26. Понятие жизненного цикла проекта.

Каждый проект независимо от его сложности и объема работ, необходимых для его выполнения, проходит в своем развитии оп­ределенные состояния: от состояния, когда "проекта еще нет", до состояния, когда "проекта уже нет".

Это упрощенное представление о "начале" и "конце" жизни про­екта требует уточнения.

Что считать началом проекта? Иногда это момент рождения идеи, особенно если ее рождению предшествовал скрупулезный поиск.

Для деловых людей начало проекта связано скорее с началом его реализации и началом вложения денежных средств в его выпол­нение.

Некоторое время назад концом существования проекта считалось завер­шение работ над его реализацией, то есть ввод в действие объектов, начало их эксплуатации и использования результатов выполнения проекта.

Однако в последние годы точка зрения на эту проблему изменилась в свя­зи с осознанием того факта, что общие расходы по проекту и общие доходы от его реализации в значительной степени зависят от периода использования результатов выполнения проекта, вплоть до вывода из эксплуатации его объ­ектов.

Организацию, начинающую работу над проектом, интересует не сам про­ект как таковой, а результат его выполнения, продукт, который будет произво­диться, прибыль, которую она будет получать от реализации этого продукта.

Для других же организаций, участвующих в проекте в качестве исполните­лей отдельных этапов или работ, концом чаще всего является прекращение этих работ.

Концом проекта может быть:

• завершение работ над его реализацией, то есть ввод проекта в действие;

• перевод персонала, выполнявшего проект, на другую работу;

• достижение проектом заданных результатов;

• прекращение финансирования проекта;

• начало работ по внесению в проект серьезных изменений, не предусмотренных первоначальным замыслом (модернизация);

• вывод объектов проекта из эксплуатации (ликвидация);

Промежуток времени между моментом появления проекта и моментом его ликвидации называется жизненным циклом проекта (иногда говорят - проектным циклом).

1.3. Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл означает, что проекты имеют ограниченный отрезок времени существо­вания, и что существуют предсказуемые изменения в уровне усилий и вни­мания к жизни проекта. В литературе по управлению проектом существу­ет несколько моделей жизненного цикла. Многие из них применимы к кон­кретной отрасли промышленности или типу проекта. Например, проект разработки нового программного обеспечения может состоять из 5 фаз: постановка задачи (определение сути работ), проектирование, кодирова­ние (программирование), интеграция/тестирование и эксплуатация.

В общем виде цикл представлен на рис. 1.3.

Рис. 1.3. Жизненный цикл проекта

Жизненный цикл проекта, как правило, последовательно проходит через четыре стадии: определение, планирование, выполнение и предос­тавление (сдача) результатов клиенту. Все начинается с того момента, ког­да проекту дают добро. Проект разворачивается медленно, постепенно уси­лия достигают пика и затем сходят «на нет» при сдаче проекта заказчику. На стадии «определения» проект конкретизируется (определяются специ­фикации); устанавливаются цели проекта; формируются команды; опре­деляются обязанности. На стадии «планирования» уровень усилий возра­стает, разрабатываются планы, чтобы определить, что повлечет за собой выполнение проекта, когда его нужно завершить, кому он принесет пользу, какой уровень качества работ необходимо поддерживать и какова будет смета затрат. На стадии «выполнения» производится основная часть про­ектных работ – и физических, и умственных. Создается материальный продукт (например, мост, отчет, вычислительная программа), В целях кон­троля проверяют, укладывается ли проект в график работ, в смету, соот­ветствует ли он утвержденным спецификациям. Каковы прогнозы по каж­дому из этих параметров? Какие изменения необходимо внести? На ста­дии «доставки» обычно выполняют две вещи: доставляют готовый продукт-проект заказчику и переразмещают ресурсы проекта. Доставка проектного продукта может предполагать обучение заказчика и передачу ему необходимой документации. Переразмещение обычно означает выс­вобождение оборудования (и/или материалов) на другие проекты и фор­мирование новых заданий для членов проектной группы.

На практике жизненный цикл проекта используется некоторыми про­ектными группами для определения времени выполнения основных зада­ний в течение выполнения проекта в целом. Например, группа дизайна может спланировать основные усилия на стадии определения, в то время как группа качества, естественно, сосредоточивает свои основные усилия на последних стадиях жизненного цикла проекта. А так как в большинстве организаций есть целый портфель проектов, выполняющихся одновремен­но, и каждый из них находится на своей стадии жизненного цикла, то тща­тельное планирование и управление и на уровне организации, и на уровне проекта является крайне важным.

Жизненный цикл проекта имеет определенные начальную и конечную точки, которые могут быть привязаны к временной шкале. Проект в своем естественном развитии проходит ряд отдельных фаз, показанных на рис. 1.4. Жизненный цикл проекта включает все фазы от момента инициации до момента завершения. Переходы от одной фазы к другой редко четко определены, за исключением тех случаев, когда они формально разделяются принятием предложения или получением разрешения на продолжение работы.

Рис. 1.4. Движение проекта по фазам жизненного цикла

Результатом каждой фазы проекта является создание нового промежуточного продукта (результата); при этом результат одной фазы является основным ис­ходным материалом для следующей.

Скорость потребления ресурсов в проекте меняется, обычно возрастая от од­ной фазы к другой до тех пор, пока не начнет быстро уменьшаться на заверша­ющей фазе цикла. Персонал, его квалификация, организации и другие ресурсы, задействованные в проекте, меняются на каждой фазе жизненного цикла проек­та. Нередко происходит частичное совмещение или одновременное выполнение фаз проекта. Это усложняет планирова­ние проекта и координацию усилий его участников, а также делает более важной роль менеджера проекта. По завершении каждой фазы наступают моменты при­нятия ключевых решений; проводится анализ состояния всего проекта, на осно­вании чего принимается решение об осуществлении следующей фазы, закрытии проекта или повторном выполнении работ предыдущей фазы.

Оговоренный контрактом результат напрямую связан со временем и денеж­ными средствами для его достижения. Неопределенность каждой из этих вели­чин снижается по мере завершения каждой последующей фазы жизненного цикла проекта. На рис. 1.5 показано снижение неопределенности времени завершения и стоимости проекта к концу каждой фазы. Для первой из них неопределен­ность проиллюстрирована самым большим кругом. Область неопределенности уменьшается с каждой последующей фазой, что проиллюстрировано кругами все меньшей площади, и сводится к нулю в момент фактического завершения проекта. Данная общая характеристика проектов требует внедрения методов и систем планирования и управления проектом, позволяющих как можно рань­ше и точнее прогнозировать время его завершения и стоимость.

Важно отметить, что многие проекты не двигаются дальше фазы формирования концепции или фазы определения. Практически всегда (это верно почти для всех категорий проектов в различ­ных секторах экономики) количество идей, являющихся исходным материалом для фазы формирования концепции проекта, значительно превышает количест­во принятых к воплощению в виде проектов. Например, проекты по производ­ству новых продуктов отклоняются, если не удовлетворяют критериям отбора; иногда отклоняются и даже вынужденно уступаются конкурентам и предложения по разработке и созданию новых средств производства. Причины успеха или не­удачи проекта часто заложены на ранних его фазах, в то время как результат ста­новится очевиден, когда проект приближается к завершению.

Как правило, именно по завершении фазы подготовки концепции проекта (или эквивалентной ей) и принятии решения о выделении значительных де­нежных средств появляются все основания полагать, что проект пройдет через оставшиеся фазы. Именно в этот момент проект утверждается и заключается контракт, или, например, выделяются денежные средства на разработку про­дукта. Именно тогда чаще всего назначается менеджер проекта с полной заня­тостью (если это оправдано), как будет показано ниже.

Другой особенностью проектов является то, что стоимость ускорения проекта возрастает экспоненциально по мере при­ближения времени завершения. Стоимость компенсации упущенного времени обычно стремительно возрас­тает с каждой последующей фазой проекта. Эта характеристика подчеркивает необхо­димость комплексного контроля за исполнением проекта на всех его фазах и обращения особого внимания на инициацию и ранние фазы проекта для пре­дотвращения задержек и сокращения срока исполнения.

Рис. 1.5. Неопределенность в отношении времени и стоимости осуществления всего проекта на разных фазах