5. Довідково-інформаційні документи.

Лист — це важлива частина ділової і особистої кореспонденції, за допомогою якої здійснюється спілкування між особами і установами. Листи бувають службові і приватні.

Службові листи друкуються на офіційному бланкові. Листи мають різне призначення і в залежності від нього поділяються на: листи-подяки (подяка за якусь дію), листи-повідомлення (повідомлення про подію), листи-нагадування (нагадування про якісь зобов’язання), листи-прохання, а також інформаційні, супровідні (пояснення до надісланих документів), рекламні (реклама якогось товару чи послуг) та ін.

Службові листи належать до головних засобів встанов­лення офіційних, службових контактів між підприємства­ми, організаціями, установами, фірмами та закладами. Мета їх — пояснити, переконати, поінформувати і спонукати адре­сата до певної дії.

За функціональними ознаками службові листи поділяють на такі, що потребують відповіді, й такі, що її не потребують.

До листів, що потребують відповіді, належать:

• листи-прохання;

• листи-звернення;

• листи-пропозиції;

• листи-запити;

• листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

• листи-попередження;

• листи-нагадування;

• листи-підтвердження;

• листи-відмови;

• супровідні листи;

• гарантійні листи;

• листи-повідомлення;

• листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист — цілій низці установ, колективний лист — на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Листи мають такі реквізити:

1. Штамп.

2. Назва установи адресата.

3. Номер.

4. Текст.

5. Дата.

6. Підпис.

7. Печатка.

Службові листи обов’язково реєструються. Як ті, що надходять до установи, так і ті, які розсилаються від імені установи.

Взірець:

Приватне підприємство «Україна»

310022, М. Харків, пл. Свободи, тел. 40-66-76

№ 82/6 від 14 лютого 1999 р. Голові Комітету інформації

Харківської обласної

державної адміністрації

п. Погодіну В. М.

Шановний пане Погодін!

Просимо надати нам адреси та номери телефонів усіх обласних газет України.

Оплату гарантуємо.

Директор (Підпис) О. М. Семененко

Головний бухгалтер (Підпис) Г. М. Корець

Протокол

Протокол — це документ, який закріплює процес і результати роботи адміністративних, слідчих, колегіальних (у тому числі і виборних) органів, проведення нарад, зборів, засідань.

Протокол нарад, зборів, засідань веде секретар, у інших випадках це може бути спеціально призначена особа.

У протоколах зборів обов’язково зазначається загальна кількість членів колективу, делегатів зборів і т. д., кількість присутніх, кількість відсутніх та причини їх відсутності. Ці відомості у протоколі необхідні для підтвердження правочинності зібрань. По можливості, або у разі потреби, додається поіменний список.

Далі вказується порядок денний, який може складатися з одного або декількох питань.

Текст протоколу складається з трьох розділів, які починаються словами: Слухали; Виступили; Ухвалили.

Тексти протоколів бувають короткі (в них стисло записані лише ухвали), повні (у яких лаконічно викладено зміст виступів доповідачів та учасників зібрань), а також стенографічні (у яких увесь перебіг зборів, нарад, засідань тощо записаний дослівно).

У розділі, що починається словами Слухали, стисло подається зміст обговорюваного питання та вказується прізвище і назва посади особи, яка інформує зібрання.

Другий розділ Виступили фіксує прізвища осіб, які взяли участь у обговоренні, зробили пропозиції, і подається короткий огляд сказаного.

Заключний розділ починається словом Ухвалили. У ньому викладено рішення зборів, нарад, з’їздів тощо.

Якщо до порядку денного включено більше ніж одне питання, то розгляд кожного питання записується окремо у тексті протоколу і складається з трьох вище розглянутих розділів.

Протокол має такі реквізити:

1. Назва документа.

2. Номер.

3. Заголовок.

4. Дата проведення заходу (зборів, наради тощо).

5. Місце проведення.

6. Текст.

7. Підписи голови і секретаря.

8. Печатка.

Взірець

ПРОТОКОЛ № 17

загальних зборів студентів

II курсу біологічного факультету

Львівського державного університету

10.03. р. м. Львів

Голова п. Мурашко В. Д.

Секретар п. Тройченко С. Н.

Присутні: декан факультету проф. Колінько С. А.,

доц. Кащенко О. М., доц. Минко В. С.,

асистенти Карпенко І. В., Горбоніс С. В.,

студенти II курсу (список додається).

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1. Підготовка та проведення студентської виробничо-польової практики.

СЛУХАЛИ:

Керівника виробничо-польової практики пана Колінька С. А. про проведення студентської практики.

ВИСТУПИЛИ:

Минко В. С., Іванов В. П., Горбоніс С. В., Михайленко О. О. з пропозиціями про розподіл студентів на підгрупи; та про визначення завдання кожній підгрупі і час відпрацювання.

Усього виступило 16 осіб.

УХВАЛИЛИ:

1. Доручити керівникові практики скласти графік робіт.

2. Поділити студентів на групи і призначити час роботи.

Голова зборів (Підпис) В. Д. Мурашко

Секретар (Підпис) С. Н. Тройченко

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу — це частина протоколу, в якій коротко викладено суть того, що відбувалося на зборах. Цей документ складають і передають або пересилають на вимогу окремим особам чи підприємствам. Зокрема, місцеві осередки громадських організацій надсилають витяги до своїх головних організацій.

У витягові з протоколу може освітлюватися тільки одне з питань, які розглядалися на зборах.

Витяг з протоколу містить такі реквізити:

1. Назва.

2. Заголовок.

3. Номер.

4. Дата проведення.

5. Текст.

6. Дата складання.

7. Підпис голови засідання або секретаря.

8. Печатка.

Взірець:

ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ № 24

засідання профспілкового комітету

ТОВ «Студентська аптека»

від 25 лютого 1999 р.

Присутні: завідувачка аптеки Кравцова Л. Г.,

голова профспілки Сіроштан Т. Б.,

члени профспілкового комітету.

СЛУХАЛИ:

Інформацію прибиральниці Власенко В. про важкий матеріальний стан її сім’ї та прохання виділити їй матеріальну допомогу.

УХВАЛИЛИ:

Виділити Власенко Вікторії Михайлівні матеріальну допомогу в розмірі 50 гривень.

28.02. р.

Оригінал підписали:

Голова (підпис) В. І. Мартиненко

Секретар (підпис) С. М. Ковальов