3. Исправление ошибочных бухгалтерских записей

Ошибочные записи, возникшие в процессе ведения бухгалтерского учета, исправляются различным образом в зависимости от вида документа, в котором была допущена ошибка.

Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с лицами, составившими и подписавшими эти документы, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц с указанием даты внесения исправлений.

Исправления в первичные учетные документы вносятся корректурным способом. Исправление ошибки в учетных регистрах производится корректурным способом, способом дополнительной записи или способом «красного сторно».

Корректурный способ — применяется для исправления ошибок в учетных регистрах, если они выявлены в течение отчетного периода до подведения итогов учетного регистра. Неправильно записанные суммы или текст аккуратно зачеркиваются одной горизонтальной чертой так, чтобы можно было их прочитать. Правильная сумма или нужный текст записываются сверху, справа или слева и подтверждаются записью «Исправлено», подписями соответствующих лиц и датой.

Способ дополнительной записи — используется в случае заниженной суммы операции при правильной корреспонденции счетов. Для увеличения суммы делается дополнительная запись с той же корреспонденцией счетов на разницу между правильной и уже записанной суммой. Для обоснования такой проводки выписывается справка бухгалтерии, подписанная бухгалтером и ответственным лицом, со ссылкой на первую запись.

Способ «красного сторно» — используется в следующих случаях:

1. при неправильной корреспонденции счетов и верной сумме операции;

2. при правильной корреспонденции счетов, но завышенной сумме операции;

3. для корректировки некоторых учетных данных.

Применение способа «красного сторно».

Ведомость «Учет расчетов с поставщиками»

П/п	№ документа, дата	Поставщик	Сальдо на начало месяца	В дебет «Материалы»	В дебет «Основное производство»	Итого
1	1523, 20.07	Организация «А»	–		15000	15000
2	К строке 1	Справка бухгалтерии Организация «А» (сторно)		15000	(15000)

При применении способа «красного сторно» для исправления ошибочных учетных данных выписывается справка бухгалтерии, исправления вносятся специальной строкой «справка бухгалтерии». Исправляющая запись содержит: номер строки, которая должна быть исправлена, повтор неверной записи от руки красными чернилами или очерчивание рамкой (при автоматизации — со знаком минус), правильную корреспонденцию счетов с той же суммой, записанную обычным способом.

4. Порядок организации документооборота

Документооборотом называется движение первичных документов в бухгалтерском учете, которое начинается с создания или получения первичных документов от других организаций, после чего производится принятие их к учету, обработка и последующая передача в архив. Особенности документооборота в условиях автоматизации учета определены нормативными документами.

Документооборот регламентируется графиком. График документооборота представляет собой схему или перечень работ по созданию, проверке и обработке документов. В графике документооборота определяются подразделения организации и круг лиц, ответственные за оформление документов, указывается взаимосвязь всех работ и сроки их выполнения. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.

График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, то есть предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического и финансового отделов, отделов труда и заработной платы, отдела снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке из графика перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

Пример графика документооборота в организации

Утверждено приказом № __________ от ____________________

Наимено-вание документа	Создание документа
	Количество экземпляров	Ответственный за выписку	Ответственный за оформление	Ответственный за исполнение	Срок исполнения
1	2	3	4	5	6
Требование	2	цех	ОМТС Бухгалтерия	склад	Ежедневно (до … часов)

Проверка документа				Обработка документа		Передача в архив
Ответствен. за проверку	Кто представляет	Порядок представ-ления	Срок представ-ления	Кто исполняет	Срок исполнения	Кто исполняет	Срок передачи
7	8	9	10	11	12	13	14
Бухгалтерия	1 экз. — цех 2 экз — склад	При отчете При реестре	Ежедневно (до … часов)	Бухгалтерия	Ежедневно	Бухгалтерия	По истечении квартала

Ответственность за соблюдение графика документооборота, за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие документы.

Главный бухгалтер осуществляет контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию или на вычислительные установки необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.