Тема 7. Особенности комплексного исследования систем управления

Этапы комплексного исследования систем управления:

1 Выявление потребностей в проведении исследования. Анализ проблем, вызывающих эти потребности.

Необходимо выявить потребности в исследовании, проанализировать проблемы, стоящие перед конкретной системой управления, выбрать из них главную, определяющую важность и первостепенность проведения исследования.

Под проблемой понимается несоответствие фактического состояния управляемого объекта желаемому или заданному (запланированному). Именно в связи с отклонением от плановых (или нормативных) состояний, которое отмечается в определенный момент времени или прогнозируется на будущее, и возникают чаще всего проблемы в организациях. Но их источником может быть и изменение самих целей или нормативов.

Совокупность факторов и условий, вызывающих появление той или иной проблемы, называется ситуацией, а рассмотрение проблемы с учетом воздействующих на нее ситуационных факторов позволяет описать проблемную ситуацию. Описание проблемной ситуации, как правило, содержит две части: характеристику самой проблемы (места и времени её возникновения, сущности и содержания, границ распространения её воздействия на работу организации или её подразделений) и ситуационные факторы, ведущие к появлению проблемы (они могут быть внутренними и внешними по отношению к организации). Анализ ситуационных факторов позволяет рассмотреть проблему в связи с вызвавшими ее событиями и изменениями во внутренней и внешней среде и начать поиск решения.

Таким образом, определить проблему — значит установить границы системы, в пределах которой она рассматривается, уровень, на котором она должна решаться. Субъект, анализирующий ситуацию, определяет проблему в границах управляемой им системы. Однако важным для него является и представление, как система проявляет себя в смежных системах и, главное, какое значение она имеет для суперсистемы, в которую данная (управляемая) система входит как элемент. Это обеспечивает увязку принимаемого решения с общими задачами и решениями вышестоящего звена управления, организацию интегрированного процесса решения данной проблемы.

При определении проблемы возникает чисто логическая трудность выделения причин и следствий. Перед менеджером в той или иной конкретной ситуации может возникнуть несколько проблем. Очень важно установить их иерархию, т.е. определить, какая из них главная, а какие — подчиненные или производные от нее. Определение главной проблемы позволит правильно сформулировать цель решения задачи.

Определение цели связано с ограничением направлений и средств ее достижения. Эти ограничения играют определяющую роль в выборе вариантов решения. По отношению к определенной системе ограничения можно разделить на общие и частные. Общие ограничения, накладываемые на функционирование данной системы, представляют собой объективные условия внешней среды или являются целями и понуждающими связями некоторой большой системы, для которой рассматриваемая система служит элементом (подсистемой). Иногда ограничения для данной системы являются проявлением нерешенных проблем в более общих системах.

2 Выявление объекта и предмета исследования.

Объектом исследования является система управления организации, а предметом — выявленная конкретная проблема, сдерживающая эффективную работу организации.

3 Выбор методологии проведения исследования (цели, методы, приемы управления при проведении исследования, подход менеджеров к принятию решений, учет традиций организации).

4 Анализ ресурсов, необходимых для проведения исследования.

К таким ресурсам относятся материальные, трудовые, финансовые ресурсы, оборудование, информация. Анализ ресурсов необходим для успешного проведения исследования и достижения его результатов.

5 Выбор метода проведения исследования с учетом имеющихся ресурсов и целей исследования.

6 Организация проведения исследования.

Здесь необходимо

• определить порядок проведения исследований,

• распределить полномочия и ответственность

• отразить это в регламентирующих документах.

Здесь же необходимо уточнить или определить технологию подготовки и утверждения управленческих решений при проведении исследований.

7 Анализ результатов исследования. Выработка рекомендаций.

Полученные результаты следует зафиксировать и проанализировать. В качестве результатов могут быть:

• отдельные рекомендации,

• новая модель системы управления,

• улучшенные нормы управляемости

• более совершенные методики, способствующие оперативному и успешному разрешению проблемы.

На этом этапе необходимо предварительно подсчитать эффективность исследований, т.е. соразмерить затраты на проведение исследований и полученные результаты.

Иногда процесс исследования конкретного объекта производится в соответствии с выбранной (рекомендуемой) моделью системы управления, часто называемым эталоном.

Методы сетевого планирования

Для проведения комплексного исследования систем управления широко используются сетевые методы и модели.

В рамках сетевого планирования и управления (СПУ) производятся расчёты ожидаемого времени выполнения работы, продолжительности критического пути и других путей, резервов времени, сложности работ, вероятности выполнения в ожидаемое и заданное время. Сетевые методы могут разрабатываться и в стоимостном выражении. Наиболее эффективны сетевые методы при использовании ЭВМ.

Сетевые модели способствуют повышению результативности управления, снижению затрат на управление.

Сетевой график — полная графическая модель направленных на выполнение единого задания комплекса работ, в которой представлена логическая взаимосвязь, последовательность работ и взаимосвязь между ними. Основными элементами сетевого графика являются работа, событие, критический путь.

Событие — результат (но не процесс) предшествующего ему управленческого или производственного процесса. События могут быть исходными, завершающими, начальными и конечными.

Работа на сетевом графике является действием, которое следует совершить для перехода от одного события к другому. Для каждой работы на графике может быть указана ее продолжительность (в днях, часах или минутах).

Вся непрерывная последовательность работ на графике составляет путь определенной суммарной продолжительности. Этой продолжительности следует уделять особое внимание, так как при сравнении продолжительности всех путей на графике (от исходного до завершающего события) можно определить тот, который имеет по продолжительности наибольшее значение. Его называют критическим, поскольку он обусловливает время окончания всего комплекса работ.

События на графике отображаются в виде кружков с номером события внутри, а работы — в виде стрелок, направленных от начального события к следующему, а в итоге к конечному. Событий с одинаковыми номерами и работ с одними же кодами не должно быть. При необходимости вводят промежуточные события.

Строят график от исходного события к конечному. При этом не должно быть событий, кроме исходного, которым не предшествует ни одна работа, а также не должно быть тупиковых событий (из которого бы не выходила ни одна работа), кроме завершающего.

Пример сетевого графика приведен на рис. 8, а в табл. 3 дан пример сетевой матрицы для этого графика.

Рисунок 8 - Сетевой график плана реализации организационно-управленческих нововведений по увеличению объемов производства на предприятии

Таблица 3 – Сетевая матрица (пример)

Номер предшествующих работ	№ п/п	Наименование работ	Трудоёмкость, человекодней	Кол-во исполнителей и ответственный	Продолжительность дней	код
-	1	Организация специальной комиссии
1	2	Изучение проектного решения
2	3	Изучение опыта других фирм
…	…	…
28	30	Утверждение нового штатного расписания
26	31	Приобретение и установка необходимого оборудования
…	…	…
39		Серийное производство продукции

Сетевой график обладает рядом преимуществ по сравнению с другими формами представления планов. Он позволяет рассчитать ранние и поздние сроки начала и окончания каждой работы, опре­делить критический путь, общие и частные резервы времени. В то же время сетевой график недостаточно информативен и нагляден, так как в нем не указаны исполнители работ, а основные показате­ли не изображаются, а рассчитываются.

Поэтому можно использовать сетевую матрицу, которая объединяет наглядность ленточного графика с достоинством сетевого графика.

Сетевые матрицы, как правило, строят в масштабе времени, где указывают исполнителей каждой работы, а также резервы времени. Сетевая матрица строится в следующей последовательности:

• по горизонтали указывают принадлежность работы определенному исполнителю;

• допустимая продолжительность каждой работы определяется расстоянием по сплошной линии между центрами двух событий;

• длина волнистой стрелки показывает частный резерв времени;

• зависимость, идущая по вертикали, обозначается пунктирной прямой, другие зависимости изображаются разорванной волнистой линией.

При исследовании СУ используются и другие методы теоретической направленности: математические методы интегрального, дифференциального и вариационного исчислений; методы теории вероятностей, теории игр, динамического программирования, математической логики, теории множеств, исследования операций и массового обслуживания, теории информации, теории графов, номограмм, гистограмм, статистического имитационного моделирования.

Весь процесс создания системы СПУ можно разбить на 3 стадии:

1. стадия обследования;

2. расчёт и анализ сетевых графиков;

3. стадия оперативного управления.

На первой стадии осуществляются работы:

- составление структурных схем подразделений и исполнителей, участвующих в разработке;

- определение состава исходных документов, необходимых для выполнения той или иной работы;

- определение перечня работ, входящих в данную разработку;

- составление первичных сетевых графиков по видам работ;

- оставление (сшивание) сводного сетевого графика.

На второй стадии производится расчёт и анализ сетевой модели, которые осуществляются графическим или табличным методом.

На третьей стадии осуществляется оперативное управление объектом по сетевой модели.

Использование сетевых моделей позволяет

- равномерно распределять работу во времени, а также между подразделениями и исполнителями, более чётко разграничит обязанности и ответственность каждого из них за выполнение отдельных этапов работы;

- использовать сетевые графики в качестве математических моделей процесса планирования, просчитать на ПК все возможные варианты управления процессами разработки;

- перейти в дальнейшем к разработке типовых сетей графиков по выполнению работ на любом уровне управления рассматриваемой системы и к созданию единой системы сетевого планирования и управления.

Помимо построения сетевых графиков часто применяют и другие графические методы. В частности, известны:

• диаграммы — Исикавы («рыбьего скелета»), Парето, разброса, «радиационного» вида, системная — древовидная, матричная, сетевая и др.;

• оргаграммы

• графики — круговой, ленточный, Z-образный, в виде ломаных линий и др.;

• гистограммы — с двухсторонней симметрией, вытянутые влево или вправо, «двухгорбые», с обрезанными (ограниченными) одним или двумя краями и др.