6.4.4. Методы управления товарными запасами

Цель управления товарными запасами заключается в по­строении такой системы товародвижения, при которой в аптеке нахо­дился бы оптимальный товарный запас, который бы пополнялся в оп­тимальные промежутки времени оптимальным количеством товаров. Система управления товарными запасами включает несколько этапов:

1. Формирование заказа.

2. Получение и обработка заказа.

3. Реализация.

125

4. Анализ и планирование товарного запаса.

Процесс формирования заказа включает:

• выявление недостатка товаров;

• изучение прайс-листов фирм-поставщиков;

• подбор оптимальных цен и условий поставок;

• составление заказа;

• размещение заказа.

При обработке заказа осуществляется:

• прием поступивших товаров по количеству и качеству;

• регистрация поступившего товара;

• ценообразование;

• формирование и печать стеллажных карточек по каждому на­именованию поступившего товара;

• размещение товара по местам хранения.

Реализация - период времени в днях, в течение которого пол­ностью будет реализована поступившая партия товара (по каждому наименованию).

Далее цикл повторяется.

Планирование (нормирование) товарных запасов

Основным этапом в системе управления товарными запасами является планирование - это комплекс экономических и организаци­онных мероприятий, при реализации которых необходимо решить две задачи:

1. Установить оптимальный размер запаса в натуральных измери­телях по всей номенклатуре ЛС - для обеспечения спроса населения и ЛПУ.

2. Установить размер товарных запасов в сумме (в денежном вы­ражении) - для обеспечения балансовой увязки элементов товаро­оборота.

Норматив товарных запасов - это оптимальная величина ас­сортимента товаров, позволяющая максимально удовлетворить спрос потребителей при минимуме затрат.

Процесс планирования товарного запаса следует проводить по­этапно:

1. Определение целей формирования товарных запасов в аптеке.

2. Анализ размера, структуры и скорости оборачиваемости товар­ных запасов в предплановом периоде.

126

3. Разработка нормативов товарных запасов.

4. Оценка эффективности разработанного плана товарных запасов.

5. Обеспечение постоянного контроля за состоянием товарных за­пасов в аптеке.

Определение целей формирования товарного запаса:

• удовлетворение спроса покупателей в ЛС и ИМН;

• обеспечение устойчивого ассортимента с целью бесперебойной реализации и обеспечения условий для выполнения плана объемов реализации;

• накопление товаров сезонного спроса и товаров целевого назна­чения;

• предотвращение обесценивания имеющихся свободных денеж­ных активов в условиях инфляции.

Анализ товарных запасов

Основными задачами анализа товарных запасов являются:

• анализ структуры товарных запасов по ассортименту и по то­варным группам;

• изучение скорости оборачиваемости товаров в динамике;

• анализ соответствия товарных запасов объему реализации;

• изучение влияния отдельных факторов на величину товарных запасов.

При проведении экономического анализа товарных запасов осо­бое внимание необходимо уделить изучению скорости оборачиваемо­сти товаров, так как от этого зависят результаты хозяйственно-финансовой деятельности аптеки. Ускорение оборачиваемости това­ров позволяет вести хозяйственную деятельность с меньшими затра­тами денежных и материальных ресурсов и иметь более высокую рен­табельность.

Структура товарных запасов должна соответствовать структуре реализации, поэтому анализ товарных запасов, как правило, прово­дится в групповом разрезе. Различная скорость обращения в группах товаров аптечного ассортимента может быть связана со структурой ассортимента, включением товаров в различные перечни, спросом, состоянием информационной работы, рекламой и многими другими факторами.

Пример: Проанализируем оборачиваемость товаров по группам, если известны следующие данные, представленные в табл. 6.4.

127

Сопоставление товарных запасов текущего года (2-го года срав­нения) и предшествующего (1-го) года показывает, что в целом по ап­теке произошло ускорение товарооборачиваемости при значительном увеличении объема реализации (в период инфляции данные реализа­ции необходимо привести в сопоставимые цены, используя индексы цен).

Таблица 6.4 – Результаты анализа оборачиваемости товарных запасов

Показатели	Реализац (в опт.це 1-й г. 430,0 80,0 120,0 630,0	ия нах) 2-й г 580,0 95,0 134,0 809,0	Ср. оста (в опт.це 1-й г. 77,6 20,0 14,0 112,0	ток Т/З нах) 2-й г 78,9 24,3 14,5 116,8	Откл +1,3 +4,3 +0,5 +4,8	Оборачиваемость в днях 1-й г. 2-й г Откл 65 49 -16 90 92 +2 42 39 -3 64 52 -12	Скорость обращения 1-й г. 2-й г Откл 5.5 7,3 +1,8 4,.0 3,9 -0,1 8.6 9,2 +0,6 5,6 6,9 +1,3
Медикаменты
И М Н
Парафарм. товары
Итого

Оборачиваемость товаров аптечного ассортимента в днях по от­дельным группам значительно отличается: парафармацевтические то­вары более чем в два раза оборачиваются быстрее, чем ИМН и в 1,5 раза быстрее медикаментов. В целом оборачиваемость товаров в те­кущем году ускорилась на 12 дней (с 64 до 52 дней), что положитель­но характеризует работу аптеки.

Средние товарные запасы в текущем году увеличились на 4,8 тыс. руб., что связано с необходимостью обеспечения возросшего объема реализации.

Определим влияние факторов на изменение величины то­варного запаса, используя метод цепной подстановки.

1. Влияние объема реализации. Рост объема реализации по­ требовал бы при сохранении товарооборачиваемости базисного года увеличения среднего товарного запаса до 143,8 тыс. рублей (809,0 : 360 × 64), то есть на 32,2 тыс. руб. по сравнению с предшествующим годом.

2. Влияние скорости оборачиваемости товаров. Поскольку помимо роста объема реализации произошло ускорение товарообора- чиваемости, средний товарный запас увеличился лишь до 116,8 тыс. рублей (809,0 : 360 × 52), то есть на 4,8 тыс. руб. по сравнению с ба­ зисным годом.

Для анализа влияния скорости обращения на величину товарно­го запаса необходимо из данных текущего года вычесть расчетный показатель: 116,8 – 143,8 = – 27,0 тыс. рублей.

128

Таким образом, повышение скорости оборачиваемости товаров способствовало сокращению величины товарных запасов на 27,0 тыс. рублей.

Вывод: В нашем примере увеличение товарного запаса оправ­дано ростом объема реализации.

В иных случаях рост запасов может быть связан с замедлением продажи товаров, снижением спроса, инфляцией, неравномерными поставками и т.д.

Сокращение товарных запасов может объясняться положитель­ными тенденциями - ускорением оборачиваемости (как в нашем при­мере), так и отрицательными - неритмичными поставками, сужением ассортимента и другими причинами.

Результаты анализа используются для определения нормативов товарных запасов.

Методы определения оптимальных размеров товарных запасов

Планирование товарных запасов в днях и сумме

Метод основан на определении суммы товарного запаса, исходя из сложившегося периода товарооборачиваемости в днях и заплани­рованного объема реализации, выполнение которого и призваны обеспечить товарные запасы.

Данная методика может быть представлена следующей моделью (рис. 6.3):

1. Проводится анализ оборачиваемости товарных запасов в днях за ряд лет, предшествующих планируемому. Полученные результаты анализа с учетом сложившейся тенденции служат основой для опре­деления планового показателя периода оборачиваемости товарно­го запаса в днях.

2. Норматив товарных запасов в сумме устанавливается на ко­нец каждого квартала исходя из запланированного однодневного объема реализации по кварталам и установленного норматива товар­ных запасов в днях. Расчет ведут по формуле:

Т кварт.(ц.опт.)

ов.запас в сумме = х Т / З в днях,

90 дней

где Р_кварт - запланированный объем реализации по кварталам 90 дней - количество дней в квартале

1

129

• 

  Сумма товарного

  запаса (в оптовых ценах)

  Анализ фактической това-рооборачиваемости за ряд лет.

• Изыскание резерва умень­шения периода оборачиваемо­сти ТЗ в днях.

План однодневной реализации

в оптовых ценах умножить на

товарный запас в днях

1

2

-►

■*

План периода

оборачиваемости

товаров в днях

Товарные

запасы на год по

кварталам

Рис. 6.3 - Модель планирования товарных запасов в суммовом выражении

Пример. Известно, что фактическая оборачиваемость товарных запасов в днях за ряд лет составила: 1-й год - 60, 2-й год - 58, 3-й год - 56, 4-й год - 54. Наблюдается ускорение товарооборачиваемости и ежегодное сокращение товарного запаса на 2 дня, что дает возмож­ность установить норматив товарного запаса на планируемый год - 52 дня.

Плановое значение объема реализации в оптовых ценах - 2180,0 тыс. руб., в том числе по кварталам: 1-й - 575 тыс. руб., 2-й - 470 тыс. руб., 3-й - 455,0 тыс. руб., 4-й - 680 тыс. руб.

Прогноз оптимального товарного запаса, способного обеспечить выполнение плана реализации в 1 -м квартале, в сумме составит.

^ 575,0 тыс.руб.

90 дней

2Т / З 1 _кварт = х 52 дня = 332,0 тыс.руб.

и т.д. по кварталам.

Нормирование товарных запасов по ассортименту

Норматив товарных запасов в сумме обеспечивает увязку товар­ного запаса с запланированным объемом реализации, но не отвечает требованиям удовлетворения спроса на отдельные лекарственные препараты.

Для установления норматива товарного запаса по отдельным номенклатурным позициям используют показатели текущего товар­ного запаса по составляющим элементам (рис. 6.4).

130

Запас текущего хранения

Оптимальный запас:

• торговый (рабочий) запас

• запас текущего пополнения

Резервный (страховой) запас

Рис. 6.4 - Структура запаса текущего хранения

Для расчета величины оптимального запаса используют раз­личные методики.

Методика 1. Заключается в оптимизации снабжения относи­тельно затрат на создание товарного запаса. Критерием оптимизации запасов (Q) являются издержки: по закупкам, по содержанию (хране­нию) запасов, потери в результате отсутствия товара.

К издержкам на закупку относятся:

• издержки по оформлению заказа;

• по оформлению договора о поставках и коммуникации с по­ставщиками;

• транспортные издержки, если стоимость транспортировки не входит в стоимость получаемого товара.

Издержки на содержание запаса определяются затратами на хранение и зависят от объема складируемой продукции. К ним отно­сятся:

• плата за аренду, если помещение арендуется;

• затраты по содержанию и охране помещений;

• затраты от порчи запасов и т.п.

Потери в результате отсутствия товара несет аптека в том случае, если она не может удовлетворить спонтанно возникший спрос на какие-либо лекарственные препараты. Эти потери выражаются стоимостью потерянных продаж - упущенные возможности. Расчет величины оптимального запаса производят по формуле

2PS

Уилсона: Q =

v C

где: Q - оптимальный запас; P - объем реализации в год; S - издержки выполнения заказа; С - издержки хранения на единицу товара.

Данный метод наиболее рационально использовать для расчета оптимального товарного запаса на аптечных складах, базах, фирмах.

131

Пример. Средний объем реализации корсила в год составляет 52 тыс. упаковки, издержки выполнения заказа – 1800 рублей, издержки хранения запаса – 2 рубля. Оптимальный запас будет равен:

Оптим.

2x52000x1800 запас =. = 13682 упаковок

2

Методика 2. Заключается в оптимизации снабжения относи­тельно снижения возможных убытков при дефиците товара. Расчеты основаны на учете колебаний реализации (изучении изменения спро­са) в течение года.

В первую очередь рассчитывается средний оптимальный запас (Q):

Q_ср. =Рс_р. +3,3«,

где Р - среднемесячная реализация

а - среднеквадратичное отклонение

А затем определяется оптимальный запас, как удвоенное зна­ чение среднего оптимального запаса: Q = 2Q_ср

Пример. Объем реализации аспирина в аптеке за год составил 18 тыс. упаковок, в т.ч. по месяцам: 1,5; 1,6; 1,6; 1,6; 1,5; 1,4; 1,4; 1,5; 1,5; 1,5; 1,4; 1,5. Среднемесячная реализация 1,5тыс. упаковок.

Оптимальный запас рассчитаем по формуле:

Q = 2(P_ср +3,3a)

= 0,07

а =

(1,5 -1,5)² • 6+(1,6 -1,5)² • 3 + (1,4 -1,5)² -3

12 Оптимальный запас = 2(1500 + 3,3x0,07) = 3000 упаковок

Методика 3. Расчет запаса текущего хранения по состав­ляющим его элементам

Торговый (рабочий) запас состоит из набора ЛС в торговом зале. Размер рабочего запаса должен обеспечивать 1-дневную реализацию.

Пример. Рабочий запас аспирина в торговом зале при среднего­довой реализации 18000 упаковок составит:

18000 упаковок : 360 дней = 50 упаковок.

Запас текущего пополнения обеспечивает бесперебойную про­дажу товаров в период между очередными поставками. Для опреде-

132

ления данного вида запаса необходимо знать время между моментом подачи заказа и моментом его получения (время доставки) и средний ожидаемый сбыт.

Расчет ведут по формуле:

Запас текущего пополнения = Р_дн х L,

где Р - среднедневная реализация

L - время между подачей заказа и его получением, дни.

Пример. Однодневная реализация аспирина в среднем составля­ет 50 упаковок, время между подачей заказа и его получением состав­ляет 10 дней. Тогда, запас между подачей заказа и получением товара должен быть 500 упаковок (50 уп. × 10 дней).

Таким образом, оптимальный запас аспирина в аптеке при сло­жившемся спросе будет равен 550 упаковок (рабочий запас 50 уп. + запас текущего пополнения 500 уп.).

Страховой (резервный) запас создается для бесперебойного удовлетворения непредвиденно меняющегося спроса в интервале времени на выполнение заказа. Когда фактическое потребление (фак­тический спрос) выше расчетного, страховой запас предотвращает истощение запасов товаров в аптеке. Создание страхового запаса обеспечивает страхование риска потери прибыли в результате дефи­цита товара.

Метод расчета страхового запаса основан на информации о среднемесячном потреблении и интервале времени между поставка­ми:

Запас страховой = П х *Jl ,

где П - среднемесячное потребление препарата; L - интервал времени между поставками (мес).

Пример. Среднемесячное потребление аспирина 1500 упаковок, интервал времени между поставками - 10 дней. Тогда страховой за­пас данного препарата составит:

Стаховой запас аспирина = 1500 х ^/0,3 = 822 упаковки

Методика 4. Поддержание постоянного уровня запасов

Для поддержания постоянного (фиксированного) уровня запасов в аптеке размер заказа определяется как разность между максималь-

133

ным уровнем, до которого происходит пополнение запасов, и факти­ческим уровнем в момент проверки. В данном случае через постоян­ные промежутки времени проводится проверка состояния запасов. Если после предыдущей проверки было реализовано какое-либо ко­личество товара, то подается заказ.

Максимальный уровень запасов определяется по формуле: Максимальный запас = Резервный запас + P_дн (L + R)

Размер заказа = Максимальный запас - Q ф_акт

где Р_дн - среднедневная реализация L - время доставки товара

R - длительность промежутка времени между проверками Qфакт ~ размер фактического запаса в момент проверки

Пример.

• резервный запас Де-нола составляет 80 упаковок;

• длительность промежутка времени между проверками - 10 суток;

• время доставки товара - 4 суток;

• среднедневная реализация - 5 упаковок;

• размер фактического запаса в момент проверки - 60 упаковок.

Максимальный запас = 80 + 5 (10 + 4) = 150 упаковок Размер заказа =150 уп. - 60 уп. = 90 упаковок

Оценка эффективности товарной политики аптеки

Для оценки эффективности использования товарных запасов применяются показатели товарооборачиваемости товарных запасов в днях и скорость оборачиваемости в плановом периоде, которые со­поставляются с аналогичными показателями в предплановом перио­де.

Кроме того, для оценки эффективности использования товарно­го запаса может быть использован показатель рентабельности то­варных запасов, показывающий какую прибыль получает аптека на средства, вложенные в товарные запасы:

^прибыли от реализации

Рентабельность Т / З = х 100%

^товарных запасов

При существенном снижении этого показателя необходимо вне­сти коррективы в расчеты плановой суммы товарных запасов. Незна­чительное снижение рентабельности товарных запасов может быть связано с расширением ассортимента товаров.

134