5. Порядок и сроки хранения документов бухгалтерского учета

Первичные документы, учетные регистры, документы бухгалтерской отчетности подлежат обязательной передаче в архив организации. Данные документы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерской службе в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность. Порядок хранения первичных и выходных документов на машиночитаемых носителях определен в соответствующих нормативных документах, регламентирующих ведение бухгалтерского учета в условиях его автоматизации.

При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов бухгалтерского учета в период работы с ними и при передаче в архив несет главный бухгалтер. В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых согласно правилам организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Установленные сроки хранения типовых документов дифференцированы по двум группам организаций. К первой группе отнесены организации, в результате деятельности которых образуются документы, имеющие политическое, народно-хозяйст-венное, научное, социально-культурное или историческое значение и подлежащие приему в государственные архивы.

Ко второй группе отнесены организации вспомогательного и обслуживающего характера, документы от которых непосредственно не поступают в государственные архивы. В приведенной ниже таблице показаны сроки хранения основных документов бухгалтерского учета для второй группы организаций.

Сроки хранения документов бухгалтерского учета (для организаций вспомогательного и обслуживающего характера)

Документы	Срок (лет)
Годовые бухгалтерские отчеты и пояснительные записки	10
Передаточные, разделительные, ликвидационные балансы	10
Первичные документы и приложения к ним	5
Лицевые счета	75-«В»*
Расчетные (расчетно-платежные) ведомости	5
Инвентарные карточки	5
Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера)	5
Вспомогательные и контрольные книги, кассовые книги	5
Журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров	5
Документы об инвентаризации	5

* «В» — возраст лица на момент прекращения ведения лицевого счета.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после отчетного года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. Ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Контрольные вопросы

1. Дайте определения понятиям «документ», «документирование», «реквизит».

2. Назовите виды первичных документов и их основные отличия.

3. Перечислите типовые формы первичной учетной документации.

4. Для чего используются регистры бухгалтерского учета?

5. В каком виде могут быть представлены регистры бухгалтерского учета?

6. Как правильно внести исправления в бухгалтерские записи?

7. Как организовать документооборот в организации?

8. Расскажите о порядке хранения документов бухгалтерского учета.

9. Перечислите сроки хранения документов бухгалтерского учета.