Структура и виды коммуникаций

внутрифирменные

внешние

В процессе передачи информации от отправителя к получателю сообщение может быть искажено или даже полностью утрачено.

Обмен информацией в процессе коммуникации осуществляется в несколько этапов:

• Формирование идеи сообщения;

• Выбор канала и кодирование сообщения;

• Передача сообщения;

• Декодирование сообщения.

В процессе декодирования (дешифрация) производится превращение символов отправителя в мысли получателя, который реагирует на сообщение соответствующим образом. Для подтверждения получения сообщения получатель в порядке обратной связи направляет отправителю адекватную информацию. Обратная связь позволяет понять, в какой мере было правильно понято и воспринято исходное сообщение.

Коммуникации делятся на две большие группы:

• Между организацией и внешней средой;

• Внутри организации.

К первой группе относятся средства массовой информации, потребитель, органы государственного регулирования, надзор за качеством, налоговая служба, поставщики, политические партии и т.п. Ряд коммуникаций внутри организации в виде обсуждений, решений, контактов между людьми являются следствием внешней коммуникации.

Ко второй группе относятся коммуникации между подразделениями по вертикали и по горизонтали; коммуникации внутри подразделений по уровням производства и управления; межличностные контакты, как формальные, так и неформальные.

Особо следует выделить коммуникации руководитель – подчиненный, руководитель – группа подчиненных.

Руководитель, реализуя решения среди подчиненных, должен уметь управлять возникшими при этом реакциями. Они заключаются либо в поддержке его решений, либо в проявлении противоречий. Считается, что полная поддержка решений руководителя – это серьезный симптом о неблагополучии в организации, подразделении.

2.Виды коммуникаций:

• Организационные коммуникации;

• Межличностные коммуникации.

Организация как функция менеджмента – составная часть управленческой деятельности, суть которой заключена в координации действий отдельных подразделений, подчиненных, в достижении взаимного соответствия функционирования управляющей и управляемой систем. Движение информации по уровням производства и управления в процессе выполнения организационной функции сопровождается искажениями (преградами), которые могут быть как непреднамеренными, так и сознательными.

Непреднамеренные искажения могут быть в силу непродуманности структуры управления, перегрузки информацией, в силу затруднений в межличностных контактах, ошибок и т.п.

Сознательные искажения обычно связаны с так называемой фильтрацией информации: желание сообщать только хорошие новости, данные, страх перед наказанием и т.п.

Отрицательное влияние на коммуникативный процесс могут также оказывать плохие отношения между отдельными подразделениями, конфликтные ситуации между отдельными работниками, руководителями.

Межличностные коммуникации занимают много времени руководителя. Речь идет о прямом межличностном обмене информацией путем разговоров.

На пути эффективности межличностных коммуникаций возникают преграды (помехи), связанные с искажением восприятия информации, семантические помехи, некачественная обратная связь, плохое слушание и др.

Люди по-разному воспринимают одну и ту же информацию в силу своих знаний, опыта, убеждений, интересов, эмоционального состояния. Это является причиной избирательного восприятия информации. На коммуникативный процесс отказывают влияние степень открытости, степень доверия к подчиненному, предвзятость, несправедливость.

В качестве преграды в межличностной коммуникации нередко выступают семантические неточности – неоднозначное понимание слов (символов), а также невербальная информация (интонация речи, мимика, жесты, поза).

Чтобы избежать неэффективной коммуникации, вступающим в обмен информацией рекомендуется придерживаться следующих рекомендаций:

• Обдумывайте содержание информации, предназначенной для передачи;

• Следите за точностью выбранных слов, используемой интонации, позы, жестов;

• Будьте внимательны к чувствам собеседника, получателя сообщения или указания для исполнения;

• Добивайтесь установления обратной связи.

Положительная реакция собеседника, получателя сообщения, подчиненного заметно влияет на повышение эффективности обмена управленческой информацией.