2. Регистры бухгалтерского учета

Регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведутся в специальных книгах (журналах), на отдельных листах и карточках, в виде машинограмм, полученных при использовании вычислительной техники, а также на магнитных лентах, дисках, дискетах и иных машинных носителях.

Хозяйственные операции должны отражаться в регистре бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистре бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

Внешний вид учетных регистров:

• карточки;

• отдельные листы;

• специальные книги (журналы);

• машинограммы.

Карточки предназначены для аналитического учета основных средств (инвентарные карточки учета основных средств) и материально-производственных запасов (карточки учета материалов, карточки учета малоценных и быстроизнашивающихся предметов). Карточки не скрепляются между собой, а хранятся в специальных ящиках — картотеках. Карточки открываются на один год и регистрируются в специальном реестре. Так создается картотека малоценных и быстроизнашивающихся предметов, основных средств, материалов.

Отдельные листы — учетные регистры большего формата и с большим количеством сведений по отношению к карточкам. Они предназначены для синтетического и аналитического учета и заводятся, как правило, на один месяц или квартал. К ним относятся журналы-ордера, ведомости. Это самый распространенный вид учетных регистров. Преимуществом отдельных листов и карточек является возможность их заполнения с использованием технических средств.

Книги представляют собой пронумерованные сброшюрованные листы. Преимуществом книг является невозможность замены отдельных листов с целю злоупотреблений и хищений. Например, для сверки данных бухгалтерского и оперативно-складского учета и для контроля сохранности ценностей на складах ведется Книга учета материалов. В организации ведутся главная книга, кассовая книга, также могут применяться книга учета хозяйственных операций, книга учета доходов и расходов, инвентарная книга учета основных средств, книга покупок, книга продаж.

Машинограммы — отдельные листы, заполненные при использовании вычислительной техники и содержащие показатели учетных регистров.

При использовании средств вычислительной техники регистры бухгалтерского учета могут вестись также на машинных носителях информации (дисках, дискетах). При ведении регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации должна быть предусмотрена возможность их вывода на бумажные носители информации.

Формы регистров бухгалтерского учета разрабатываются и рекомендуются министерством финансов РФ и другими органами при соблюдении ими общих методологических принципов бухгалтерского учета. Организации могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ. Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в предусмотренных законодательством случаях — государственной тайной. Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством.