8.3 Багаторівнева ієрархічна іс «рагс»

Багаторівнева ієрархічна ІС «РАГС» складається із інформаційних підсистем відділів реєстрації актів громадянського стану районних, районних у містах, міських (міст обласного значення) управлінь юстиції, виконавчих органів сільських, селищних, міських (крім міст обласного значення) рад, які проводять реєстрацію народження, смерті, одруження та встановлення батьківства, а також консульських установ і дипломатичних представництв України, які виконують зазначені функції.

Багаторівнева ієрархічна ІС «РАГС» містить:

1) автоматизовану систему реєстрації актових записів, що складається з підсистем «Народження», «Укладання шлюбу», «Розлучення», «Смерть», «Встановлення батьківства», «Усиновлення (удочеріння)», «Зміна прізвища, імені, по батькові», «Відновлення актового запису», «Статистика»;

2) автоматизовану систему «Архів», що складається з підсистем «Народження», «Укладання шлюбу», «Розлучення», «Смерть», «Встановлення батьківства», «Усиновлення (удочеріння)», «Зміна прізвища, імені, по батькові», розроблених з урахуванням усіх змін форм актових записів і законодавства РАГС за період з 1918 року і до цього часу; підсистем «Електронна картотека актових записів» та «Електронна картотека метричних церковних книг», підсистеми «Листи», розробленої з урахуванням специфіки кореспонденції, якою обмінюються органи РАГС з іншими організаціями і між собою;

3) автоматизовану систему «Внутрішня взаємодія», яка забезпечує централізацію даних із районних відділів РАГС, селищних або сільських рад, консульських установ і дипломатичних представництв України у міський або обласний архів як за допомогою каналів зв'язку, так і за допомогою магнітних носіїв інформації (дискет);

4) автоматизовану систему «Зовнішня взаємодія», яка забезпечує інформаційну взаємодію з органами галузевого і територіального управління за даними відділів РАГС, а також обмін інформацією і документами з архівами інших регіонів країни каналами зв'язку із використанням методів криптологічного контролю і захисту від несанкціонованого доступу;

5) інформаційно-довідкову систему «Закон», яка забезпечує правову консультацію із питань реєстрації актів громадянського стану.

Використання системи забезпечує виконання таких функцій:

– ведення актових записів із логічним та юридичним контролем даних, що вводяться;

– автоматизоване формування, перегляд, редагування і друкування актових записів, свідоцтв, довідок, сповіщень, карток, відомостей, статистичної звітності;

– автоматизований пошук актових записів за будь-якими реквізитами, що мають юридичні наслідки;

– формування і ведення архівів у всіх архівних фондах (метричних церковних книгах будь-яких релігійних конфесій, актових записах за період із 1918 р. й донині, консульських установ і дипломатичних представництв);

– формування і ведення електронних картотек по всіх архівних фондах;

– формування і ведення довідників і словників архівів відділів РАГС, селищних і сільських рад, церков, консульських установ, формулювань, що вносяться в графу «особливі позначки» актового запису відповідно до вимог законодавства РАГС із 1918 року й донині та ін.;

– формування і видача описів архівних фондів по всіх архівах та одиницях зберігання;

– облік зберігання і витрачання гербових бланків свідоцтв;

– оперативний контроль керівників за діяльністю персоналу відділу РАГС і архіву;

– одержання юридичних консультацій із питань реєстрації актів громадянського стану в автоматизованому режимі;

– видання необхідної інформації по матеріалах відділів РАГС органам галузевого і територіального управління, а також у військкомати, органи соціального забезпечення і соціального захисту, органи внутрішніх справ тощо;

– автоматизоване збирання і централізація даних в міському або обласному архіві;

– обмін інформацією і документами з іншими регіонами країни;

– актуалізація бази даних «Регістр населення».