Организационный план проведения Форума

Время

Что нужно сделать

Ответственный

Комментарии/

Контроль за исполнением

За 1 час до Форума

Оформить помещения, где будут проходить переговорные площадки:

• Стулья поставить вкруг (столы убрать)

• На доске (или иное видное место) разместить название Форума, цвет и номер группы, фамилия и имя модератора, фамилия, имя, отчество гостя – эксперта)

• Получить у Организаторов ватманы и канцтовары (клей, ножницы, скотч, маркеры и пр.) на каждую площадку

Оформить зал:

Флаг Российской Федерации, флаг Карелии

На экране – название Форума, дата и место проведения, организаторы и партнеры Форума

Разместить баннер Форума и Центра МОПВ

Регистрация участников:

• получить заранее листы регистрации, они находятся в папке «Информационно-методическое обеспечение Форума»

• оборудовать место для регистрации (стол, стул, 2 таблички «РЕГИСТРАЦИЯ участников» и еще один стол, стул для «РЕГИСТРАЦИЯ гостей, СМИ»)

• подготовить папки для участников, для гостей

• положить в открытый доступ пресс-релиз о проведении Форума для СМИ

• каждому участнику при регистрации выдавать цветной квадратик (цветные квадратики используются для распределения участников по группам для работы на переговорных площадках)

Проверить работу проектора, экрана, колонок, микрофонов

Проверить наличие необходимого оборудования, продуктов и пр. для кофе-паузы

За 30 минут до начала Форума

Проверить волонтеров, которые отвечают за встречу гостей (встретить гостей, проводить до раздевалки, сопроводить до места регистрации, помочь сориентироваться в незнакомом помещении, побеседовать, как гость добрался до места проведения Форума и пр.)

За 2 дня до начала Форума

Подготовить квадратики из цветной бумаги 7 цветов размером 5х5 см по 15-20 штук каждого цвета. Итого: 110-140 шт. по общему количеству участников.

Напечатать слова Гимна России и вложить их в папку каждого участника

Сделать мультимедийные презентации на пленарное, круглые столы.секции .

Подготовить таблички, на которых указан цвет группы, помещение, где будет проходить руглые столы, секции фамилия и имя модератора, фамилия, имя, отчество гостя – эксперта)по 3 шт. (одну для ведущего, когда будет объявлять, каким образом делиться на группы, куда и с кем идти работать; вторую – повесить на дверь, где будет проходить переговорная площадка, третью повесить на доску или стену в помещении, где будет проходить переговорная площадка)

Изготовить и напечатать программы Форума в виде брошюры

За 3 дня до начала Форума

Сформировать итоговый списков круглых столов,секций.

Техническое обеспечение Форума:

Определить ответственного за техническое сопровождение Форума

Уточнить, если ли «Гимн России» в ОУ

Организация кофе-паузы:

Закупка одноразовых стаканчиков, чай в пакетиках

Кофе растворимого, печенья, конфет

Написать пресс-релиз

За 1 неделю до начала Форума

Изготовить сертификаты для участников

Подготовить благодарственные письма экспертам, гостям, спонсорам, партнерам и пр.

За 2 недели до начала Форума

Работа с волонтерами:

Создание отряда волонтеров из состава учащихся образовательного учреждения

Налаживание способов коммуникации между волонтерами:

Составить общий список с контактами каждого человека, включающую номер телефона, адрес электронной почты и ссылку на страничку в социальной сети (ВКонтакте или FACEBOOK)

Распределить обязанности среди волонтеров оргруппы:

Инструктаж по отбору участников:

Обозначение критериев отбора участников:

• Внутреннее желание участника принять участие в Форуме

• Эссе «Образ России»

Эссе может быть написано во время классных часов, или во внеурочное время.

Найти возможные источники финансирования мероприятия, Написать письма с просьбой о поддержке Форума

Выпустить Второе информационное письмо

За 1 месяц до начала Форума

• Сбор теми материалов выступлений на пленарных заседаниях (19.11 и 20.11 2013г)

• Сбор программ «круглых столов» и секций

• Подготовка программ встреч вип-персон (Фетисов,Чуев, ученые РАО и РАЕН)

• Подготовка писем-приглашений сотрудников вузов из регионов,почетных граждан РК (В.П.Мяукина, Я.Ф.Семенова и др), ветеранов войны и военной службы от министра

• Подготовка писем в силовые структуры, Епархию. Министерства. ведомства, главам районов

• Обед с вип-персонами( приглашение министров и т.д.)

• Подготовка подарков-сувениров гостям и участникам чтений и форума

• Обеспечение транспортом для выезда в Пряжу и Кондопогу

• Письма – согласования на работу секций: Нац.музей, Музей ИЗО, Зал Республики, ПетрГУ ИЛИ Центр Нац.культур.

• Пресс-релиз в СМИ

Подготовка СПИСКОВ УЧАСТНИКОВ ИЗ РАЙОНОВ

Списки участников из Петрозаводска и РК и личное

Вручение.

Разработка макета баннеров,футболок и изготовление.

Подготовка инф.материалов, программ ,Резолюций Чтений и Форума

Подготовка программы секции по военно-патриот. Воспитанию

Работа со СМИ,ФИЛЬМ ПО ИТОГАМ ОТКРЫТЫХ ЛЕКЦИЙ И КРУГЛ СТОЛОВ

Организация выставки в холле ПетрГУ (книг,поиск. Работы, народ. промысла)

Сбор научно-практических статей в сборник

Подготовка лит-муз композиции открытия Форума, ведущих

Согласование вопросов по питанию, проживанию, оплаты билетов.

Регистрация участников, изготовление бейджей

Анонсировать мероприятие через Интернет и газеты, выпустить первое информационное письмо

Написать положение о Форуме

Согласовать орг.вопросы:

• Дата проведения

• Место проведения

• Состав участников

• Приглашенные гости

• Разделение функционала

• Организация кофе-паузы (обеспечение технической возможности для организации кофе-паузы со стороны партнеров)

• Инструктаж общий по технике безопасности, по внутреннему распорядку во время Форума

Написать методические инструкции по проведению Форума

Написать методические инструкции для:

• Модераторов по проведению площадки на Форуме

• Кураторов – учителей образовательного учреждения - партнера

Работа с модераторами:

Подготовить команду модераторов для работы на Форуме:

• Наладить способы коммуникации в команде модераторов

• Составить общий список с контактами каждого человека, включающую номер телефона, адрес электронной почты и ссылку на страничку в социальной сети (ВКонтакте или FACEBOOK)

Провести общий инструктаж (подготовить инструктивное письмо для модераторов).

Разработать формы отчетности для модераторов в виде таблицы

Через 1-3 дня после проведения Форума

Написать итоговый пост-релиз,

Оформить фото-отчет в группе «Форум Образ России» http://vkontakte.ru/club21103742

Написать статью /дать интервью о проведении форума

Составить отчет по итогам Форума

Поблагодарить всех за подготовку и участие в Форуме