20. Особенности проведения инвентаризации товаров и порядок отражения результатов в учете

Товарные запасы представляют собой имущество торговой организации, поэтому торговая фирма обязана регулярно проводить их инвентаризацию.

В ходе проведения инвентаризации уточняется соответствие фактического наличия товаров остаткам, выведенным в книгах и регистрах учета, их стоимостная оценка, фактический размер реализованной торговой надбавки (в том случае, если учет товаров ведется по ценам реализации). Для проведения инвентаризаций в торговой фирме создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, в состав которой включаются представители администрации, бухгалтерии, другие специалисты.

Перед проведением инвентаризации товаров руководитель организации торговли издает приказ о ее проведении, в котором указывается состав инвентаризационной комиссии, сроки проведения инвентаризации, причина, по которой она производится, а также в какие сроки результаты инвентаризации должны быть сданы в бухгалтерскую службу.

После того, как приказ об инвентаризации подписан, инвентаризационная комиссия осуществляет ряд подготовительных мероприятий, связанных с ее проведением. В период подготовки к инвентаризации проверяется организация складского хозяйства торговой фирмы, в том числе, наличие пожарно-охранной сигнализации, а также созданы ли надлежащие условия для хранения товаров, имеются ли в наличии закрываемые складские помещения, сейфы, емкости для хранения, оснащены ли места хранения товаров необходимыми измерительными приборами, существует ли контроль над вывозом товаров с территории торговой организации и т.д.

Помимо этого инвентаризационная комиссия должна в обязательном порядке проверить, заключены ли с материально-ответственными лицами трудовые договоры, а также договоры о полной материальной ответственности указанных лиц.

До начала проверки в инвентаризационную комиссию материально ответственные лица должны сдать последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении товаров.

Полученные документы визируются председателем комиссии с наложением надписи «до инвентаризации на « (дата)». В дальнейшем эти документы будут являться для бухгалтерской службы торговой фирмы основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Помимо отчетов о движении товаров материально ответственные лица должны предоставить в инвентаризационную комиссию расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на товары сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все товары, поступившие на их ответственность, приняты к учету, а выбывшие списаны в расход. Аналогичные расписки дают и лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение товаров.

Полученные сведения о фактическом наличии товаров записываются в инвентаризационную опись товарно-материальных ценностей, составляемой не менее, чем в двух экземплярах.

Перед тем как приступить к проверке, инвентаризационная комиссия опечатывает все помещения, где хранятся товары.

Товары, поступившие во время проведения инвентаризации, принимаются материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или товарному отчету после инвентаризации. Они заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации». Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению – за подписью члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации» со ссылкой на дату описи, в которую записаны эти ценности.

Товары могут отпускаться материально-ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии. Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации». В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению – за подписью члена комиссии.

Фактическое наличие товаров при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера, причем проверке подвергаются все товары без исключения.

По товарам, хранящихся в неповрежденных упаковках поставщика, допускается определение их количества на основании данных, указанных на упаковке, с обязательной проверкой на выбор части таких товаров. Если при выборочной проверке возникают расхождения между данными, указанными на упаковке, и фактическим наличием товаров, то производится полная проверка товаров.

Вещественная проверка указанных товаров также производится по теоретическому весу (метражу).

Если в торговой организации имеется большое количество весовых товаров, то ведомости отвесов ведутся раздельно: одна ведется членом инвентаризационной комиссии, другая – материально-ответственным лицом. В конце рабочего дня (или по окончании перевески) данные этих ведомостей сличаются, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические расчеты и ведомости отвесов прилагают к описи.

Товары заносятся в опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.), количество товаров указывают в описи в единицах измерения, принятых в учете.

На товары, находящиеся на ответственном хранении, составляется отдельная ведомость.

В случае, если инвентаризация товаров проводится в течение нескольких дней, то складские помещения, где хранятся товары, при уходе инвентаризационной комиссии опечатываются. Во время перерывов в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) инвентаризационная опись должна храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

После окончания проверки опись передается в бухгалтерскую службу торговой организации. Работники бухгалтерии производят проверку правильности всех подсчетов, произведенных в инвентаризационной описи товаров, и сравнивают данные бухгалтерского учета с фактическими сведениями. В случае выявления расхождений составляется сличительная ведомость результатов инвентаризации товарно-материальных ценностей.

В конце года результаты всех проведенных инвентаризаций товаров обобщаются в Ведомости учета результатов, выявленных инвентаризацией.

По выявленным отклонениям товаров комиссия должна получить от материально-ответственных лиц подробные объяснения, а также подготовить предложения о возможных направлениях списания недостающих товаров. Предложения о регулировании всех выявленных при инвентаризации товаров отклонений представляются на рассмотрение руководителю торговой организации. Источник покрытия инвентаризационных разниц определяется руководителем организации торговли и закрепляется приказом по организации.

Результаты проведенной инвентаризации товаров отражаются в бухгалтерском учете и отчетности того месяца, в которой инвентаризация была закончена.

Выявленные по результатам инвентаризации отклонения товаров отражаются, как инвентаризационные разницы.

Излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации:

Дебет 41 Кредит 91-1 – отражена рыночная стоимость выявленных в результате инвентаризации неучтенных товаров.

Выявлена недостача (порча) товаров:

Дебет 94 Кредит 41 – отражена в учете недостача (порча) товаров по покупным ценам.

Если на предприятии розничной торговли товары учитываются по продажным ценам, делаются проводки:

Дебет 94 Кредит 41 – списана стоимость недостающих (испорченных) товаров по продажным ценам;

Дебет 94 Кредит 42 – сторнирована торговая наценка по недостающим товарам.

Недостача товаров и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц.

Дебет 44 Кредит 94 – недостача товаров в пределах норм естественной убыли списана в расходы на продажу (издержки обращения);

Дебет 73-2 Кредит 94 – сумма недостачи товаров сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо на основании приказа руководителя организации.

Дебет 73-2 Кредит 98-4 – отражена разница между рыночной стоимостью и суммой, подлежащей к взысканию;

Дебет 70,50 Кредит 73-2 – погашена недостача виновным лицом.

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации:

Дебет 91 Кредит 94 – списана недостача при отсутствии виновника или в случае решения суда об отказе во взыскании суммы убытка.