5. Облік розрахунків з дебіторами і кредиторами

На рахунку 36 "Розрахунки з різними дебіторами" обліковуються розрахунки бюджетної установи з різними дебіторами з розподілом на субрахунки:

Субрахунок 361 "Розрахунки за порядком планових платежів ";

Субрахунок 362 "Розрахунки з підзвітними особами";

Субрахунок 363 "Розрахунки з відшкодування завданих збитків";

Субрахунок 364 "Розрахунки з іншими дебіторами".

На субрахунку 361 "Розрахунки за порядком планових платежів" обліковуються розрахунки з постачальниками за порядком планових платежів, коли умовами угоди передбачена сплата не за окремими операціями, а шляхом періодичного перерахування в певні строки і в установлених розмірах (окремі види комунальних послуг тощо). За дебетом цього субрахунку записують суми перерахованих платежів у кореспонденції з кредитом субрахунків обліку грошових коштів, а за кредитом – вартість отриманих матеріальних цінностей, виконаних робіт та послуг у кореспонденції з дебетом рахунків обліку матеріальних цінностей або витрат. Аналітичний облік розрахунків у порядку планових платежів ведуть у Накопичувальній відомості-меморіальному ордері №7 т.ф. № 410 (бюджет), в якій для кожного постачальника відводиться декілька рядків для відображення операцій протягом місяця. Записи у меморіальному ордері здійснюють за кожним документом окремо по мірі їх надходження в бухгалтерію, а залишок на кінець місяця виводять за кожним постачальником та субрахунком у цілому. Підсумки оборотів і сальдо з Накопичувальної відомості-меморіального ордера №7 переносять у книгу Журнал-головна.

На субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами" обліковуються розрахунки з працівниками установи за виданий аванс на господарські видатки або видатки на відрядження.

Більшість розрахунків бюджетні організації здійснюють у безготівковій формі. Але є такі витрати, які з різних причин не можуть бути здійснені шляхом безготівкових розрахунків, їх здійснюють готівкою безпосередньо з каси установи або через підзвітних осіб.

Підзвітними особами можуть бути лише працівники установи, яким видаються аванси на здійснення деяких господарських витрат, на відрядження та наукові експедиції. Через підзвітних осіб може виплачуватися і заробітна плата, якщо в установі за штатним розписом не передбачена посада касира або якщо через віддаленість обслуговуваної установи платіжна (розрахунково-платіжна) відомість не може бути повернута довіреною особою в касу централізованої бухгалтерії протягом трьох робочих днів, відведених на виплату зарплати готівкою.

Готівка видається під звіт з каси установи з дозволу керівника установи і головного бухгалтера і лише на цілі, передбачені кошторисом, у межах сум, отриманих на вказані цілі з рахунка у банку (казначействі), та лише у разі відсутності заборгованості підзвітної особи за раніше утримані аванси. Порядок видачі готівки під звіт на господарські потреби та її використання і подальшого оформлення виправдними документами регулюється п. 2.15 "Положення про ведення касових операцій в національній валюті в Україні", затвердженого НБУ 19.02.2001 р. № 72.

Розмір авансу на господарські потреби не лімітується, але підзвітна особа зобов'язана відзвітувати за отримані кошти не пізніше наступного робочого дня після їх отримання. Інакше видана під звіт готівка, але не витрачена та не підтверджена авансовим звітом і не повернута до каси установи, наступного дня після закінчення зазначеного терміну включається розрахунково до суми фактичного залишку грошей у касі на кінець дня, який порівнюється з встановленим лімітом.

На службові відрядження аванс видається з розрахунку витрат, необхідних відрядженому на оплату вартості проїзду до місця відрядження і назад, добових та наймання житла. Порядок оплати службових відряджень регулюється "Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон", затвердженою МФУ 13.08.1998 р. (з подальшими змінами) та постановою КМУ "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон" від 23.04.1999 р. № 663 ( з подальшими змінами ).

Термін відрядження визначається керівником установи, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, а за кордон – 60. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні про відрядження про дату вибуття та прибуття до місця постійної роботи. При цьому датою повернення вважається день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

За час відрядження виплачуються добові з розрахунку 18 грн. за кожний день перебування у відрядженні, включаючи день від'їзду та день приїзду (незалежно від години від'їзду та приїзду). Дати від'їзду та приїзду (при можливості) звіряють з відмітками на проїзних документах.

За наявності підтверджуючих документів відрядженій особі установою відшкодовується вартість витрат на оплату за житлове приміщення (готель, гуртожиток тощо) у розмірі фактично сплаченої суми з урахуванням додаткових побутових послуг, що надаються у місцях проживання і включені до квитанції (користування холодильником, телевізором, телефоном тощо у межах місця відрядження), але не більше 10% норм добових витрат за всі дні проживання. За бронювання місця в готелі відрядженому відшкодовуються витрати в розмірі не більше 50% вартості проживання за добу згідно з поданими підтверджувальними документами.

Для державних службовців та працівників установ, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних асигнувань, при відрядженні за кордон встановлені граничні норми добових та відшкодування витрат на наймання житлового приміщення залежно від країни відрядження. Так, найнижчі (станом на 1 липня 2003 року) максимальні суми добових (до 25 доларів США) встановлені для відряджених до деяких країн СНД, а найвищі (до 50 доларів США) – при відрядженні до економічно розвинутих країн далекого зарубіжжя (Японія, США, Бельгія, Німеччина та ін.). Максимальні норми витрат на наймання житлового приміщення коливаються від 90 до 250 доларів США на добу.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд до місця відрядження і назад у розмірі вартості проїзду транспортом загального користування з урахуванням усіх витрат, пов'язаних з придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами у поїздах, страховими платежами на транспорті, податком на додану вартість за придбані проїзні документи. Усі ці витрати повинні бути підтверджені відповідними документами в оригіналі.

За час перебування за кордоном працівникові відшкодовуються також витрати:

• на проїзд за місцем відрядження;

• на оформлення закордонних паспортів, отримання віз, обов'язкове страхування;

• на оплату телефонних рахунків тощо.

Якщо у вартість рахунка за проживання в готелі включена вартість харчування, то сума добових зменшується відповідно: при одноразовому харчуванні – на 20%; при дворазовому – на 40% і при триразовому харчуванні в готелі – на 60%. Витрати на побутові послуги в готелях обмежені рамками 10% від норми добових за всі дні проживання, витрати на проживання понад встановлені норми та деякі інші – з дозволу керівника установи.

Порядок видачі та використання підзвітних сум на проведення наукових експедицій регламентується інструкціями Національної академії наук України. Кошти на експедиції видаються відповідно до затвердженого кошторису.

Після повернення з відрядження підзвітна особа зобов'язана протягом трьох робочих днів подати авансовий звіт про витрачені у відрядженні кошти, до якого додаються посвідчення про відрядження з відмітками про дати прибуття і вибуття, а також в оригіналі інші документи, що підтверджують вартість витрат (проїзні квитки, рахунки, чеки, квитанції тощо). Залишок невикористаних коштів підлягає поверненню до каси у тій валюті, в якій був виданий аванс, не пізніше трьох робочих днів після повернення з відрядження.

Працівники бухгалтерії перевіряють правильність оформлення звіту та законність витрачання коштів за призначенням. Перевірений і підписаний бухгалтером звіт подають на затвердження керівникові установи, який зобов'язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення про затвердження звіту.

У разі неподання в строк авансового звіту або неповернення в касу невикористаної суми авансу бухгалтерія має право відрахувати суму заборгованості із заробітної плати підзвітної особи з дотриманням вимог чинного законодавства.

Розрахунки з підзвітними особами обліковують на субрахунку 362 "Розрахунки з підзвітними особами" до синтетичного рахунка 36 "Розрахунки з різними дебіторами". На цьому ж субрахунку обліковують видані в підзвіт талони на бензин, талони на проїзд у міському транспорті та інші грошові документи, а також кошти на виплату зарплати (в окремих випадках).

Розрахунки з підзвітними особами відображають у "Меморіальному ордері № 8 – Накопичувальна відомість за розрахунками з підзвітними особами" т.ф. № 336 (бюджет), записи в якому здійснюють лінійно-позиційним методом, поєднуючи синтетичний та аналітичний облік. При цьому методі в одному рядку записують як суму виданого авансу окремій підзвітній особі, так і суму витрат згідно із затвердженим авансовим звітом, виводять залишок на кінець звітного періоду за підзвітною особою або установою. При видачі одній особі декількох авансів протягом місяця її прізвище буде повторюватися у накопичувальній відомості відповідно до кількості отриманих авансів. Загальні підсумки накопичувальної відомості (за вирахуванням операцій з руху коштів у касі) переносять до книги Журнал-головна.