5. Телеграма. Факс.

За допомогою телеграм інформація передається значно швидше, ніж звичайним листом.

Телеграма – це службовий документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом).

Оформлення цього документа регламентоване. Тексти телеграм повинні бути стислими. Рекомендовано:

• тексти друкувати без абзаців;

• не вживати вигуки, займенники, прийменники, сполучники, частки (частку не можна використовувати);

• переносити слова з рядка в рядок;

• робити виправлення;

• знаки «–» (мінус), + (плюс), % (відсоток, процент) писати словами;

• знаки , (кома), . (крапка), «» (лапки), № (номер), : (двокрапка) не ставити; якщо ж без них не можна обійтися (змінюється текст телеграми), то потрібно використовувати скорочення: замість «крапка» – писати КРПК, «кома» – КМ, «лапки» – ЛПК, «номер» – НМ, «двокрапка» – ДВК.

Телеграфний зв'язок установ (підприємств, організацій) України ведеться українською мовою.

Службові телеграми оформляють на бланках (поштових чи фірмових) або на чистих аркушах паперу у двох примірниках (перший – для відділення зв'язку, а другий – до справи).

Серед службових телеграм розрізняють ініціативні та телеграми-відповіді.

Реквізити телеграми:

– назва виду документа;

– категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова);

– вид телеграми (дві адреси, відповідь оплачено);

– адреса одержувача;

– номер документа, на який дають відповідь;

– текст телеграми;

– вихідний номер;

– скорочена назва установи (підприємства, організації), що надсилає відповідь;

– посада особи, яка підписала телеграму;

– поштова адреса і назва установи (підприємства, організації)-

відправника телеграми;

– дата підписання;

– печатка установи (підприємства, організації).

Зразок:

Категорія і відмітки

особливого виду Люкс

Куди Свалява Закарпатської

Кому поштою рекомендована с Озерне

Петрову Івану Сергійовичу

Вітаю Днем народження

Бажаю здоров'я щастя Петрашенко К. А. Київ, 1,

Цілую Катерина вул. Софіївська, 2, кв. 8

Прізвище і адреса відправника (не оплачується і зв'язком не передається)

Факс — документ, що пересилається телефонними лініями. Факсимільну машину теж скорочено називають факсом. В різних формах машини існували ще з кінця 19 століття, однак сучасні машини стали поширеними починаючи з 1970 років внаслідок збільшення попиту та здешевлення апаратів.

З появою інтернету, ним стали користуватись в якості заміни факсимільного зв'язку, однак попри різні негативні прогнози, факсами продовжують користуватися. Факс, як і телефон залишаються звичними(якщо не обов'язковими) атрибутами підприємств та державних організацій.

Факс – це спосіб передачі різних за змістом документів за допомогою телекомунікативного зв’язку та принтера.

Реквізити:

• Місце відправлення.

• Адресат.

• Телефон місця відправлення.

• Дата й час відправлення.

• Кількість сторінок (при потребі).

Вони подаються англійською мовою або українською зліва і записуються латинськими літерами. Текст факсу пишеться без скорочень. Факс — це поширений, але менш доступний спосіб передачі інформації, ніж телефон або телеграф. Тому одне й теж саме місце відправлення (місце призначення) може бути адресою різних авторів (адресатів). У цьому полягає особливість реквізитів факсу.

Зразок:

FROM: MIN SEM I MOL PHONE NO. 044 2284450 Nov. 24 1999 01: 04 АМ
16 червня 2002 року
Соціальна служба для молоді м. Києва Олександр Мельничук Дарина Веретенко вул. Б Хмельницького, 44, Київ-30 тел.: 246 53 58; 069 №4319 E-mail: ssm@socserv.Freenet.Kiev.ua	Український інститут соціальних досліджень Марія Купчинська вул. Десятинна, 14, Київ-25 тел. 228 25 70 тел./факс 228 36 19 E-mail: queenm@smcnfss.Freenet Kiev.ua