25. Особенности проведения инвентаризации расчетов по подотчетным суммам и по прочим операциям и порядок отражения результатов в учете

В ходе инвентаризации необходимо проверить отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования.

Инвентаризационная комиссия проверяет авансовые отчеты работников и наличие в них документов, подтверждающих расходы. Если деньги выдавались на покупку материальных ценностей или на представительские расходы, то это авансовые отчеты, к которым приложены товарные и кассовые чеки, квитанции к ПКО, накладные и другие документы, подтверждающие расходование средств и приобретение ценностей.

В случае, когда деньги под отчет выдавались на командировочные расходы, необходимо проверить наличие следующих документов:

– служебного задания;

– приказа о направлении в командировку;

– командировочного удостоверения;

– авансового отчета с приложением подтверждающих расходы документов (проездных билетов, квитанций из гостиницы, товарных и кассовых чеков и др.).

На основании расходных кассовых ордеров определяют суммы, которые были выданы работникам под отчет, а на основании приходных кассовых ордеров − остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу организации.

Если организация выдает под отчет денежные средства, перечисляя их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения и банковские выписки, в которых фигурируют эти суммы.

По итогам инвентаризации комиссия должна установить подотчетные суммы, по которым работники не представили авансовый отчет. Из них выделяют суммы, по которым сотрудники не отчитались в срок (указан руководителем на заявлении работника):

Дебет 94 Кредит 71 – выявлена невозвращенная подотчетная сумма;

Дебет 70 Кредит 94 – удержана подотчетная сумма из заработной платы.

Работодатель имеет право удержать из заработной платы работника невозвращенную подотчетную сумму не позднее одного месяца со дня окончания срока, на который выдан аванс, и только при условии, что работник не оспаривает основания и размер задолженности. Если работодатель пропустил месячный срок, он может предложить работнику вернуть долг добровольно или взыскание придется проводить в судебном порядке. Либо по истечении срока исковой давности придется признать эту задолженность как безнадежную. Безнадежной можно признать и задолженность за уволенным работником.

Дебет 91-2 Кредит 71

‒ списана задолженность по подотчетной сумме, по которой истек срок исковой давности, на основании приказа руководителя.

При инвентаризации расчетов по прочим операциям проверяются расчеты организации с работниками:

1) по предоставленным работникам займам и процентам, начисленным на сумму выданных займов. На основании договора займа и расходного кассового ордера на выдачу займа определяется сумма задолженности работника по основной сумме долга. А на основании бухгалтерских справок по расчету процентов, подлежащих уплате, и приходных кассовых ордеров устанавливается величина задолженности работника по процентам;

2) возмещению материального ущерба в результате брака, недостач и хищений материальных ценностей. Размер задолженности работника по возмещению материального ущерба на дату проведения инвентаризации определяется в соответствии с документами, которые служат основанием для взыскания. Это может быть приказ руководителя или решение суда. На основании приходных кассовых ордеров комиссия устанавливает, какая сумма задолженности уже погашена работником.

Сведения о задолженности работников, полученные в ходе инвентаризации, комиссия сверяет с дебиторской задолженностью, которая числится на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Итоги проверки дебиторской и кредиторской задолженности в расчетах с работниками заносят в Справку к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Затем на основании указанной справки заполняется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.