5. Реквізити документів та вимоги до їх написання.

Кожний документ складається з окремих елементів, які звуться реквізитами. Реквізит — це обов’язковий елемент, властивий кожному окремому виду документа.

Складники документа розподіляються на постійні і змінні.

Постійні реквізити, як правило, вказані на бланкові установи, а змінні вносяться під час його заповнення. Сукупність реквізитів, які розміщені у певній послідовності, називається формуляром.

На практиці усі вище перелічені реквізити використовують ся тільки у документах, які складаються у державних установах.

Кожен вид документа має свій формуляр. Згідно з вимогами, документи повинні мати такі реквізити (розглянемо детальніше ті реквізити, які найчастіше використовуються у повсякденні):

1. Державний герб.

2. Емблема організації чи підприємства розташовується поряд із назвою організації.

3. Зображення державних нагород.

4. Код підприємства, установи, організації.

5. Код форми документа.

6. Назва міністерства або відомства, якому підпорядковується установа.

7. Повна назва установи, організації або підприємства — автора документа – розташовується у верхньому лівому кутку.

8. Назва структурного підрозділу.

9. Поштова адреса, номер телефону, факсу, банківські реквізити. Цей реквізит розташовується у верхньому лівому кутку, оформлюється згідно з поштовими правилами. Наприклад:

Укрмедпром

Хрещатик, 12, кв. 3

Київ-1

252001, Україна

тел./факс (044) 2241835

Розрахунковий рахунок № 26008100462002

у банку «Україна» м. Києва

МФО № 36485

10. Назва виду документа розташовується зліва або посередині сторінки. Не використовується у листах.

11. Дата – ставиться у лівій верхній частині разом із індексом на спеціально відведеному місці. Якщо документ складений не на бланкові, тоді унизу зліва під текстом.

12. Індекс документа розміщується у верхній лівій частині сторінки.

13. Посилання на індекс та дату вхідного документа ставиться у верхній лівій частині сторінки.

14. Місце укладання чи видання розташовується у верхній лівій частині сторінки.

15. Гриф обмеження доступу до документа розташовується з правого боку під кодом форми.

16. Адресат розташовується у правій верхній частині сторінки. При адресуванні ініціали ставляться після прізвища.

17. Гриф затвердження розташовується у верхній правій частині сторінки.

18. Резолюція розміщується у правому верхньому кутку або на будь-якій верхній площі лицьового боку документа, окрім берегів. У резолюції ініціали ставляться після прізвища або не зазначаються.

19. Заголовок про контроль. Заголовок до тексту розміщується під назвою документа, відображає його головну ідею, починається з прийменника про.

20. Відмітка про контроль розташовується з лівого боку у верхній частині поля.

21. Текст розміщується по всій ширині сторінки, за винятком берегів.

22. Відмітка про наявність додатка розміщується ліворуч у верхній половині сторінки. Якщо документ складений не на бланкові, тоді унизу після тексту.

23. Підпис розміщується під текстом. При підписуванні документа ініціали ставляться перед прізвищем.

24. Гриф узгодження.

25. Віза ставиться на першому примірнику документа.

26. Печатка прикладається до документа, що вимагає особливого засвідчення.

27. Відмітка про засвідчення копій розташовується у правому верхньому кутку.

28. Прізвище виконавця та номер його телефону є обов’язковий реквізит на вихідних документах, розміщується зліва внизу на лицьовій стороні документа або на звороті.

29. Відмітка про виконання документа й направлення його до справи розміщується у лівій або центральній частині нижнього поля на першій сторінці.

30. Відмітка про перенесення даних на машинний носій.

31. Відмітка про надходження розташовується праворуч на нижньому березі сторінки.