21. Особенности проведения инвентаризации кассовых операций и порядок отражения результатов в учете

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, а также порядок и сроки проведения проверок фактического наличия денег определяются юридическим лицом. Такие проверки осуществляются путем проведения инвентаризаций.

Инвентаризация денежных средств, денежных документов и других ценностей, хранящихся в кассе, проводится комиссией, состав которой утверждает руководитель организации своим приказом (распоряжением).

До начала проверки члены комиссии должны получить от кассира приходные и расходные документы, отчеты о движении денежных средств, последние на момент проведения инвентаризации. Вместе с тем кассир дает расписку, что к началу проведения инвентаризации все приходные и расходные кассовые документы переданы в бухгалтерию, все денежные средства, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны в расход. Такие же расписки дают подотчетные лица, получившие денежные средства на хозяйственные расходы.

Во время инвентаризации операции по приему и выдаче денежных средств, разных ценностей и документов не производятся.

В ходе инвентаризации члены комиссии производят подсчет фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе (почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, путевок в дома отдыха и санатории, авиабилетов и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится с помощью сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации, с данными выписок банков.

По результатам инвентаризации комиссия составляет Акт инвентаризации наличных денежных средств в двух экземплярах. Первый экземпляр передается кассиру, а второй – в бухгалтерию.

Если причиной инвентаризации послужила смена кассира, акт составляется в трех экземплярах: первый отдается кассиру, сдающему денежные средства и другие ценности, хранящиеся в кассе; второй – кассиру, принявшему денежные средства и другие ценности в кассе; третий передается в бухгалтерию.

Если по результатам инвентаризации были обнаружены недостачи или излишки ценностей, кассир обязан указать причину. Руководитель по факту недостачи должен принять соответствующее решение. До принятия решения о возмещении ущерба конкретными работниками работодатель обязан провести проверку для установления размера причиненного ущерба и причин его возникновения. Для проведения такой проверки он имеет право создать комиссию с участием соответствующих специалистов. Истребование от работника письменного объяснения для установления причины возникновения ущерба является обязательным. В случае отказа или уклонения работника от представления указанного объяснения составляется соответствующий акт. Работник и (или) его представитель имеют право знакомиться со всеми материалами проверки и обжаловать их в порядке, установленном ТК РФ.

Согласно ТК РФ, работник, виновный в причинении ущерба работодателю, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа.

В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей.

В случае увольнения работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался возместить указанный ущерб, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

Как правило, сумма недостачи взыскивается с кассира в полном объеме. Если вина кассира не будет доказана, сумма недостачи списывается на финансовый результат.

В учете результаты инвентаризации отражаются следующим образом:

Дебет 50-1, 50-2, 50-3 К-т 91-1 – оприходованы в кассу денежные средства, денежные документы, выявленные в результате инвентаризации;

Дебет 94 Кредит 50-1, 50-2, 50-3 – отражена недостача наличных денежных средств, денежных документов в кассе организации;

Дебет 73-2 Кредит 94 – сумма недостачи наличных денежных средств, денежных документов отнесена на материально ответственное лицо;

Дебет 70 Кредит 73-2 – сумма недостачи удержана из заработной платы материально ответственного лица;

Дебет 50-1 Кредит 73-2 – сумма недостачи внесена материально-ответственным лицом в кассу организации.