64.Визначити основні правила оформлення сторінки, перечислити вимоги до тексту документа

Правила оформлення сторінки

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату Л4 (210x297 мм) і А5 (210x148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати і папір формату АЗ (297x420 мм) та А6 (105x148 мм).

Документи повинні мати такі береги (в мм):

• 30 — лівий;

• 10 — правий;

• 20 — верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату А4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а фор­мату А5 — через 1 — 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвер­дження», «Гриф погодження» відокремлюють одну від одної 1,5—2 міжрядковими інтервалами.

Наприклад:

ЗАТВЕРДЖЕНО

1,5

Голова Державного комітету

1

лісового господарства України

2

Підпис /ініціал(и), прізвище

1,5

Дата

За наявності кількох грифів затвердження і погоджен­ня їх розміщують вертикально на одному рівні: пер­ший — від межі лівого берега, другий — через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5—3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізи­тів (крім тексту) — 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

• 12,5 мм — для початку абзаців у тексті;

• 92 мм — для реквізиту «Адресат» (16);

• 104 мм — для реквізитів «Гриф затвердження» (17), «Гриф обмеження доступу до документа» (15);

• 125 мм — для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» (23);

• не відступають від межі лівого берега, оформлюючи реквізити «Дата документа» (11), «Заголовок до тексту документа» (19), «Текст» (21) (без абзаців); «Відмітка про наявність додатків» (22); «Прізвище виконавця і його номер телефону» (28); «Відмітка про виконання доку­мента і направлення його до справи» (29); назва посади у реквізиті «Підпис» (23) та «Гриф погодження» (24); за- свідчувального напису «Згідно з оригіналом» (27); а та­кож слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ.

На бланку друкуються тільки перша сторінка доку­мента, а наступні — на чистих аркушах паперу. Якшо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному бо­ці аркуша.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок почи­нається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова «сторінка» та розділових знаків.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непар­ні сторінки проставляються у правому верхньому кутку, а парні — у лівому верхньому кутку аркуша.

Якщо текст документа містить декілька рішень, вис­новків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.

Рубрикація. Це членування тексту на складові части­ни, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубри­кація є зовнішнім вираженням композиційної будови ді­лового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпрос­тіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. Середня довжина абзацу має бути 4—6 речень, хоча в текстах до­кументів є абзаци, шо складаються з одного речення. Слід пам'ятати: хоч би якою була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене значеннєве ціле, що виражає закінчену думку.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація руб­рик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розді­лів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існують дві системи нумерації — комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) грунтується на використан­ні різних типів знаків — слів, літер, арабських та рим­ських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною та будува­тися за ознакою зростання.

Нова система базується на використанні Jimue^agaf)- ських-дафр,-розміщених у певній послідовності. Засто­совуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

• після номера частини, розділу, пункту, підпункту не ставиться крапка;

• номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

розділи — 1; 2; 3; 4;

номер підрозділу складається з номера розділу й по­рядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою,— 1.2; 1.3;

номер пункту містить порядковий номер розділу, під­розділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1; 1.2.2;

номер підпункту складається з номера розділу, підроз­ділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою,— 1.1.1.1; 1.2.2.2 і т. д. Застосування нової системи нумерації спро­щує оброблення документів та дозволяє не вживати сло­весних найменувань і символів.

Комбінована (традиційна)			Нова
А. Б. В.	Розділ І	І
І. II. III.	Частина І	1.1
1.2.3.	Частина 2	1.2
1);2);3);	пункт 1	1.2.1
а); б); в);	§ 1	1.2.2.1
	§2	1.3
		2
		і т. д.

Вимоги до тексту документа

Організації, установи, агенції здійснюють діловодство, ведуть документацію, листуються українською мовою.. У містах, населених пунктах, де більшість населен­ня становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві можна мов міжнародного спілкування.

Основою службового документа є текст – головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст — це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної сис­теми.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень і вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформляєть­ся у вигляді суцільного складного тексту, анкети, табли­ці або поєднання цих форм.

Суцільний складний текст документа містить грама­тично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, поло­жень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послугову­ються в організаційно-розпорядчих документах, доку­ментах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших доку­ментах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні еле­менти: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводять­ся докази, пояснення, міркування; у закінченні вказуєть­ся мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримува­тися таких правил:

• Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвали­ла...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

• Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, до­повідні й пояснювальні записки, накази.

• Не вживати образних виразів, емоційно забарвле­них слів і синтаксичних конструкцій.

• Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, не­обхідний для, в порядку.

• Використовувати синтаксичні конструкції типу: До­водимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Під­тверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріаль­ної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки...; Відповідно до попередньої домовленості...; Від­повідно до Вашого прохання...

• Дієприслівникові звороти вживати на початку ре­чення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

• Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови та є зрозумілими для широко­го кола читачів.

• Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означувани­ми словами, додатки — після опорного слова, вставні слова — на початку речення).

• Щоб не виявляти гостроти стосунків із партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. На­приклад: Ви не висловили свої пропозиції — Вами ще не ви­словлено пропозиції...

• Якщо ж важливо вказати на конкретного виконав­ця, то тоді треба вживати активну форму: Міністерство не гарантує...

• Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників...

• У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конст­рукції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

• Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

• Віддавати перевагу простим реченням. Використо­вувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...