10. Подготовительный этап проведения инвентаризации

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ (постановление, распоряжение) о проведении инвентаризации.

Приказ готовится не менее, чем за 10 дней до наступления срока проведения инвентаризации и регистрируется в Журнале учета контроля за выполнением приказов (постановлений, распоряжений) о проведении инвентаризации.

Для проведения инвентаризаций в организации создаются инвентаризационные комиссии. Они могут быть постоянно действующими, рабочими, разовыми.

В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

Рабочие комиссии, которые непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения, определяют результаты инвентаризации.

Комиссии обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Рекомендуется утверждать рабочие комиссии на весь отчетный год с возложением на них обязанностей по проведению разовых инвентаризаций.

Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят выборочные инвентаризации.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждается руководителем организации в приказе об инвентаризации.

В приказе:

– конкретизируется состав имущества и виды обязательств, подлежащих инвентаризации;

– указываются причины инвентаризации (контрольная проверка, смена материально-ответственного лица, переоценка и другие);

– определяются порядок и сроки проведения инвентаризации;

– назначается председатель инвентаризационной комиссии.

Вещественная и документальная проверка фактического наличия имущества и обязательств проводится инвентаризационной комиссией коллегиально.

Материально-ответственные лица перед проведением инвентаризации должны подготовить все материальные ценности (рассортировать), оформить все приходные и расходные документы.

Председатель комиссии до начала проведения инвентаризации визирует все предоставленные приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на определенную дату», что является основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Полнота передачи первичных документов подтверждается расписками материально-ответственных лиц, а также расписками держателей подотчетных сумм или доверенностей на получение материальных ценностей.

Подготовительные мероприятия по проведению инвентаризации заключаются также в разработке внутренних нормативных документов – правил, инструкций, распоряжений и т.п., регламентирующих деятельность комиссий на каждом этапе проведения инвентаризации. В указанных документах необходимо отразить:

– конкретную методику проведения инвентаризации с учетом специфики деятельности данной организации;

– соответствующие описания действий членов рабочих комиссий при проверке наличия и состояния отдельных объектов;

– порядок получения подтверждений учетных данных контрагентами организации - поставщиками, покупателями, банками, налоговыми органами и др.;

– порядок урегулирования претензий к работе инвентаризационных комиссий;

– формы необходимых первичных учетных документов для оформления результатов инвентаризации, разработанные и утвержденные организацией самостоятельно.