23. Особенности проведения инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками и порядок отражения результатов в учете

Перед составлением годовой бухгалтерской отчетности необходимо провести инвентаризацию расчетов, которая заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета расчетов с покупателями и поставщиками.

При проведении инвентаризации расчетов с контрагентами (счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками») используются данные аналитического учета, первичные документы: договоры, счета, накладные, акты об оказанных услугах, счета-фактуры и др.

Комиссия сверяет данные бухгалтерского учета с данными первичных документов.

Целью проведения инвентаризации расчетов с контрагентами являются:

– подтверждение сумм, отраженных на счетах бухгалтерского учета;

– выявление дебиторской и кредиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности;

– выявление дебиторов, которые отказываются от выполнения обязательств по оплате продукции, товаров (услуг), и, соответственно, подготовка по таким контрагентам пакетов документов, необходимых для взыскания дебиторской задолженности в судебном порядке;

– выявление кредиторов, который не предпринимал никаких действий для того, чтобы взыскать причитающуюся ему сумму долга, порядок ее списания.

До начала инвентаризации бухгалтерия должна составить справку об оставшихся суммах на счетах расчетов с дебиторами и кредиторами, в которой указываются следующие сведения:

– наименование, адрес и номер телефона дебитора, кредитора;

– за что числится задолженность и дата ее образования;

– наименование, номер и дата документа, подтверждающего задолженность.

В ходе инвентаризации анализируются все расчеты с партнерами по бизнесу по состоянию на ближайшую отчетную дату (последнее число текущего календарного месяца), выявляются суммы кредиторской задолженности, числящиеся сверх сроков исковой давности.

Главным инструментом инвентаризационной комиссии являются акты сверки расчетов – «Акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами», которые необходимы для подтверждения реальности существования задолженности и сверки ее суммы.

Инвентаризационная комиссия проверяет документацию по дебиторской и кредиторской задолженности с покупателями и поставщиками, устанавливает наличие договоров, момент перехода права собственности на продукцию, товары, услуги по договорам купли-продажи, проверяет расчетные документы поставщиков и документы, служащие основанием для оприходования имущества, расчетные документы покупателей, служащие основанием оплаты.

Организация составляет акты сверки (в двух экземплярах) со всеми своими поставщиками и покупателями, направляет сверки любым удобным способом (например, доставляет почтой, факсом). Организация, получившая акты, подтверждает сумму задолженности либо (если не согласна с результатом) формирует свой акт сверки. В любом случае один экземпляр акта должен вернуться в организацию с печатью, подписью уполномоченных на то лиц организации-контрагента. Подтвержденные таким образом суммы дебиторской (кредиторской) задолженности покупателей и поставщиков можно считать достоверными.

Для отражения результатов инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками используются: акты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами, письменные требования о погашении задолженности, выписки из ЕГРЮЛ подтверждающие, что произошла ликвидация юридического лица – должника.

Срок исковой давности составляет 3 года с момента возникновения задолженности. Если при инвентаризации выявлена задолженность с истекшим сроком исковой давности, то ее надо списать с баланса фирмы по приказу руководителя.

Для этого бухгалтер должен сделать проводки:

Дебет 91-2 Кредит 62

– списана дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности;

Дебет 63 Кредит 62

– списана дебиторская задолженность, по которой ранее был создан резерв по сомнительным долгам;

Дебет 60 Кредит 91-1

– списана кредиторская задолженность.