Планирование

1. состава персонала,

2. потребностей в персонале,

3. набора персонала,

4. высвобождение персонала,

5. использования занятости,

6. изменений персонала,

7. развития персонала,

8. планирование затрат на персонал.

Вместе с тем такое деление на подразделы не может раз и навсегда заданным и должно учитывать специфику каждого предприятия.

1 - Планирование состава персонала.

Фактический состав персонала является основой для его планирования и претерпевает два вида изменений:

автономные, которые не оказывают на работодателя никакого влияния (поступление на работу после армии, увольнение в армию)

инициированные, которые происходят в зависимости от воли работодателя (принятие обязательств связанных с образованием или уход, связанный с образованием).

2 - Планирование потребностей в персонале.

Это первоначальный этап планирования целью, которого является определение качественной и количественной потребности в персонале, обусловливающий производительность предприятия.

При качественном планировании определяются способности и знания, которыми должен обладать каждый сотрудник, чтобы соответствовать занимаемому им рабочему месту.

Количественное планирование определяет число сотрудников по категориям персонала, которые задействованы в выполнении четко определенных заданий.

Планирование потребностей персонала включает разработку прогноза будущего состава. Для этого определяют категории сотрудников, выясняется их готовность к работе.

Существуют следующие категории сотрудников:

• занятые полный рабочий день,

• частично занятые,

• находящиеся в долгосрочных отпусках.

3 - Планирование набора персонала.

Оно является следствием планирования потребности в персонале и базируется на прогнозе, на основании которого определяется потребность в замене или дополнительном наборе сотрудников.

Качественное и количественное планирование набора персонала состоит в определении количества сотрудников каждой категории персонала, которые должны быть наняты на работу. При этом следует различать набор сотрудников, связанных с заменой, и набор новых кадров.

Набор персонала выполняет различные подфункции, на основании которых выделяют 4 подраздела планирования набора персонала:

1. планирование найма персонала охватывает размещение рекламы предприятия, а также ознакомление потенциальных кандидатов с потребностью в персонале при помощи различных источников найма рабочей силы (публикация предложения рабочих мест);

2. планирование выбора из претендентов достигается различными инструментами и способами, которые ориентируются на стратегическую политику набора персонала предприятия;

3. при планировании принятия на работу принимаются во внимание элементы законодательства (например, заключение трудовых договоров);

4. планирование внедрения сотрудников заключается в освоении специальности новыми сотрудниками и их интеграции в предприятие.

4 - Планирование высвобождения персонала.

Приобретает все большее значение, особенно в связи с экономической ситуацией. Этот процесс выполняет задачи, возникающие при появлении излишка запланированной рабочей силы по сравнению с запланированной потребностью в рабочей силе.

Для этого необходимо выяснить причины образования планируемого излишка рабочей силы (в каком подразделении предприятия он возник):

1 - сначала намечаются мероприятия:

• снижающие сверхурочные рабочие часы, или

• прекращается принятие на работу (но это не приводит к уменьшению количества персонала).

2 - затем проводятся мероприятия:

• направленные на снижение количества сотрудников, преимущественно добровольно (досрочная отправка на пенсию с оплатой полной пенсии).

3 - в последнюю очередь должны проводиться мероприятия:

• по увольнению сотрудников, деятельность и права которых четко ограничены трудовым законодательством и тарифным договором.

5 - Планирование использования персонала.

Это планирование занимается выделением сотрудников в распоряжение отдельных цехов и отделов предприятия. При этом учитываются качественные, количественные и временные аспекты планирования. Персонал используется таким образом, чтобы задания предприятия были выполнены по возможности наиболее эффективно.

Также это планирование индивидуального рабочего времени каждого сотрудника, куда входит разработка:

• планов рабочих смен,

• планов по применению временной и частично задействованной рабочей силы,

• организацию использования сотрудников при нестабильном рабочем цикле (сезонные изменения в розничной торговле).

6 - Планирование изменений персонала.

При планировании использования персонала определяется, какие изменения в коллективе должны быть проведены в конкретном промежутке времени. В качестве конечных результатов планирования изменений состава персонала могут выступать: набор персонала, высвобождение персонала, развитие персонала.

7 - Планирование развития персонала.

Задачей этого планирования является определение будущих требований, предъявляемых к рабочим местам, и планирование мероприятий, необходимых для профессионального развития сотрудников, планирование карьеры.

Все мероприятия по развитию персонала должны быть нацелены на упразднение дефицита в знаниях и навыках сотрудников (мероприятия – курсы, семинары и пр.).

8 - Планирование затрат на персонал.

Предусматривает предоставление предприятию (в определенный момент времени и на определенное место) необходимого количества сотрудников соответствующей квалификации с учетом ожидаемых затрат (сложность придания цифрового значения ставке з/пл).

Практически любая организация постоянно испытывает потребность в кадрах. На нее влияют различные факторы.

Факторы, влияющие на потребность в кадрах:

• Рыночные (рост спроса на продукцию и услуги требует дополнительных людей для расширения производства),

• Технологические (совершенствование оборудования уменьшает число работников необходимых для его обслуживания и требует работников другой квалификации).

• Квалификационные (кадров высокой квалификации, как правило, нужно меньше),

• Организационные (рациональность управления уменьшает потребность в персонале),

• Социальные (текучесть персонала требует его постоянного пополнения),

• Государственная политика в области занятости (ограничение труда различных категорий работников).

При найме работников организации приходится решать ряд задач:

• Учет внешних и внутрифирменных факторов, влияющих на процедуру найма;

• Поиск источников замещения вакансий;

• Выбор путей поиска кандидатур;

• Учет влияния правовой среды.

Подбор кандидатов начинается с поиска работников, которые удовлетворяли бы предъявляемым требованиям, и справлялись с задачами будущей работы. Каким образом претенденты на рабочее место отреагируют на предложение предприятия – зависит от их отношения к задачам, которые им предлагаются. Их понимание рабочих задач зависит как от их собственного жизненного опыта, так и от обстановки, сложившейся на предприятии.

Для информированности кандидатов кадровые службы организации должны предоставить следующую информацию:

• сформировать и опубликовать все требования, предъявляемые к работнику;

• проинформировать кандидатов об условиях труда, его оплате, достоинствах и недостатках будущей трудовой деятельности;

• ознакомить всех заявителей о дальнейших действиях кадровой службы после первичного отбора кандидата на предполагаемую должность.

Профессиональный отбор кадров в организации является одним из наиболее важных этапов подбора персонала.

Последовательность профессионального отбора

1. Создание кадровой комиссии – тех, кто будет изучать документы, и проводить собеседование;

2. Формирование требований к рабочим местам:

разработка профиля требований к рабочему месту

• описание содержания работы что должно быть сделано

• характеристика ее выполнения как должно быть сделано,

• определение всех предпосылок, которым должен отвечать человек, чтобы успешно справиться с соответствующими задачами.

3. Объявление о конкурсе в СМИ – в объявлении о текущей вакансии необходимо указать:

• должность, на которую требуется кандидат;

• дать краткую характеристику организации;

• изложить обязанности;

• требования обязательные и желательные;

• условия труда для данной должности;

• телефон, факс e-mail для передачи резюме;

• срок действия объявления.

4. Медобследование здоровья работоспособности необходимо определить:

• обладает кандидат физиологическими и физическими способностями для выполнения работы;

• выявить состояние здоровья на момент поступления, чтобы избежать иска о потери здоровья в компании;

• избежать заразных заболеваний.

5. Оценка кандидатов на психологическую устойчивость – стрессовое интервью, поведение в конфликтной ситуации

6. Анализ увлечений и вредных привычек мошенничества

7. Комплексная оценка кандидатов по рейтингу

8. Заключение кадровой комиссии по выбору кандидатуры на вакантную должность

9. Утверждение в должности, заключение контракта

10. Оформление и сдача в ОК кадровых документов кандидата.

• Прием на работу - это ряд действий, предпринимаемых организацией для привлечения кандидатов, обладающих качествами, необходимыми для достижения поставленных целей.

Перечень типовых документов для приема и оформления на работу на предприятие документы должны быть простые, чтобы можно было самостоятельно заполнить, но давать информацию о кандидате:

• Личное заявление о приеме на работу – создает первое общее впечатление;

• Автобиография;

• Листок по учету кадров – содержит важную систематизированную информацию о кандидате;

• Трудовая книжка – подтверждает места работы, указанные в биографии, освещает прежние сферы деятельности;

• Рекомендательное письмо (характеристика) – освещает большинство аспектов профпригодности и личностных качеств;

• Документы об образовании – дают сведения об успехах в школе вузе, но не позволяют судить о профессиональной квалификации;

• Фотография – дает представление о внешности;

• Бизнес-план работы в должности (для руководителя).

После изучения представленных кандидатами анкетных данных и принятия решения о приглашении на собеседовании кандидата начинается самый ответственный период для кадровых служб – отбор претендентов на вакантную должность. Он включает следующие ступени:

Процедуры отбора персонала:

1. Оформление в установленном порядке анкетных и автобиографических данных

2. Анализ рекомендаций и послужного списка

3. Собеседование

4. Освидетельствование профессиональной пригодности, включая деловые и личностные качества

5. Медицинский контроль

6. Анализ результатов испытаний и вынесение заключения о профпригодности

7. Принятие решения о найме на работу.

На каждой ступени отбора отсеивается часть заявителей, в результате несоответствия определенным требованиям или они сами отказываются. Использование всех ступеней обеспечивает минимум ошибок в отборе персонала.

СТУПЕНЬ 1. Оформление в установленном порядке анкетных и автобиографических данных.

Те, кто прошел предварительный отбор, оформляют личный листок по учету кадров, автобиографию и заполняют анкету. Число пунктов анкеты должно быть минимальным и они должны содержать информацию, влияющие на производительность и качество будущей работы претендента. Анкета должна быть адаптирована для каждой должности.

СТУПЕНЬ 2. Анализ рекомендаций и послужного списка.

Изучается и анализируется послужной список, и подготавливаются вопросы для собеседования. Может потребоваться отзыв о претенденте с предыдущего места работы (в устной или письменной форме).

СТУПЕНЬ 3. Собеседование.

Работа на этой ступени может быть организована различными способами. Для одних видов деятельности предпочтительно, чтобы кандидаты приходили в отдел кадров, для других – к руководителю будущей работы. По результатам собеседования отбираются те, кто удовлетворяет квалификационным требованиям.

Существует несколько видов собеседования:

• По заранее подготовленной схеме - структурированное (имеется перечень заранее готовых вопросов);

• Слабоформализованное (готовятся основные и «прощупывающие» вопросы);

• Выполняемое без специальной подготовки - неструктурированное (имеется лишь список тем, которые следует затронуть).

Цель беседы любого типа – сбор необходимых сведений о личностно-деловых качествах кандидата, проверка документальной информации в непосредственном контакте.

При проведении собеседования необходимо придерживаться требований:

• иметь заранее подготовленный план беседы,

• в начале беседы снять напряжение кандидата - доброжелательная обстановка,

• дать возможность кандидату высказаться, но не допускать отклонения беседы от основного направления,

• быть объективным, не принимать во внимание первое впечатление о кандидате, т.к. оно может быть ошибочным.

Во время собеседования следует обратить внимание на:

• внешний вид стиль одежды, умение держаться,

• культуру поведения жестикуляция, мимика, манеры,

• культуру речи умение формировать и формулировать мысли,

• умение слушать,

• стратегию поведения при собеседовании активность и заинтересованность, независимость, неуверенность в себе.

Результативность интервью во многом зависит от человека его проводящего, и поэтому необходимо учитывать следующие аспекты:

1. Интервьюер склонен давать кандидатам более высокие оценки, если он осведомлен об острой необходимости организации в сотруднике.

2. Если после нескольких «слабых» кандидатов приходит один «средний», то интервьюер склонен давать ему более высокую оценку, чем та, которую претендент получил бы, если бы шел после «сильных» кандидатов.

3. В 85% случаев интервьюер составляет свое мнение о кандидате еще до начала интервью на основе анкет и внешнего вида.

4. На оценку, получаемую кандидатом, влияют не только его профессиональные навыки, но и общее впечатление производимое им.

Чем бы ни закончился разговор – необходимо поблагодарить за внимание.

СТУПЕНЬ 4.Освидетельствование профессиональной пригодности.

Профпригодность – это соответствие работника по профессиональным качествам требованиям конкретного рабочего места, должностным обязанностям.

Освидетельствование профпригодности проводится двумя методами:

1. ограничивается определением профпригодности,

2. устанавливает соответствие деловых, личностных и профессиональных качеств.

Для каждого вида требований и качеств специалисты разрабатывают тесты, направленные на оценку уровня их развития, способностей и склада ума, необходимых работнику для результативного выполнения заданий на месте.

СТУПЕНЬ 5. Медицинский контроль и аппаратные исследования. Для многих производств требуется специальный медицинский контроль (для исключения подачи заявлений по поводу компенсаций потери здоровья на производстве).

СТУПЕНЬ 6. Анализ результатов испытаний и вынесение заключения о профпригодности. Тщательно анализируются результаты оценок предыдущих ступеней, и дается заключение по всем качествам, включая личностные.

СТУПЕНЬ 7. Принятие решения о найме на работу. Служба управления персоналом совместно с руководством отдела, куда должен быть принят работник, анализируют и сопоставляют результаты, затем выбирается наиболее пригодный кандидат на вакантную должность, и оформляются необходимые документы.

Эффективное решение проблемы подбора персонала требует детальной разработки требований предъявляемых к кандидатам.

Определить необходимую численность рабочих и их профессиональный и квалификационный состав позволяют:

1. Производственная программа

2. Нормы выработки

3. Планируемый рост повышения производительности труда

4. Структура работ.

Расчет численности персонала может быть

• текущим или оперативным

• долговременным или перспективным.