Мероприятия по завершению проекта.
Закрытие проекта (Project Close Out) – завершение и закрытие проекта, включая разрешение всех спорных вопросов.
Как правило, закрытие проекта включает в себя следующие группы задач:
завершение работ по созданию продукта проекта,
передачу результатов проекта заказчику,
расформирование команды проекта,
анализ опыта проекта, документирование.
Завершение работ по созданию продукта проекта
В ходе закрытия проекта следует убедиться, что все работы выполнены. Для этого планируются и реализуются контрольные мероприятия: проводится анализ и составляется перечень невыполненных работ, осуществляется детальное планирование их выполнения, организуются ежедневные оперативные совещания. Многие руководители проектов создают отдельную группу специалистов, основная задача которой – выявление оставшихся работ и их завершение.
По окончании проекта необходимо убедиться, что:
все контракты выполнены и закрыты, все акты подписаны, расчеты произведены;
все работы по проекту завершены и приняты, проверено качество их выполнения;
все члены команды проекта официально освобождены от исполнения возложенных обязанностей.
Зачастую, по мере приближения проекта к завершению, энтузиазм команды проекта падает, члены команды начинают думать о новых проектах, что, естественно, приводит к снижению концентрации внимания на целях проекта. Все это обуславливает тот факт, что во многих весьма успешно реализуемых проектах именно на стадии закрытия случаются существенные ошибки, часто ставящие под сомнение успешность проекта в целом.
Одна из ключевых проблем, с которой сталкивается руководитель в процессе закрытия проекта, – поддержание высокой эффективности работы команды проекта.
Передача результатов проекта заказчику
Процесс передачи продукта включает в себя не только фактическую и документальную передачу результата проекта его заказчику, но и обучение пользователей данного продукта. На этом этапе заказчику передаются права на созданный продукт, а также ответственность за него (за исключением случаев гарантийных обязательств). Кроме того, заказчику передается документация, необходимая для дальнейшей эксплуатации созданного продукта (исполнительные чертежи, иная техническая документация).
Рис. 1
Расформирование команды проекта
Любой проект ограничен во времени, поэтому рано или поздно перед руководителем встает задача роспуска команды проекта. Расформирование команды может производиться как постепенно, по мере завершения отдельных этапов, так и единовременно, по окончании проекта в целом. Можно говорить о жизненном цикле не только проекта, но и его команды. Каждый этап жизненного цикла команды проекта характеризуется определенными признаками, в большей либо меньшей степени присущими любым проектным командам (см. Рис. 1).
Одна из ключевых проблем, с которой сталкивается руководитель в процессе закрытия проекта, – поддержание высокой эффективности работы команды проекта. Как показывает практика, члены команды концентрируют свои усилия на завершении проекта в том случае, если они уверены в своем будущем и имеют четкую перспективу своей дальнейшей профессиональной деятельности. Поэтому на заключительной фазе жизненного цикла проекта особое внимание следует уделять эмоциональному состоянию членов проектной команды, а процедура расформирования должна быть проведена максимально бережно.
Каждому члену команды необходима объективная оценка его деятельности. Люди должны видеть результаты своих усилий и ощущать удовлетворение от проделанной работы.
Особо остро стоит вопрос о расформировании команды проекта в том случае, если проект по тем или иным причинам провалился, и команда расформировывается в ситуации недостижения запланированных целей. В этом случае члены команды должны понимать, почему проект не был успешным, какие ошибки привели к прекращению работы над проектом. Такое понимание, спокойный обстоятельный разбор ошибок позволят избежать угнетенного состояния и негативного эмоционального настроя.
Анализ опыта проекта, документирование
Каждый проект, независимо от того, успешен он или нет, позволяет команде, работающей над его реализацией, получить уникальный опыт. Поэтому анализ достижений и ошибок, выявление новых управленческих приемов становятся важными задачами заключительной фазы жизненного цикла проекта.
Как показывает практика, члены команды концентрируют свои усилия на завершении проекта в том случае, если они уверены в своем будущем и имеют четкую перспективу своей дальнейшей профессиональной деятельности.
Выбор метода проведения такого анализа зависит от величины проекта. Так, для небольших проектов бывает достаточно заключительного отчетного совещания, на котором дается постпроектная оценка.
Другим успешно используемым приемом является интервью с представителями заказчика. Цель такого интервью – выявить отношение заказчика к процессу реализации и результатам проекта. Не секрет, что видение заказчиком и командой проекта одних и тех же событий и оценка результатов часто существенно отличаются между собой. Поэтому очень важно понять, подтвердились ли первоначальные ожидания заказчика проекта, удовлетворен ли он результатами проекта и процессом его реализации.
Для масштабных проектов возможен постпроектный аудит, который проводится командой проекта (внутренний аудит) либо привлеченными консультантами (внешний аудит).
Для того чтобы уроки, извлеченные при реализации проекта, могли быть использованы в будущем, их необходимо сохранить – задокументировать. Сохранение полученных уроков уже не повлияет на успешность завершенной работы, однако может играть ключевую роль для будущих проектов.