5. Поняття про акт.

Слово “акт” часто використовують як узагальнену назву документів, що мають правове значення. Такі документи оформляються у встановленому порядку.

Актом називають документ, що складається кількома особами на підтвердження певної події, факту, вчинку.

Акти укладають комісії (ці комісії затверджуються наказами керівництва установи чи іншими розпорядчими документами). Деякіакти складаються однією, спеціально вповноваженою особою (ревізором, інспектором).

Акти бувають:

1) законодавчі (ті, що містять рішення у формі законів, указів, постанов);

2) адміністративні (ті, що укладаються для підтвердження фактів, що пов’язані з діяльністю установ, організацій, підприємств).

Адміністративні акти є бухгалтерськими документами. До них належать:

– акти інвентаризації,

– акти про прийом матеріальних цінностей.

Укладають акти при зміні керівництва, аварії, ревізії, нещасному випадкові тощо.

Перед укладанням цих документів відбувається перевірка фактів, подій, вчинків.

Акти складають і при прийманні-здаванні справ, при випробуваннях нових виробів та зразків.

Комісія, що складала акт, повинна ознайомити з його змістом осіб, про яких ішлося в акті (ці особи мають поставити свої підписи, що ознайомлені).

Акти мають заголовки, наприклад:

Про передавання матеріальних цінностей однією матеріально відповідальною особою іншій

Про визначення продуктивності сортувальної машини СП-175

Виклад і форма тексту акта регламентовані. Кожен акт складається з двох частин:

1) вступної,

2) констатуючої.

Вступна частина повинна містити відомості про підстави складання акта, а також перелік осіб, що його склали, і присутніх при цьому.

Ліворуч на аркуші, під заголовком, пишуть слово “Підстава”, ставлять двокрапку і вказують документ (наказ, розпорядження), наприклад:

Підстава: наказ завідувача Драбівського районного фінансового відділу 17.07.02 № 15-03/72

Коли акт складає комісія, то замість слова «Присутні» друкують:

Голова комісії, потім – Члени комісії ( потрібно вказувати посади всіх членів комісії, їх прізвища, ініціали.

У констатуючій частині викладають мету, завдання акта, сутність проведеної роботи, встановлені факти, висновки.

Найчастіше акт складають у трьох примірниках: перший примірник направляють до вищої організації, другий – керівникові організації, третій – до справи.

Акт підписують усі особи, які брали участь у його складанні.

Реквізити акта:

• назва виду документа;

• дата;

• індекс;

• місце складання чи видання;

• гриф затвердження (у разі потреби);

• заголовок тексту;

• підстава (наказ керівника організації);

• склад комісії, присутні;

• текст;

• відомості про кількість примірників акта, їх місцезнаходження;

• перелік додатків до акта;

• підписи членів комісії і присутніх (друкують):

• Голова комісії: і розшифрування підпису

• Члени комісії: і розшифрування підпису)

86