю за правильністю бухгалтерських записів на рахунках синтетичного й аналітичного обліку щоквартально складають оборотні відомості з кожної групи аналітичних рахунків, які об'єднані відповідними субрахунками та синтетичними рахунками. Підсумки оборотів і залишків, визначені в оборотних відомостях, звіряють з підсумком оборотів та залишком на відповідному субрахунку в книзі Журнал - головна. Цим забезпечується тотожність даних синтетичного й аналітичного обліку.