2. Облік матеріалів і продуктів харчування

Під матеріалами бюджетних установ розуміють різноманітні речові елементи, що використовуються в процесі господарської діяльності як предмети праці. На відміну від виробничої сфери, де матеріали переносять свою вартість на собівартість продукції, вартість спожитих матеріалів бюджетною установою відноситься на її фактичні видатки.

Важливим моментом обліку матеріалів є їх оцінка. Матеріали в обліку та звітності відображаються за купівельною ціною, а націнки, транспортні видатки, сума ПДВ списуються на фактичні видатки установи. За облікову ціну приймають фіксовані ціни на рік (усередині) чи середньозважені ціни.

Періодично, як правило внаслідок чергового підвищення цін на матеріальні цінності, бюджетні установи здійснюють їх дооцінку. Порядок проведення дооцінки регулюється Державним казначейством України.

Матеріальні запаси бюджетних установ нормуються. Норми запасів матеріальних цінностей визначаються в мінімальних розмірах, що забезпечують безперервну роботу установи, і встановлюються в днях або відсотках до їх річного споживання. Величина норми запасів матеріалів залежить від норм та обсягів їх споживання, організації матеріально-технічного забезпечення та умов зберігання. Виконання норм запасів матеріалів є одним із напрямів дотримання фінансової дисципліни бюджетними установами.

До головних завдань обліку матеріалів відносять:

• правильне і своєчасне документальне оформлення операцій по надходженню, руху та вибуттю матеріалів;

• контроль за зберіганням та рухом матеріалів на складі;

• контроль за раціональним використанням матеріалів та додержанням норм їх використання.

У процесі господарської діяльності бюджетних установ відбувається рух матеріалів, який включає послідовні операції: надходження, передача в межах установи та витрачання (чи реалізація). Зазначені операції відображаються в обліку за допомогою первинних документів, оформлених належним чином.

Основними документами щодо надходження матеріалів виступають рахунки-фактури, прибуткові накладні, копії залізничних накладних, акти прийняття матеріалів. У цих документах фіксуються наступні відомості: від кого надійшли матеріали або продукти харчування, найменування, сорт, кількість (вага), ціна, сума, дата надходження на склад та підпис матеріально відповідальної особи, яка одержала цінності. Якщо при прийнятті матеріалів на склад не виявлено розбіжностей між їх фактичною наявністю і документальною кількістю, матеріали можуть бути оприбутковані без виписки додаткових документів. Якщо при оприбуткуванні виявлено пошкодження чи втрати матеріалів внаслідок транспортування, бюджетні установи складають комерційний акт, який передається транспортній організації, що виконувала доставку матеріалів. Якщо розбіжності виявлено при оприбуткуванні матеріалів на склад, складається акт приймання за спеціальною формою, в якому фіксуються найменування матеріалів, одиниця виміру, шифр субрахунку, номенклатурний номер, фактична кількість, ціна та сума. Акт у двох примірниках складається приймальною комісією з обов'язковою участю завідувача складу та представника від постачальника або сторонньої організації. Один примірник акта використовується для обліку прийнятих матеріальних цінностей, другий – для направлення претензійного листа постачальнику.

На підставі зазначених документів робиться запис операцій по надходженню матеріалів у відповідні облікові реєстри.

Витрати на наймання транспорту для перевезення не відносять на збільшення вартості придбаних цінностей, а списують на відповідні статті видатків за рахунок асигнувань, на які цінності придбано. Видатки на доставку продуктів харчування, медикаментів і перев'язувальних засобів відносять на код 1135 " Оплата транспортних послуг та утримання транспортних засобів".

Відповідальність за приймання, зберігання та відпуск матеріальних цінностей покладається на матеріально відповідальних осіб згідно з чинним трудовим законодавством. З матеріально відповідальними особами укладається письмовий договір про повну індивідуальну матеріальну відповідальність на підставі однойменного типового договору. В бюджетних установах письмові договори про повну матеріальну відповідальність повинні укладатися із завідувачем господарства, робітниками, що виконують роботи з приймання (видачі) матеріальних цінностей.

Адміністрація установи зобов'язана: створити робітнику умови, необхідні для нормальної роботи та забезпечення збереження матеріальних цінностей; ознайомити з чинним законодавством щодо матеріальної відповідальності робітників та службовців за збитки, нанесені установі, а також чинними інструкціями, нормативами та правилами зберігання, приймання, оброблення, продажу (відпуску), перевезення або застосування в процесі виробництва переданих йому матеріальних цінностей; проводити встановленим порядком інвентаризацію матеріальних цінностей.

Матеріали повинні зберігатися в спеціально пристосованих приміщеннях (складах, коморах), обладнаних ваговимірювальним приладдям , що забезпечують точність підрахунку кількості прийнятих та відпущених матеріалів. Якщо в установі є кілька сховищ (у відділеннях, філіалах), то за кожним із них закріплюється певна група матеріалів. Сховищу надають номер (шифр), який проставляється на всіх прибуткових та видаткових документах. Для забезпечення швидкого приймання та видачі, а також проведення інвентаризації матеріали розміщуються на стелажах, в комірках, піддонах з обов'язковими ярликами на матеріали. В ярликах позначають найменування матеріалів, його марку, сорт, розмір, номенклатурний номер, одиницю виміру, ціну, норму запасу.

Надходження матеріалів оформляється розпискою матеріально відповідальної особи на документах постачальника (рахунку, акті, накладній, товаротранспортній накладній). Оформлення відпуску матеріалів зі складу установи здійснюється на основі документів, затверджених керівником установи.

У бюджетних установах складський облік ведеться, як правило, за двома методами: кількісно-сумовим та оперативно-бухгалтерським.

Кількісно-сумовий метод. Сортовий облік матеріалів ведеться на складі матеріально-відповідальною особою тільки за кількістю.

Оперативно-бухгалтерський метод. На складі матеріально відповідальна особа здійснює кількісно-сортовий облік матеріалів. Записи в картках чи книгах роблять на основі прибутково-видаткових документів. Бухгалтер матеріального відділу систематично, безпосередньо на складі, здійснює прийом зазначених документів, перевіряє картки на повноту, достовірність та своєчасність заповнення, а також проводить вибіркову інвентаризацію (зокрема, дефіцитних та дорогих матеріалів). За даними перевірки складається акт.

У бухгалтерії облік ведеться тільки в грошовому виразі у відомостях прибуття та вибуття матеріалів за субрахунками та матеріально відповідальними особами.

Щомісяця комірник на основі даних складського обліку складає сальдову відомість (книгу залишків матеріалів), в якій по кожному номенклатурному номеру фіксуються кількісні залишки на перше число місяця. В бухгалтерії цю відомість (книгу) перевіряють, визначають суму залишків, які звіряються з даними бухгалтерії. Необхідна умова застосування зазначеного методу обліку матеріалів – наявність твердих цін.